Ny aktivitet og innstillinger for aktivitet

[#1]

Ved opprettelse av nye aktiviteter finner du flere muligheter for registrering av data. Ingen av disse er påkrevd så du behøver ikke å benytte alle feltene. Vi vil her beskrive fremgangsmåten for hvordan du oppretter en ny aktivitet, og samtidig vise de ulike mulighetene du har ved opprettelse av disse. Vi vil også vise hvordan du setter standard brukerinnstillinger for aktiviteter.

Nye aktiviteter kan opprettes ved å gå til Vis - Aktivitet - Ny aktivitet eller ved å klikke på Ny-knappen i Aktivitetslisten. Det er også mulig å opprette aktiviteter ved å klikke på fanekortet Aktiviteter fra Kontaktoppfølging og Prosjektregister.

Nedenfor finner du en beskrivelse av hvert felt i aktivitetsvinduet:

• Emne: En kort beskrivelse av hva aktiviteten går ut på.
• Starttid: Sett dato og klokkeslett for når aktiviteten skal starte. Klokkeslett behøver ikke å være aktuelt for aktiviteter til Oppgavelisten.
• Slutt-tid: Justeres automatisk i forhold til starttiden etter innstillingene for aktiviteter,hvor du kan sette Standard varighet på nye aktiviteter. Denne varigheten kan overstyres ved at du endrer sluttiden som blir foreslått.
• Alarm: Velg om aktiviteten skal settes opp med alarm og hvor lang tid før starttiden alarmen skal utløses.
  Dersom du har bestemt i brukerprofilen din at aktivitetene skal overføres til Microsoft Outlook, kan du ikke velge når alarmen skal utløses, da denne vil utløses etter innstillingene i Microsoft Outlook.
• Type: Aktivitetstype er en viktig kategorisering både i forhold til statistikker, i tillegg til at det hjelper deg ved filtrering av aktivitetslistene. Aktivitetstypen styrer også om aktivitetene blir tilgjengelige i listene for Kundeservice, Produktservice og Telemarketing.
• Status: Velg mellom forhåndsdefinerte statuser for oppfølging av fremdrift på aktivitetene. Du kan også opprette egne statuser i Standardregisteret. 
  Når du merker en aktivitet som Utført i aktivitetslisten, settes automatisk status til "Utført". Om du ønsker det skal settes en annen status i disse tilfellene, kan dette gjøres under Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Aktiviteter.
• Ansvarlig: Alle som er registrert i Personalregisteret kan settes som ansvarlig for en aktivitet. Gjennom Tilgangskontrollen kan du i tillegg sperre for om personer skal kunne redigere andre enn sine egne aktiviteter.
• Tilknytt: Her kan du tilknytte både Kontakter, Ansatte og Ressurser som er involvert i aktiviteten.
• Prosjekt: Dersom aktiviteten skal knyttes til et av dine prosjekter, kan du velge dette her. Dersom aktiviteten er opprettet fra Prosjektmodulen vil feltet allerede være utfylt.
• Prioritet: Velg mellom Høy, Middels og Lav prioritet, eller Ingen dersom du velger å ikke prioritere dine aktiviteter.
• Vis tid som: Velg hvordan aktiviteten skal vises i kalenderen, som Ledig, Opptatt eller Ute. Dette er særlig relevant ved tilknytting av ansatte til andre aktiviteter.  
• Privat: Private aktiviteter er kun tilgjengelig for brukeren som opprettet aktiviteten. Legg merke til at du ikke bør bruke denne funksjonen for å reservere møter med andre ansatte. De vil da ikke få tilgang til aktiviteten, og heller ikke vite om møtet.
  
  

Fanekortene

• Notat: Skriv notater i forbindelse med aktiviteten. Gjennom Aktivitetsinnstillingene kan du velge om Dato og Navn på brukeren skal fylles inn for hvert notat.
• Produkt: Her kan du legge opp produkter som er tilknyttet aktiviteten. Dette kortet benyttes også i forbindelse med Produktservice, hvor du legger opp hvilket produkt som er inne på service, eventuelle Ressurser som benyttes ved servicen og eventuelle arbeidstimer som er benyttet. Dette kan så overføres direkte til ordre-/faktura- modulen.
  Dersom du skal opprette en ordinær faktura anbefaler vi at du gjør dette i fanekortet Ordre/Faktura.
• Tilbud: Opprettelse av tilbud direkte fra aktiviteten betinger at aktiviteten er tilknyttet en eller flere kontakter. Listen over tilbud som er opprettet fra aktiviteten kan filtreres ut fra status.
• Ordre/Faktura: Opprett ordre direkte fra aktiviteten. Listen over ordre som er opprettet fra aktiviteten kan filtreres ut fra status.
• Dokumenter: Opprett dokumenter, eller tilknytt eksisterende dokumenter som har relevans for aktiviteten. Listen over dokumenter som er opprettet fra aktiviteten kan filtreres ut fra status.
• Diverse: Her finner du dine egendefinerte felter. Disse aktiveres og kan tilpasses under Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Aktivitet. I tillegg kan du overstyre om aktiviteten vises i oppgavelisten eller i selve kalenderen.

- Ved å klikke knappen Brukerinnstillinger (CTRL+I) i en ny aktivitet eller i aktivitetslisten kan du bestemme standard utfylling av visse felter.

- Ved å velge Vis - Innstillinger - Firma -Innstillinger per modul - Aktiviteter vil du kunne bestemme standard innstillinger for aktiviteter.