Serviceordre

[#1]

En serviceavtale vil være en ordre som er aktiv en kort periode for registrering av timer og materiell. Etter at service er avholdt vil denne ligge i dvale til neste serviceoppdrag skal utføres. Ved opprettelse av en serviceavtale(ordre) vil det automatisk opprettes to punkter, ett for fastpris og ett for arbeid etter regning. Serviceavtalen vil faktureres på fastprispunktet, punkt 1, mens eventuelle tillegg faktureres på punkt 2 etter regning (timer og materiell). Alle avtaler samles under flik, ”Serviceavtaler”, i ordrebehandlingen.

Det er en overordnet systeminnstilling som styrer bruk av punkt og deretter en systemkode pr. klient.

Begge deler kan du sette selv uten å bestille nye lisensfiler fra Visma. Du må være pålogget som systembruker for å kunne endre på systemkoder.

Systeminnstillinger settes under Fil, Systeminnstillinger og kode delsystem.

I tillegg må du inn i rutinen System, Vedlikehold og systemkoder å sette klientkoden.

Ordrebildet

Serviceordre merkes med egen kode, (1). Den kan endres så lenge det ikke er påført kostnader på ordren. Serviceordene finner man igjen under fanen serviceavtaler , (2).

Ved oppretting av serviceavtaler settes fakturatypen punkt ( 3), automatisk Se neste bildet.

Ønsker du i ettertid å gjøre endringer på punktene eventuelt opprette nye punkter som skal benyttes på serviceavtalen gjør du det i feltet punkt (4).

Opplysninger som er spesielle for serviceavtalen vises i (5).

Fakturaoppsettet som benyttes til fakturering kan legges inn i feltet (6). Da vil detaljene hentes frem i det du kommer ned på varelinjen i fakturabildet.

Punkter som opprettes når ny serviceavtale opprettes. Fastprisen legges inn på punkt 1. Punkt 2 benyttes til første tilleggsjobb som skal faktureres etter regning. Nye punkter opprettes etter behov og faktureres sammen med serviceoppdraget eller når tillegget er utført.

Ved oppretting må du inn på punkt 1 og legge inn fakturateksten (1). Punkt 2 som er opprettet for første tilleggsjobb må du inn i etter tid å justere tekst i forhold til utført jobb.

Serviceintervall

Ved oppstart av en serviceordre legger man inn installert dato. Hvor ofte skal man utføre servicen legges inn i feltet for serviceintervall, verdien legges inn i antall måneder. På grunnlag i dette beregnes ny servicedato.

• Dato installert + serviceinstall = servicedato 1
• Når serviceoppdraget faktureres vil ny servicedato beregnes
• Når fakturaintervallet avviker fra serviceintervallet får man beregnet ny servicedato ved å trykke på " Service utført" (2)
• Ny servicedato beregnes ikke dersom eldre enn opphørsdato (3)

Fakturaintervall

I feltet fakturadato (1) forteller du når serviceavtalen skal faktureres første gang. I fakturaintervall (2) setter inn hvor mange måneder det er til neste fakturering. Du kan ha f.eks service hver 3. måned men skal fakturere jobben f. eks en gang i året. Du kan likevel fakturere tilleggsjobber på andre punkter etter medgått arbeid.

• Fakturadato tastes
• Fakturaintervall tastes
• Neste fakturadato settes automatisk ved fakturering

Rutine for prisøkning

Regulering av fastpris serviceavtalen kan gjøres i egen rutine. Du legger inn ønsket prisdato (1), satsgruppe (2), eller en fast prosentsats (3) som gjelder kun denne ordren.

Oppretting av satsgrupper gjør du fra feltet satsgruppe (2), trykk F2, og du kommer over i et eget bilde for oppretting / justering av prosentverdier.

• Prisdato tastes
• Satsgruppe velges
• Sats kan legges på ordre uavhengig av satsgruppe

Det er ny fane (1) som må benyttes ved prisregulering av serviceavtalene. Du starter justeringen med å bestemme dato (2). Rutinene vil behandle avtalene som har prisdato mellomfra/til dato som du har tastet inn.

Rutinen startes ved å trykke på "endre priser". (4)

Det gis mulighet til inntasting pris manuelt på linja (3)

Tildeling av serviceoppdrag

I motsetning til de andre ordrene blir serviceavtalene liggende til utgått dato er passert. Det kan registreres kostnader og faktureres om igjen og om igjen. Alle avtalene ligger under fanen serviceavtaler og kan hentes frem og deles ut til de som skal ha oppdraget.

Tildeling av oppdraget starter med å finne frem avtalene som utføres "x" antall dager frem i tid. Du kan gjøre det ved å trykke på ikonet for utvelgelse (1). Du får da opp et nytt vinduet der du kan taste inn antall dager (2).

Tabellen vil da viser de oppdragene som skal ha service innen inntastet frist.

I tabellen har du de avtalene som skal fordeles (1). Jobbansvarlig kan endres (2) og dersom du har PDA`er kan du i tillegg legge på flere deltagere ved å bruke fanen Handyman (3). Enten skriver du ut jobbsedler eller trykker på knappen for å sende til PDA`ene (4).

Dersom det i forbindelse med serviceoppdraget utføres jobb som skal viderefaktureres i tillegg kan PDA brukeren opprette et nytt punkt på samme ordrenummer. Beskrive oppdraget og påføre kostnadene. Tilleggsjobben vil man da ha mulighet til å fakturere sammen med avtalen.

Når oppdraget er utført og du skal fakturere avtalen vil ny servicedato beregnes når faktura skrives ut. Dersom du ikke skal fakturere ved hver service må velge Service utført , ny servicedato vil da beregnes.

Serviceordre- føring kostnader

Serviceoppdraget.

• Medgått tid og materiell føres på punkt 1.
• Faktureres etter fastpris dersom den ligger inne på punktet.

Tilleggsarbeid.

• Medgått tid og materiell føres på punkt 2 ( første gang).
• Faktureres etter regning.

Opprettes nye punkter på hvert tilleggsarbeid.

• Mulighet for oppretting av PDA.

Ordren vil gi oversikt over alt som er medgått

Fakturering av serviceoppdrag

Fakturering av serviceavtaler benyttes metoden punktfakturering. Under ser du forslag til hvordan et fakturaoppsett kan se ut. Hver oppmerksom på at behandlingskodene kan ha andre nummer hos dere. De kodene som vises i dette eksempelet har de fleste av våre kunder som har startet opp etter 2008.

Serviceordre- Fakturering

• Krav til eget fakturaoppsett for Punktfakturering
• Ny behandlingskode for nullstilling av sum-2 bør opprettes

Du kan selvfølgelig fakturere en og en ordre etter hvert som du får melding om at oppdraget er utført. De oppdragene som skal faktureres på andre tidspunkt enn når servicedato utføres kan du hente frem i eget programvalg.

Du har fått et nytt valg (1) under ordretabellen. Klikker du på dette valget får du opp et vindu der du kan bestemme fakturadato.

Serviceordre- Fakturering- hvem skal faktureres

Ordretabellen fylles da opp med avtaler som skal faktureres. Du plukker da ordrene fra tabellen, trykker på ikonet for fakturering. Du kommer inn i rutinen for fakturering og velger de punktene som skal faktureres.

Serviceordre- Fakturering

Du kan velge hvilke punkter som skal faktureres

Fakturaoppsett velges eller hentes fra ordre

• NB! F12- søk i fakturaoppsett.

Hvert punkt spesifiseres

• Fast pris ( punkt 1) + tillegg dersom registrert på andre punkter feks. 2
• + Tillegg dersom registrert på andre punkter f.eks 2