Nye regler for kontantsalg fra 1. januar 2006

[#1]

Ny bokføringslov innebærer at det fra 1. januar 2006 stilles strengere krav til dokumentasjon og registrering av kontantsalg i forhold til den gamle regnskapsloven. Bokføringspliktige som har kontantsalg, plikter å registrere kontantsalget fortløpende på kasseapparat, terminal eller annet likeverdig system, f.eks. i Mamut. Kravet gjelder både ved vareomsetning og tjenesteyting.

Ved kontantsalg fra detaljist gjelder krav om at kjøpers navn og adresse eller organisasjonsnummer skal angis på fakturaen dersom kjøper er bokføringspliktig og varen eller tjenesten er beregnet for videresalg eller er direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse, samt at betalingen skjer med kontanter for et beløp på kr. 40 000 eller mer.

Bokføringsloven stiller krav til at systemet skal kunne produsere daterte og nummererte oversikter over dagsomsetningen, og at tidspunktet for hvert salg skal vises. Det stilles videre krav til at virksomheten daglig dokumenterer kasseoppgjør ved f.eks. å registrere dette i systemet eller ved å fylle ut en dagsoppgjørsrapport. Dette innebærer at kassen skal telles hver dag, og det skal foretas en avstemming mellom innslått kontantsalg og opptelt kassebeholdning. Det skal fremgå av avstemmingen hvem som har foretatt den.

I Mamut lagres faktura med dato og klokkeslett slik at tidspunkt for kontantsalg kan dokumenteres med rapporten Fakturaliste. For å vise klokkeslett for hvert kontantsalg på fakturalisten må du selv redigere feltet DateInvoice på rapporten, der Expression-verdien g_oTemp.DateInvoice erstattes med rep_getfield("g_Order", "g_oTemp.linkid = g_Order.linkid","dtimeeff"), samt at DateInvoice-feltet tilpasses i bredden.

Slik går du frem for å skrive ut en liste over dagsomsetningen for kontantsalg: 

1. Velg Vis – Tilbud/Ordre/Faktura - Rapporter.
2. Skriv ut rapporten Fakturaliste.
3. I utvalgsvinduet som vises, velges Kontantfaktura i nedtrekkslisten for betalingsbetingelse under fanekortet Standard. Under fanekortet Dato/beløp settes dagsomsetningsdatoen i begge feltene for Fakturadato.

Rapporten som vises ved fremgangsmåten ovenfor, vil ikke inkludere beløp for eventuelle krediteringer som er utført på kontantfakturaene. For å få en korrekt oversikt over hvilket sluttbeløp som er tilført eller tatt ut av kassen, anbefales det å opprette en ny betalingsbetingelse Kreditnota kontantfaktura. Dermed kan fremgangsmåten 1-3 nevnt over benyttes tilsvarende for betalingsbetingelsen Kreditnota kontantfaktura for å få en oversikt over krediterte kontantfakturaer med totalbeløp for den aktuelle datoen.

Slik går du frem for å opprette en ny betalingsbetingelse:

1. Velg Vis og klikk Innstillinger.
2. Klikk knappen Firmadatabase og deretter Standardregister.
3. Marker Betalingsbetingelse og klikk Redigere
4. Klikk Ny for å legge inn en ny betalingsbetingelse.
5. Velg Kontant i valget for betalingsform, skriv inn Kreditnota kontantfaktura i feltet Beskrivelse.
   
6. Klikk på Avansert.
7. Velg Kontantfaktura i nedtrekkslisten for Fakturarapporter og Utgående kreditnota i nedtrekkslisten for Bilagsart. Kontonummer for betaling er vanligvis 1910 Kasse. Valgene Skal reskontroføres og Kontant skal begge være merket av.
   
8. Ved utskrift av rapporten Fakturaliste er det mulig på fanekortet Avansert i utvalgsvinduet å legge inn et avansert utvalg med parametrene ”eller” for henholdsvis betalingsbetingelsene Kontantfaktura og Kreditnota Kontantfaktura for å få disse beløpene summert på den samme rapporten.

UNNTAKET FRA KRAVET OM KASSEAPPARAT

Det er gjort unntak for bokføringspliktige som driver ambulerende eller sporadisk virksomhet som ikke overstiger 3 ganger folketrygdens grunnbeløp (for 2008, kr. 210 768). Det kan i særlige tilfeller gis dispensasjon fra plikten til å benytte kasseapparat, og søknad fremmes evt. til Skattedirektoratet.

YTTERLIGERE INFORMASJON

Se også artikkel for informasjon om hvordan visning av klokkeslett kan legges inn på kontantfaktura.

Mer informasjon om kravene til kontantsalg finnes her: http://odin.dep.no/fin/norsk/tema/finansmarkedene/bokforingslov/006071-230212/dok-bn.html