Hvordan sette opp repeterende fakturering

[#1]

Det går dessverre ikke å trykke på en knapp for å bestemme at en ordre skal gjenta seg, men det er mulig å sette opp en fast, periodisk fakturering.

Vi har satt opp et forslag til hvordan du kan gjøre dette. Eksempel på utgangspunkt:

Kundene faktureres for husleie månedlig.

1. Produkt(ene) som skal benyttes kan være helt standard, men uten lagerstyring i dette tilfellet. Det finnes fire behandlingsmåter som det bør tas stilling til på produktet (hvilken fane i Behandlingsmåte-menyen er understreket:

• Under fanen Priser: ”Ikke foreslå pris/rabatt på nytt”. Vanligvis hentes pris fra pris/rabattmatrisen ved opprettelse av ny ordrelinje når den opprinnelige blir fakturert. Med dette parametret på, får den nye linjen samme pris som forrige linje.
•  Under fanen Priser: ”Ikke beregn rabatt ut fra standardpris”. Ved endring av lagret pris, vil  det vanligvis dannes en rabattlinje i regnskapsbunten for mellomlegget av opprinnelig til endret pris. Med dette parametret, blir ikke dette beregnet.
•  Under fanen Diverse: ”Uker i stedet for måneder”. Dette parametret gjør at dersom man ønsker det, blir neste fakturering satt til uker etter forrige, i stedet for måneder, som er standard. I dette tilfellet er nok dette et lite interessant parameter.
• Under fanen Diverse: ”Alltid sist i måneden”. Dette parametret setter trans.dato på den nye ordrelinjen til siste dato i måneden, uavhengig av antall dager måneden har. Dvs 31/1, 28/2, 31/3 osv.

Behandlingsmåte-menyen

2. Registrer også et tekstprodukt som beskrivelse på ordren. Dette gjøres vanligvis fordi denne da også følger med til neste fakturering, og beholder plasseringen på fakturaen i forhold til forrige utskrift (ren tekst uten produktnr vil alltid plasseres øverst på faktura etter at første fakturering er gjennomført, dersom den ikke flyttes manuelt). Dette produktet må også unntas lagerhåndtering, i tillegg skal det legges inn noen parametre i behandlingsmåte-menyen, fanen Utskrift: Undertrykk Produktnr, Antall. Når dette er gjort, vil produktet vises på utskrift bare med tekst, uten produktnr og antall.

3. Legg opp et gruppefelt som kan benyttes ved fast fakturering. Dvs sett opp for eksempel Gr. 3 til å ha en slik gruppe: 1. Fast fakturering. Dersom det benyttes flere typer fast fakturering, opprett flere grupper her. Dette gjøres i teksttabellen.

Gr. –feltene på ordrene heter Ordregruppering 1-12 i teksttabellen. Bruk en som ikke benyttes til noe annet. Ordregruppering 1-6 har teksttypenr 48-53 (dvs i eksemplet over er ordregruppering 1 valgt), og ordregruppering 7-12 har teksttypenr 104-109). Dersom ingen rader hentes når du søker opp en ordregruppering her, vil det si at den ikke er i bruk.

4. Registrering av fast faktureringsordre: Selve ordren er som standard, det eneste som blir annerledes er i utgangspunktet at feltet ”Tid til neste” benyttes på ordrelinjene. Dersom det ikke er satt noe spesielt i behandlingsmåtene mht tidsformat (Dvs måned), vil ”1” i dette feltet bety at det ved fakturering skal opprettes en ny ordrelinje med trans.dato en måned frem i tid. ”2” vil da bety to måneder osv. Ordren vil ikke kunne faktureres på nytt før denne datoen er nådd. Legg inn grupperingen i ordrehodet, slik at de faste fakturaene kan sorteres bort fra andre ordre, og evt sorteres seg i mellom utifra hva som skal faktureres når (først, midt i eller sist i måneden, f.eks)

5. Legg opp et eget skjermbilde for disse ordrene. Gjør utvalg på ordretabellen, på gruppen som  er valgt til sortere ut ordrene. Legg også opp et utvalg på ordrelinjene, slik at disse kun viser de linjene som er klare for fakturering (dette for ryddighet, dersom de ønsker det kan alle ordrelinjer vises, men det kan bli mange etterhvert). Det enkleste her er å kun vise ordrelinjer med antall > 0. Det går også an å gjøre utvalg på trans.dato, men det kan fort bli vanskeligere å betjene enn utvalg på antall. Dette vil også si at evt ordrelinjer med tekstprodukt må ha antall.

Eksempel på skjermbilder:

NB: De resterende punkter krever at bruker har rettigheter til å benytte seg av design, og hvordan denne funksjonaliteten kan benyttes for å lage skjermbilder vil ikke gjennomgås i dette brukertipset. Få hjelp av en person som har kunnskap om design-modulen, enten internt eller for eksempel hos din forhandler.

Registrering av nye ordre:

Inkluderer utfyllingsregel på ordretype (satt til fast verdi = 2) og ”Må være utfylt” på Gr. 3. Dvs ordren kan ikke lagres uten verdi i Gr. 3. Skjermbildet er satt opp med åpnes på siste rad i tabellen og har utvalg på ordrestatus 1 av ”Fakturert”.

Utskrift av faktura:

Som satt opp på produktet, vises tekstlinjen uten produktnr og antall.

Fakturabilde etter fakturering:

Satt opp med utvalg Ordrestatus 1 på ”Klar for fakturering” og Gr. 3 = 1. Ordrelinjer har utvalg Antall > 0.

Alle ordrelinjer på ordre etter fakturering:

Utvalg på Gr. 3 = 1.