Brukertips Visma Webfaktura

Spørsmål Kan jeg sende EHF faktura? Svar Ja, da må du (byrået) aktivere elektronisk fakturering (AutoInvoice) under Mitt firma og deretter velge automatisk fakturering på kunden. Du kan også velge å benytte AutoInvoice på all fakturering. Da tar AutoInvoice seg av utsendelse iht. hva kunden kan motta (postal, e-post eller elektronisk).   Trenger dere hjelp med dette, kan dere kontakte kundesenteret@visma.com, så hjelper de dere og klientene deres igang helt gratis 🙂

Denne artikkelen gjelder for regnskapsbyrå som skal deaktivere klienter i Webfaktura.  Dersom klienten ikke lenger skal benytte WebFaktura, må klienten deaktiveres for å ikke bli belastet for lisens.    Klienten må deaktiveres både i WebFaktura og WebFaktura Admin. Byråbruker har fremdeles tilgang til Fakturaarkiv og Faktura transaksjoner i WebFaktura. Skal klienten ha tilgang på disse dataene i ettertid må lisensen settes til demo eller byrået må ta kontakt med sin Visma partner for hjelp til å trekke ut data/bilag.  Deaktiver klienten i WebFaktura Admin (synk): Fjern krysset foran Aktiv for den aktuelle klienten i WebFaktura Admin. Trykk lagre. Ved å fjerne dette krysset, slutter WebFaktura Admin å synkronisere dataene mellom WebFaktura og Visma Business for denne klienten. Deaktiver klienten i WebFaktura: Logg deg på med byråets bruker i WebFaktura. Velg klient. Velg Byrå i menyen til venstre under Byrå innstillinger. Klikk på Deaktiver denne klienten oppe til høyre. Dette gjør at klienten blir deaktivert og klientbruker kan ikke lenger logge seg på WebFaktura. NB! Skulle du ønske å aktivere en deaktivert klient, logg deg på som byråbruker og endre under Byrå | Byråinnstillinger.  

For testklienter kan du velge abonnementstype 99 – DEMO. Demo-klienter er for testing og vil ikke sende ut noen fakturaer. Demo-klienter vil heller ikke telles med i antall opprettede klienter/brukere ved beregning av fakturagrunnlag. Denne abonnementstypen skal ikke benyttes på reelle klienter i Visma Business/Global.   Slik setter du til demo: Byråinnstillinger | Abonnement 

 Her er oppskriften for å komme i gang med å sende fakturaer fra Visma WebFaktura til privatkunder via Visma.net AutoInvoice

Spørsmål Kan jeg endre teksten som står i e-posten som sendes ut fra Webfaktura? Svar Nei, dette går dessverre ikke. 

 Det finnes muligheter for repeterende faktura i WebFaktura. Dette aktiveres av dere som regnskapsbyrå ved å logge dere inn på WebFaktura med byråbrukeren.   Velg aktuell klient Klikk på "Mitt firma" i menyen til venstre  Klikk på Byrå oppe til høyre Huk av for «Repeterende faktura» Trykk Lagre For å lage en repeterende faktura, lager brukeren en faktura på vanlig måte, men angir at denne skal repeteres hver måned, hvert kvartal eller hvert år. Fakturaene blir da laget automatisk og lagt under «Faktura klar til sending» 3 dager før fakturadato. Brukeren kan angi når i måneden fakturaen skal lages, enten i forhold til fakturadato eller i forhold til forfallsdato. Velges det i forhold til forfallsdato, vil fakturaen bli produsert forfallsdager + 3 før forfallsdatoen. Hvis man velger kvartalsvis, vil fakturaen produseres i januar, april, juli og oktober. Hvis man velger årlig, så vil den produseres i januar.  

 Slik aktivere du avtalen om å sende elektronisk faktura rett i nettbank til privatpersoner   Logg deg inn i AutoInvoice-portalen for det firmaet som skal sende e-faktura rett i nettbank til privatpersoner Velg innstillinger oppe til høyre. Deretter velger du “eFaktura til nettbank” i menyen til venstre Fyll ut navn og epost på personen som skal godkjenne avtalen. her velger du en person som har rettigheter til å inngå en slik avtale. Hvis du har en OCR-avtale med banken din og bruker KID-nummer på fakturaene dine, så kan du aktivere at forespørsel om eFaktura dukker opp når kunden betaler fakturaen manuelt i sin nettbank. Dette kalles avtalefangst. Da må følgende tre felter fylles ut: Ditt bankkontonummer Lengden på KID-nummeret Plasseringen av kundenummeret i KID: Hvis du har kundenummeret først i KID'en og den består av 5 siffer, så skriv 1-5 i dette feltet. Hvis det derimot kommer etter fakturanummeret som også er på 5 siffer, så skriver du 6-10. Trykk på “Send e-post med link for akseptering av avtalen” Epostadressen får da en epost med link for godkjenning. Klikk på linken i eposten for å godkjenne avtalen. Fyll ut feltene under B2C options (her er det noe engelsk tekst, vi skal se om vi ikke kan få dette oversatt) Her avgjør du om hvordan du vil sende fakturaene til de kundene som ikke klikker på linken i SMS'en eller eposten. Ønsker du å sende på epost til de du har epostadresse på, så velger du "Send via e-mails as PDF". De som du ikke har epostadresse på vil da likevel bli sendt på papir per post. Hvis du ønsker at alle skal sendes på papir per post, så velger du "Send via postal services". Da skal alt være klart for å komme i gang. Les her om hvordan du aktiverer dette på for den enkelte kunde i ditt ERP-system. Visma Business (også Visma Business Byrå) Visma Global Visma DI  Visma Contracting Visma.net Financials (i pilot)

Hvordan kan jeg få en oversikt over om det har vært hentet ut data og hvem som har gjort det?

Under Rapporter får du tilgang til Dashboard som viser enkle diagrammer og statistikker på hva som er fakturert, og hvilke kunder som handler mest og hvilke produkter som selger best. Fakturatransaksjoner viser alle faktura inkludert alle produktlinjer på fakturaene med ulike søkemuligheter.

WebFaktura er et web-basert faktureringsprogram for dere regnskapsbyråers klienter, slik at de kan fakturere sine kunder på en enkel måte.   Fakturaene kan sendes til kundene per post, epost eller elektronisk (EHF).   Kunder og fakturaer synkroniseres med regnskapssystemet til dere byråer.   Med AutoPay og aktivert modul “Vis innbetalinger” har klientene til enhver tid oversikt over hvilke fakturaer som er betalt og hvilke som ikke er det.   Dere aktiverer/deaktiverer tilgang til deres klienter selv på få minutter fra deres økonomisystem. Funksjonalitet Web-basert faktureringsverktøy Fakturaene sendes automatisk per post, epost eller elektronisk Kundelisten synkroniseres med regnskapsbyråets økonomisystem Støtter avdeling og prosjekt på fakturaen (synkroniseres med økonomisystemet) Repeterende fakturaer Dashboard med enkel salgsstatistikk Viser hvilke fakturaer som er betalt Støtter valutaene NOK, SEK, DKK, EUR, GBP, USD Begrensninger Dette er en løsning for klienter som har behov for enkel fakturering. En eksternbruker til Business vil ha mange flere muligheter i forhold til funksjonalitet. Dette er altså et fakturasystem, ikke et system for ordre og logistikk.

Hvordan kan jeg få innsyn i mitt tidligere abonnement?

Spørsmål Hvordan legger jeg til leveringsadresse? Svar I Webfaktura kan du legge til leveringsadresse på to forskjellige måter: Søk opp kunden under Kunder i menyen til venstre. Trykk deg inn på kunden og så videre på Kundedetaljer. Her vil du da ha muligheten til å legge til leveringsadresse på valgt kunde. Trykk på Ny faktura i menyen til venstre og velg så den kunden du ønsker å legge til en leveringsadresse på. Når du står inne på kunden, hold pilen over kundenavnet, du skal da få opp valget om å trykke på rediger adresse. Trykk deg så inn der og legg til leveringsadresse. Du kan følge akkurat samme oppskrift hvis du ønsker å endre leveringsadresse på en kunde.

Nå kan dere aktivere enklere, bedre og billigere fakturering i WebFaktura gjennom å sende alle fakturaene via Visma.net AutoInvoice.   Ved å aktivere «Send alt til AutoInvoice» får brukeren to valg på sendemåte, «Automatisk utsendelse» eller «Ikke send, jeg ordner det selv». «Ikke send, jeg ordner det selv» sender den på epost til brukeren slik at de manuelt selv kan levere fakturaen til kunden, eller laste den ned fra WebFaktura direkte. Velger brukeren «Automatisk utsendelse», så skjer dette:   Alle som kan motta fakturaen elektronisk vil automatisk begynne å få den elektronisk. Det sikrer riktigere registrering hos mottaker og dermed er det større sannsynlighet at fakturaen blir betalt i tide. Pris på elektronisk faktura finner du her. Hvis mottakeren ikke kan motta elektronisk faktura vil den bli sendt på e-post til de kundene som det er registrert en epostadresse på. Hvis e-posten kommer i retur og ikke kommer fram til mottaker, vil brukeren nå bli varslet om dette med et rødt kryss i fakturaarkivet i WebFaktura. Fakturaer sendt på epost er gratis. Hvis mottakeren ikke kan motta elektronisk faktura, og det ikke er registrert en epostadresse på mottakeren, så vil fakturaen bli sendt til mottakeren per post. Pris på fakturaer sendt per post finner du her. Feilmelding for de fakturaen som kommer i retur fra posten, vil bli varslet i WebFaktura. Fordeler med å sende alt til AutoInvoice Alle kunder som ønsker elektronisk faktura, vil få det. Varsel i WebFaktura om fakturaer sendt på epost som ikke kom fram. Varsel i WebFaktura om fakturaer sendt per post som ikke kom fram pga feil adresse. Lavere pris på fakturaer sendt per post, for priser se HER Enklere, trenger ikke lenger tenke på sendemåten Hvordan aktivere For aktivering av «Send alt til AutoInvoice», se brukerveiledning fra side 16 (vedlagt fil)

Spørsmål Er det mulig å øreavrunde? Svar Øreavrunding eksisterer ikke i Webfaktura per dags dato. Men du kan angi totalbeløpet pr linje, slik at man unngår ører.

Spørsmål Er det mulig å opprette en midlertidig gjestebruker i Webfaktura? Svar Dette kan regnskapsfører gjøre under Mitt firma | Vis/rediger brukere. Den kan slettes av regnskapsfører på ønsket tidspunkt. 

Spørsmål Kan en faktura utarbeidet i et annet system krediteres i WebFaktura? Svar Ja, i WebFaktura kan en lage kreditnota uten link til opprinnelig faktura.