Bokført kolonnen viser feil etter aktivering av AutoInvoice

[#1]

Når man aktiverer den nye AutoInvoiceløsningen, vil alle dokumenter ha status Bokført: Nei, selv om de er bokført manuelt eller med den gamle eDokumenter løsningen. For å løse dette har vi laget et lite verktøy som gjør det enkelt å oppdatere status på alle dokumenter som er bokført i databasen.

Kolonnen Bokført under AutoInvoice - Mottatte dokumenter kan ha 3 forskjellige statuser:

1. Ja 
2. Nei  
3. Håndtert.

Alle nye dokumenter vil ha Bokført: Nei når de ankommer.

Ved å klikke inn på en faktura og enten klikke Bokfør eller Håndtert, vil status oppdateres til henholdsvis Bokført: Ja eller Bokført: Håndtert.

Feltet oppdateres kun når man bokfører/håndterer med den nye AutoInvoice integrasjonen.

Verktøyet vi har laget gjør det enkelt å oppdatere status på alle dokumenter som er bokført i databasen. Det er også mulig å manuelt endre status på spesifikke dokumenter, ved å markere de i listen.

MERK! Verktøyet oppdaterer kun Bokført kolonnen hos AutoInvoice, og vil ikke gjøre endringer i regnskapet deres. Verktøyet brukes på eget ansvar. Eventuelle feil kan korrigeres i verktøyet. Det vil ikke hjelpe å lese tilbake sikkerhetskopi, da listen over mottatte dokumenter ligger hos AutoInvoice og ikke lokalt i firmadatabasen.

Slik bruker du verktøyet til å sette Bokført: Ja på alle faktura som er bokført i firmadatabasen:

1. Last ned verktøyet her, på en maskin hvor Mamut er installert:
   https://cdl.mamut.com/BIN/Support/AutoInvoice/MamutAutoInvoiceStatusUpdate.exe
2. Kjør filen MamutAutoInvoiceStatusUpdate.
3. En liste over deres firmadatabaser i Mamut skal vises. Velg ønsket firmadatabase og klikk Neste.
4. Systemet henter en liste over alle mottatte AutoInvoice dokumenter de siste 6 månedene, og gjør et søk i hovedbok/bilagsregistrering for å se om det finnes bilag på noen av dokumentene. Søket gjøres på bakgrunn av fakturanummer og avsenders orgnummer. Alternativt vil det også søkes på fakturanummer og beløp. Hvis treff vil bilagsnr og bilagsår kolonnene være utfylt.
5. Dokumenter hvor systemet har fått treff på bilag, men Bokført står til Nei, vil automatisk bli haket av i listen.
6. Du kan manuelt legge til eller fjerne haker, for å tilpasse hvilke dokumenter som får oppdatert status.
7. Dobbeltsjekk at korrekte dokumenter er haket av.
8. Sjekk Endre status til står til Ja (bokført) i bunnen av vinduet og klikk Neste.
9. Verktøyet ber deg bekrefte at du ønsker å endre status på valgte dokumenter. Klikk Ja for å oppdatere status.
10. Vent mens status oppdateres.
11. En bekreftelse vises når prosessen er fullført. Du kan så lukke verktøyet.