Fakturere med Autoinvoice fra Visma Contracting

[#1]

Dette er ment for kunder som har satt opp Visma Contracting for bruk av Autoinvoice, og har fått gjennomgang/opplæring i bruk av dette.

Hva må man huske på:

1. Oppsett på kunde:

Dette gjøres kun en gang pr. kunde eller ved eventuell endring.
Sjekk om kunden er registrert i DIFI registeret. Kopier evt. organisasjonsnummeret derfra.

Legg inn opplysninger under hovedopplysninger:

• Organisasjonsnummer

Legg inn opplysninger under Tillegg:

• E-fakturaformat = Autoinvoice
• Meldingsformidler  (PEPPOL om kunden er registrert i DIFI ellers se info fra kunde)
• Efaktura-adresse (9908: er kode for Norge. 9908:orgnummer dersom PEPPOL)
• Hak av for om PDF filer skal slåes sammen i faktureringen    

Notat på kunden:

• Legger man inn at kunden skal ha e-faktura, vil dette komme opp ved registrering av ordre.

2.  Oppsett på ordre:

• Skal kunden ha timeliste på fakturerte timer? Kan det legges fast på kunden.
• Husk å legge inn "Deres ref." og  "Ekstern ordrereferanse".
• Husk å hake av dokumenter som skal vedlegges fakturaen.

3. Lage faktura:

• Husk evt. fakturaoppsett med koder for arbeidssted.
• Arbeidssted må hentes frem som tekstlinje nede på fakturaen for at det skal komme med i e-faktura filen.

4.  Utskrift av faktura: 

• Man trenger ikke tenke på hvilke fakturaer som skal skrives ut. Systemet vet om det skal skrives på papir, skal dannes e-faktura eller om de skal sendes på E-post.
• Det anbefales å ikke hake av for ”skriv ut papirkopi av elektroniske fakturaer” ved utskrift. Man får da skrevet ut kun dem som skal sendes i posten.
• For å få et eksemplar i arkivet om det trengs, velger en reprint og ALLE på aktuell dato og velge til skriver.

5. Omsending av e-faktura:

• OBS! Husk å hake av for eventuelle vedlegg på nytt!
• Benytt reprint fra Ordrebehandling > Spørring > Faktura, finn aktuell faktura eller velg Fakturering > Utskrift > Faktura: Hak av for reprint.
• Velg E-faktura til E-faktura
• Velg hvilket faktura nummer som skal reprintes.

[Anonymous]

Kan man sende kopi av eFaktura med vedlegg til en kontaktperson samtidig som det sendes eFaktura?

[Anne Haagensen]

Hei! Man kan i versjon 5.30.00 sende flere vedlegg til ulike e-postadreeser. I ordrebehandling, arkfane Dokumenter og kolonne med konvolutt på toppen, kan man nå hake av for at flere vedlegg skal sendes forskjellige e-postadresser. E-postadressene hentes fra Kontakter på ordren som er haket av for vedlegg eller hvis ingen er det hentes de fra tilsvarende på kunden. Etter det jeg har hørt løses dette også vedr. eFaktura/AutoInvoice (Ikke bare ePost) til neste versjon av 5.30.

[Anonymous]

Hvordan får jeg sendt en kreditnota til kunde som har efaktura når du ikke har faktura å krysse kreditnotaen mot? Meldingsformidler er PEPPOL.