Brukertips i Visma Document Center

På konteringslinja i Visma Dokumentsenter er det mulighet for søk på debet - kredit feltene.

Fra versjon 13.00 kan dere i konteringen kopiere fra et felt til et annet felt på en ny rad. I konteringen kan dere nå markere det ønskede feltet og kopiere det ved å klikke CTRL+C, og lime det inn ved å klikke CTRL+V.  

Leverandør aktiveringsrapport er en rapport som kan være til hjelpe å identifisere leverandører som kan sende elektronisk via Vismas Autoinvoice-nettverk, men som ikke gjør det. Denne rapporten viser leverandørens kontaktinformasjon og hvor mange manuelle fakturaer du har mottatt fra dem innenfor et angitt tidsrom. Rapporten genereres til excel.   Du kjører ut rapporten ved å velge Leverandøraktivering for elektroniske fakturaer fra Rapport. Da vil du få spørsmål om hvor mange måneder bakover du vil at rapporten skal dekke og åpnes i EXCEL. Rapporten inneholder da informasjon om leverandør og antall dokumenter som er  mottatt fra leverandøren de siste X månedene.     Ønsker du å komme i gang, klikk her. 

Her ser dere tre videoer som viser hvordan den nye flyten i Visma Document Center fungerer. Denne flyten kom fra versjon 11.10. 

Her er en liten video som viser hvordan versjon 13.10 av Visma Document Center håndterer en faktura med vedlegg kommet inn som PDF i en epost.

Automatisk leverandøraktivering er en løsning i Visma Document Center som automatisk sender en epost til alle leverandører som ikke leverer elektronisk faktura til dere. E-posten ber dem om starte å sende elektronisk fakturaer heretter.   E-posten som sendes ut ser slik ut og den sendes til epostadressen som er registrert på leverandøren i økonomisystemet. Hvordan aktivere denne tjenesten Visma Document Center må være koblet til en epost-server. Dette settes opp under Verktøy | Systeminnstillinger Deretter må den automatiske leverandøraktiveringen aktiveres: Dette gjøres i System | Auto leverandør aktivering Kryss av for «Aktiver automatisk varsling» Legg inn avsenders epostadresse Legg inn «Maks antall varslinger» og «Antall dager mellom varslinger». Anbefaler de verdier som ligger der. Dermed skal løsningen være i gang. For å få oversikt over hvem som er varslet, klikker man på Rapport | Leverandøraktivering for elektronisk fakturaer: Da kommer oversikten fram: Her ser man hvem som er varslet og hvem som ikke er varslet fordi det ikke finnes en epostadresse på leverandøren. Hvis det mangler epostadresse på leverandøren, kan man registrere en epostadresse i vinduet over. Da vil disse leverandørene også få en varsel.   NB! Vær oppmerksom på at i versjon 12.10 frem til versjon 13.01, så vil Document Center i første varsel sende melding til alle som har sendt en PDF-faktura til Visma Document Center det siste halve året. Deretter vil den varsle alle som leverandører hvor fakturaen kommer inn som PDF.   NB 2! Hvis man bruker scanningstjenesten i AutoInvoice, så vil disse bli sett på som elektronisk faktura i Visma Document Center. Da bør man bruke Leverandøraktiverings-tjenesten i AutoInvoice, som man finner under Innstillinger.

For at et dokument skal sendes automatisk på flyt ved bruke av rutinen Autoflow, går dokumentet gjennom følgende valideringsregler : Bankkonto er den samme som i ERP Fakturanummer finnes ikke i ERP Mva-beløp er ikke høyere enn Beløp Forfallsdato kommer ikke før fakturadato En leverandør identifiseres basert på bankkonto og organisasjonsnummer Et dokument som ikke tilfredsstiller en av validerings kriteriene legger seg i listen Nye dokumenter. Ved å lese kommentar på dokumentet vil du se hvilken valideringsregler som mislyktes. Etter at alle nødvendige endringer er gjort, kan du sende dokumentet til Autoflow igjen via menyen Prosessering > Send i Autoflow , eller via hurtigmenyen Send dokumentet på Autoflow .