Setup Visma Business mot Expense

15-06-2020

Spesifikke forutsetninger for Visma.net Expense-integrasjon i tillegg til de generelle Visma.net-forutsetningene.

Det er viktig å sette seg inn i mulighetene som finnes før en starter med oppsett og kobling.

i hjelpefilen til Visma Business, les også disse dokumentene:

Det er også laget et webinar som kan skaffes fra Visma Academy som viser rutinen med oppsett av Expense og Visma Business, samt hvordan dette fungerer i praksis.

Klargjøring i Visma.net Expense

OBS: Benytter man flyt som inkluderer betaling i autopay, men har utlegg som er betalt av arbeidsgiver (f.eks kredittkort betalt av arbeidsgiver),og ikke skal utbetales via autopay, er det viktig at dette hukes av for i Expense (Betalt av arbeidsgiver).

Systemet krever at denne reisen skal få status betalt og da må det sendes til Autopay for at Expense skal kunne sende melding til ERP.

Derfor er det viktig at dette kontrolleres før reisene godkjennes.

Innstillinger Visma Business:

Master Data Management (MDM) integrasjon må være aktivert.

Bedriftsbehandling i Bedriftstabellen

Hvis Behandle innkommende bokføringsdokumenter automatisk er aktivert, behandles dokumenter automatisk når de blir mottatt fra Visma.net Expense.

Bokføringstilfeller: Inngående regnskapsdokumenter i Bedriftsopplysninger tabellen

Det er mulig å aktivere en automatisk oppdatering av bunter ved å velge direkte oppdatering. Bare bunter uten feil vil bli automatisk oppdatert.
Expense bilagsserie i Bedriftsopplysningertabellen.

Hent frem”Expense Bilagsserie - legg inn den nye serien her:

Bilagsnummer vil bli hentet fra denne serien når det blir opprettet nye bilag, og innkomne bilag vil få Opprinnelse 2 - Expense.

Ordrebehandling 1: Spesialbehandling (faktura) i Bedriftsopplysninger-tabellen
Hvis Opprett separate ordrer fra Visma.net Expense er aktivert, vil Del opp-behandlingen automatisk bli utført på den nyopprettede salgsordren. Mer spesifikt vil det opprettes nye seperate ordrer for hver kunde fra den første salgsordren fra Visma.net Expense. Hvis dette alternativet er deaktivert, opprettes bare en salgsordre for hvert behandlet dokument. I dette tilfellet kan brukeren manuelt utføre Del opp-behandlingen for å opprette nye ordrer for hver kunde.
Brukeren kan også manuelt utføre Overfør-behandlingen for å flytte ordrelinjer til

Produkt mapping for viderefakturering

Kostnadstyper fra Visma.net Expense må kobles mot produkter i Visma Business slik at viderefakturering skjer mot rette produkt.

Her er det viktig å sjekke hva som står i hjelpefilen i forhold til Standard Expense typer slik at det blir unike koblinger mot produktet i Visma Business.

http://doc.visma.net/userdoc/business/14.10/nb-no/products/business/reference/r_Expense_integration_...

Koblingen som settes på de forskjellige produktene som en ønsker å benytte i VB, hentes fra Leveringsalternativ.

Se f.eks Bilgodgjørelse:

I Visma Business blir det da slik på produktet:

Viktig at denne koblingen er unik for produktene, og at det også settes opp bare en slik kobling pr produkt.

Viktig å huske på at Visma.net Expense operer med brutto priser, mens Visma Business med nettopriser. Og for å korrekte priser skal benyttes som grunnlag for fakturering og mva behandling er det viktig å benytte korrekt behandlingsmåte på de produktene som ikke skal ha mva fradrag på prisene fra Expense, f.eks Bilgodtgjørelse og Diett.

På alle produkter kan det også være lurt å sette på unntas lagerhåndtering:

Setup Visma Business mot Expense

Faktura via Autoinvoice feiler, hva kan det skyldes?

Nyttige sider

Våre løsninger

Følg oss