Hvordan avstemme produkttransaksjoner og hovedbok

[#1]

I gitte tilfeller er det behov for å avstemme produkttransaksjonene og «bevise» at disse stemmer med det som står på tilsvarende konti i resultatregnskapet.

Dette er særlig viktig for virksomheter som benytter produkttransaksjoner til produktregnskapsrapportering; dette må stemme overens med det som finansregnskapet viser.

Listen nedenfor gir også gode tips til hvordan man skal sørge for at produkttransaksjonene alltid tilsvarer regnskapstallene.

• Avklar hvilke konti i regnskapet som avstemmingen skal foretas mot, det vil si hvilke konti som blir påvirket av kjøp eller salg fra ordrer.
• Klarlegg hvilke avgift- og bokføringsgrupper som peker på hvilke konti.
• Sjekk at alle bilag er oppdatert i regnskapet. Den optimale kontrollen av dette er å sjekke at alle fakturanummer som finnes i produkttransaksjonene også finnes i kunde- eller leverandørreskontroen.
• Sjekk at det ikke er direkteførte poster i regnskapet, det vil si som ikke kommer fra ordreregistrering.
• Sjekk at det ikke er periodiseringsavvik.
• Sjekk at utvalget på produkttransaksjonene er riktig, det vil si at det for eksempel ikke er tatt med strukturposter som ikke skal være med og at det er riktig utvalg på kundenummer eller leverandørnummer.

Etter at disse punktene er gjennomført skal det være mulig å avstemme produkttransaksjoner (ved hjelp av avgift- og bokføringsgruppe og kontonummer innenfor den enkelte periode.

Merk at dersom det er endret konti i en eller flere avgift- og bokføringsgrupper i løpet av perioden som skal avstemmes, så må man først avstemme fram til endringen har skjedd, og så avstemme etter at endringen har skjedd.