Hvordan finne en differanse

[#1]

Under avstemming, eller konsistenskontroll får du oversikt over om du har feil i regnskapet ditt.

Det skjer av og til at noe går galt i bilagsføring eller kryssing (matching) i Visma Business. I feilsøkingen er det da nødvendig å sjekke ulike saldoer opp mot hverandre.

Til det bruker vi bildet for avstemming (I eldre versjoner heter dette bildet «konsistenskontroll»):

I dette bildet under arkfanen «konsistenskontroll» skal tallene være like for alle kundesaldoer, for alle leverandørsaldoer og hovedboka skal gå i null:

I de ulike arkfanene har du også tilgang til feiltransaksjoner (bilag som har fått feilmelding ved oppdatering), manuelle bokføringer (oppdateringar på konti som er sperret i hovedboken - slik som konto 1500 og 2400) og oversikt over hvordan de ulike bilagene har blitt ført inn i hovedboks-transaksjoner, kundetransaksjoner og leverandørtransaksjoner. Har du en feil i regnskapet ditt, kan disse stedene være et greit sted å starte og sjekke.

Feil med matching
En vanlig feil skjer ved oppheving av kryssing (matching) i Visma Business. Dette skjer i tabellen «kundetransaksjoner» mellom for eksempel utgående faktura og innbetalingen fra banken. Det er viktig at man markerer alle transaksjonene (både debet- og kredittransaksjoner)når en skal oppheve en kryssing. Gjør man ikke dette, får man differanse i konsistenskontrollen. Den kan da typisk se slik ut:

Man vil se dette om man kjører ut et kontoutdrag på kundene. Om det er matchet feil på en kunde vil det være differanse mellom summen av «beløp i valuta» og summen av «restbeløp».

Som man ser er det en differanse mellom 3 201 932,50 og 421 932,50. Disse beløpene skulle vært like.

Når man har slike differanser, er tallene som regel mye mer komplisert enn i eksempelet over. Det er sannsynligvis brukt periodisering eller delbetaling, og det er gjerne over 1000 transaksjoner pr. kunde.  Det gjør ofte feilsøkingen mer komplisert. I noen tilfeller kan man prøve seg fram med å kjøre rapporten pr. periode for å avgrense hvor feilen kan ligge. Sjekk gjerne også om sum differanse kan stemme med et enkeltbeløp.

Andre skjermbilder du kan bruke for å få oversikt, er bildene kunde- og leverandørkontroll: