Hvordan fungerer kundestatusfiler i Mamut?

[#1]

I Mamut har du muligheten til å bestemme ulike innstillinger for utsendelse av kundestatusfiler. Kundestatusfiler viser historikk og status på f.eks. ordre som kunden har lagt inn. Hvilke felter som skal vises og hvilke kunder som skal motta kundestatusfiler bestemmes i innstillinger for kundestatusfiler.

Innstillinger for kundestatusfiler
Slik går du frem for å bestemme innstillinger for kundestatusfiler:

1. Velg Vis/Innstillinger/Firmadatabase.
2. Velg fanekortet Modulinnstillinger.
3. Klikk knappen Kontaktoppfølging.
4. Klikk Avansert.
5. Klikk knappen Kundestatusfil innstillinger.

Følgende innstillinger kan du gjøre:

• Tekst øverst i kundestatusfilene legges til på selve statusdokumentet. Eksempel på dette er: "Vedlagt følger status på deres kjøp hos oss. Ved eventuelle spørsmål, kontakt....."
• I Type kontakter det skal lages statusfiler til kan du kan velge "Alle", "Ingen", "Bare privatpersoner" eller "Bare organisasjoner".
  Om kontakten er privat eller organisasjon settes som Type kontakt under fanekort Annen Info i kontaktkortet.
  I kontaktkortets fanekort Innstillinger under Kunde kan du også styre om kontakten skal ha Autogenerer statusfil. Dette vil overstyre innstillingen i dette innstillingsvinduet.
• Hvor mange måneder gammel info skal komme med i statusfilene: Ved hjelp av dette feltet kan du regulere hvor gammel informasjon du vil at kundestatusfilen skal ta vare på.
  Videre velger du også hvilken informasjon som skal inngå i kundestatusfilen ved hjelp av de ulike avhukningsboksene nederst i vinduet.

Automatiske kundestatusfiler
Med automatiske kundestatusfiler har du mulighet til å holde dine webkunder oppdatert i kjøpsprosessen med informasjon om f.eks. tidspunkt for fakturering og levering. Systemet har en fleksibilitet som kan tilpasse denne funksjonaliteten etter ditt behov.

Når det skjer en statusendring på en web-ordre, blir det automatisk generert ny Kundestatusfil. Dette skjer for eksempel når du fakturerer en web-ordre og klikker Hent nettsted data. Det blir da sendt informasjon til server om at denne ordren har endret status fra ordre til faktura, og det blir opprettet en egen side på Mamuts server. Ved automatiske kundestatusfiler blir statusfilen oversendt i form av en e-post til kunden som inneholder en unik link til "status" for ordren. I dette tilfellet ligger innholdet på Mamut's server. Det resterende innholdet i denne e-posten kan i tillegg redigeres etter en mal som legges inn under Hent nettsted data/E-post.

I dette vinduet kan du legge inn relevant informasjon som for eksempel:
"Deres web-ordre er effektuert. Våre webkunder mottar automatisk en melding når vi har sendt varene fra deres bestilling. Følg vedlagte link for å se ordrens status. Takk for handelen."

Når blir kundestatusfiler automatisk generert?
Forutsetningen for at det genereres en kundestatusfil automatisk vil være at man har endret status på en web-ordre og hentet ned nettsted data. Det er også en forutsetning at kontakten det gjelder faller inn under kriteriene for utsendelse av kundestatusfil. Det vanligste tilfellet for autogenerert kundestatusfil vil være når man har fakturert en web-ordre og klikker Hent nettsted data. Kundestatusfilen vil også bli generert/utsendt ved eventuell kreditering av faktura, annullering av ordre, dellevering av ordre eller generering av kreditnota. Det er viktig å huske på at kundestatusfilen ikke blir generert før du klikker på Hent nettsted data etter å ha gjort en forandring av en web-ordre.

Hvordan sende kundestatusfil manuelt?
Når du sender en kundestatusfil, sendes en e-post til kunden. Denne e-posten inneholder en link til en html-side. Kunden vil da kunne åpne denne siden, som inneholder informasjon under Innstillinger for kundestatusfiler. Innholdet i e-posten avhenger av hva du har lagt inn i StatusEpost-malen.

Kundestatusfil kan sendes til dine kunder via E-post knappen i kontaktregisteret. Du vil på vanlig måte få opp e-posteditoren. Her må du velge StatusEpost som mal. Når denne malen er valgt, vil kundestatusfilen automatisk inkluderes i et vedlegg.

---