Fakturareserve

[#1]

Vurdering av fakturareserven (arbeid under utførelse) bør gjøres hver måned. Dette fordi denne vurderingen påvirker resultatet forholdsvis mye i en entreprenør/håndverksbedrift. Mye innsats av arbeid og materiell er kostnadsført på prosjektene uten at forventet inntekt av dette er med i regnskapet. Har du mye ufakturert, vil regnskapet vise for dårlig resultat. Har du forfakturert for mye, vil regnskapet vise for godt resultat. Derfor er det viktig å ha oversikt over situasjonen på alle prosjekter under utførelse.

Visma Contracting 4.10 har videreutviklet denne beregningen.

Fakturareserven for anbudsjobber/fastprisjobber kan fastsettes ut fra 4 forskjellige kriterier.

1. I forhold til en angitt dekningsgrad.

2. I forhold til angitt gjenstående verdi ( Anleggsvurdering).

3. I forhold til Ferdigstillelsesgrad ( % ferdig).

4.I forhold til angitt dekningsbidrag pr. time.

Fakturareserven for regningsjobber kan fastsettes ut fra 3 forskjellige kriterier.

1. I forhold til materialer og timeavtaler.

2. I forhold til en angitt dekningsgrad.

3. I forhold til angitt dekningsbidrag pr. time

Det kan velges en standard metode i systeminnstillinger, men denne kan fravikes for enkeltprosjekter hvor en annen metode vil være mer korrekt.

Videre i denne dokumentasjonen vil det bli benyttet følgende forkortelser:

FR= Fakturareserve.

DB= Dekningsbidrag i kroner.

DG= Dekningsgrad ( dvs. dekningsbidrag i %)

DB/t= Dekningsbidrag pr. time ( Timedekning)

FG= Ferdigstillelsesgrad ( % ferdig)

Kodene settes i følgende rutine

Systemkoder:

Bokføring fakturareserve (1): Koden gir deg mulighet til automatisk bokføring av fakturareserven hver måned. Rapportrutinen " fakturareserven" ( tidligere rapport "varer i arbeid") vil foreta bokføringen når du velger oppdatering. Bokføringen som ble foretatt forrige måned blir samtidig tilbakeført.

Postering fakturareserve pr. anlegg (2): Dersom du foretar en bokføring av fakturareserven kan du i tillegg om ønskelig oppdatere anbud/kontraktsjobbene med den bokførte reserven.

Art avsetning pr.anlegg (3): På denne inntektsarten vil den beregnende fakturareserven bli bokført. Arten er beskrevet nærmere i kapittelet for kostnads-/inntektsarter.

Konto fakturareserve (4): Resultat av balansekonto.

Konto overfakturert (5): Resultat og balansekonto. Dersom du på noen prosjekter har fakturert for mye i forhold til påførte kostnader vil summen av disse bli bokført på disse kontoene. Legger du ikke inn noe kontonummer vil den totalte fakturareserven bli bokført på kontoene spesifisert over (punk 4).

Avsluttet ordreperiode (6): Dersom du lar systemet foretar bokføringen, kan du i tillegg få stoppet videre føring på prosjektene på avsluttet periode. Perioden er i format MMÅÅ. Dette kan også settes manuelt i programmet. Er feltet ulikt null vil du få varsel i føringsrutinene ved forsøk på føring på avsluttet periode eller tidligere.

Fast DB pr. time anbud (7): Ønsker du å få vurdert anbudsjobbene dine etter medgåtte timer, kan sats per time legges inn i dette feltet.

Fast DB pr. time regning ( 8): Ønsker du å få vurdert regningsjobbene dine etter medgåtte timer, kan sats per time legges inn i dette feltet.

Sosiale kostnader(9): Benyttes i rutinen for anleggsvurdering. Vurdert lønnskost beregnes med påslag på inntastet sats.

Dekningsgrad fakturareserve (10): Ønsket dekningsgrad som skal benyttes i beregningen av reserven. Satsen benyttes på de anleggene/ordrene som ikke vurderes manuelt. Prosentssatsen kan overstyres per ordre/anlegg.

Anbud/fastpris- Vurdering fakturareserve (11): Her legger du inn den metoden du ønsker å benytte på anbud/fastprisjobbene som standard. Du har mulighet til å overstyre på ordre/anleggsnivå. På anleggsnivå kan du i tillegg benytte en egen anleggsvurdering.

Lås vurderings-/beregningsmåter (13): Ønsker du ikke at den enkelte saksbehandler skal endre på bedriftens standard måte å vurdere på, aktiviserer du denne koden. Du vil likevel kunne benytte den manuelle anleggsvurderingen.

1.2 Brukerkode

Avslutning og bokføring av fakturareserven styres fra en brukerkode. Det er kun systembruker som kan aktivisere koden.

Gå inn i rutinen " System, Vedlikehold, Bruker".

1.3 Kostnads-/inntektsarter

Noen forutsetninger må være tilstede for at du skal ta i bruk den nye annleggsvurderingen. Kode for "Vurderingstype" må settes for at du skal få den inndelingen som vurderingen krever. Koden settes per art. Konverteringsrutinen har kodet de fleste artene riktig, men du må kontrollere resultatet. Sjekk hver art og se om du er enig i oppsettet.

I tillegg har vi lagd en ny kode for å gjøre budsjetteringen enklere. Du må aktivisere de artene som det er normalt ønskelig å budsjettere. Dette vil gjøre budsjettregistreringen enklere.

Fra menyen Ordre, Vedlikehold, Kostnads-/inntektsarter henter du fram artene som skal kontrolleres. Se neste side.

Vurderingstype (1): Denne koden styrer inntasting og beregningen av fakturareserven i anleggsvurderingen. Trykker du <Enter> på arten og trykker <F6> i feltet "Via", får du opp tilgjengelige koder.

Budsjett (2): Denne koden gir deg mulighet til å budsjettere på arten. Konverteringen har aktivisert noen koder. Kontroller om du ønsker å endre noen av disse.

Ferdigstillelsesgrad (3): En tidligere versjon hadde en rutine for beregning av fakturareserven på fastprisjobbene ved å taste inn en % ferdigstillelse. Dette krevde en oppretting av nye arter. Under ser du en oversikt over disse artene. Har du ikke tidligere opprettet disse artene, anbefaler vi at du gjør dette samtidig.

Bokført fakturareserve: Under ser du arten for bokført reserve. Denne må opprettes dersom du ønsker å bokføre fakturareserven på anbudsjobbene. Denne kan gjerne opprettes med en gang, slik at alt er klargjort for muligheten.

1.4 Beregning fakturareserve, metoder.

Etter at du har satt inn systemkoder og justert/opprettet artene er du klar til å bruke systemet for vurdering av fakturareserven. "Kast" alle gamle regneark- bruk systemet og spar tid!

Finn denne metoden du ønsker å bruke, aktiviser koden i systemopplysninger, kapp 4.1 pkt. 10/11, kjør rapporten og vurder resultatet i forhold til din tidligere metoder.

Vurderingsmåte kan endres underveis men vi anbefaler å finne "din metode" og ikke endre denne fra gang til gang og fra ordre til ordre. Dersom du aktiviserer koden " Lås vurderingsmåte" kan ikke den enkelte saksbehandler endre standardoppsettet. Dette vil da gi en lik vurdering fra måned til måned.

NB! Du kan ha forskjellige metoder på regningsjobber og anbuds-/fastprisjobber. På regningsjobber kan du f.eks benytte metoden i forhold til avtaler mens du på fastprisjobbene benytter en fast DG.

I forhold til avtaler ( time/materiell)

Kan kun benyttes på regningsjobber. Metoden benytter ordrens time-/materialavtaler og beregner på grunnlag av disse en fakturareserve. Denne er identisk med fakturareserven som står i ordrebehandlingen, spørring, akkumulerte verdier.

Metoden kan benyttes dersom du har time-/materialavtaler som er satt opp med riktige priser ut til kunde. Endrer du ofte pris i forbindelse med faktureringen er dette en dårlig vurderingsmåte. Se kapittel 4.5

Fast prosentverdi for DG.

Kan benyttes både for regnings-,fastpris- og anbudsjobber.

En enkel metode for en automatisk beregning av fakturareserven. Rapporten summerer kostnaden, beregner ønsket fortjeneste, summerer og trekker fra tidligere fakturert og finner da fakturareserven. Se kapittel 4.6

Fast kroneverdi DB pr. time.

Kan benyttes både for regnings-, fastpris-/anbudsjobber. To forskjellige satser. Dette er en enkel metode for automatisk beregning av fakturareserven. Rapporten summerer timer og den totale kostnaden. Multipliserer timer med sats DB for å beregne ønsket fortjeneste. Denne summert med kostnader minus tidligere fakturert blir da fakturareserven. Se kapittel 4.7

Inntastet ferdigstillelsesgrad.

Benyttes kun på fastpris-/anbudsjobber.

Denne metoden er noe mer tidskrevende, men fortsatt enkel. Dersom prosjektleder er god i sin vurdering vil den kunne gi et meget nøyaktig bilde av situasjonen. Vurderingen gjøres i ordrebehandlingen og må gjøres per ordre, se egen beskrivelse. Saksbehandler må gå gjennom alle fastprisjobbene og bestemmer % ferdig per kostnadstype. Dette krever oppretting av arter som beskrevet i forrige kapittel. Se kapittel 4.8

Anleggsvurdering.

Uavhengig av standard vurderingsmetoder kan du foreta en egen vurdering på anleggsnivå. Her vurderes alle ordre tilhørende dette anlegget under ett. Aktiviseres med en egen kode på anlegget. Du må ha en kontrakts-/anbudsordre tilknyttet anlegget, og det er på den ordren fakturareserven vises i rapporten. Vurderingen foretas ved å taste inn gjenstående på prosjektet i kostnader og timer. Se kapittel 4.9