Boligselskaper og boligsameie, funksjonalitet fra og med 2015 i Visma Finale og -Boardroom

[#1]

Det er kommet ny funksjonalitet for registrering av grunnlagsdata for boligsameie og boligselskaper. Den tidligere funksjonen er fjernet fra eierregisteret. Det er kommet både nye datastrukturer og nye registreringsbilder for boligselskaper og boligsameie. Funksjonen er den samme men tilpasser automatisk til selskapstypen, og støtter både boligselskaper (borettslag), boligaksjeselskaper og boligsameie.

Endret datastruktur

Firmaopplysninger som angir generelle data om selskapet, herunder selskapstype, kommune og kontaktpersoners navn, mobiltelefonnummer og e-postadresse.

Liste over eiere som inneholder navn, adresse og fødsels-/organisasjonsnummer.

Liste over boenheter / leiligheter, som er faste data. Denne listen inneholder også fordelingsnøkler mellom boenhetene. Fordelingsnøkler kan velges fritt, og kan være prosentangivelse, kvadratmeter eller annet. Det registreres f.eks. kvadratmeter, og programmet vil tildele en leilighet ut fra leilighetens areal dividert på samlet areal.

Totalbeløp til fordeling der det angis beløp i inntekt, fradrag, formue, gjeld og eventuelt også ligningsverdi. Totalbeløpene vil bli fordelt på leilighetene ut fra fordelingsnøkkelen angitt i listen over boenheter.

Eierforhold på hver leilighet. Hver leilighet inneholder en liste over eierforhold, og man registrerer også overdragelser direkte på leiligheten. Ved overføring til nytt år vil eier som har solgt boenheten automatisk bli fjernet fra listen, slik at listen ikke vil inneholde historikk fra tidligere år.

Fordelingsnøkkel mellom eierforhold på en leilighet som angis med et heltall eller desimaltall. Denne fordelingsnøkkelen brukes måned for måned til å fordele inntekter og kostnader mellom eierne, og eiere som eier leiligheten ved årets slutt, vil få tildelt andel av formue og gjeld.

Endringer av meny for å navigere til funksjonen

Meny for å navigere til funksjonen finnes nå i navigatoren på skillekortet Oppgaver under punktet Grunnlagsdata.

Endringer i Avslutning-menyen

Videre er menypunktet plassert i hovedmenyen under Avslutning sammen med andre grunnlagsdatafunksjoner i en egen grunnlagsdata-seksjon.

Velkomstbildet til registreringsfunksjonen

Velkomstbildet  til registreringsfunksjonen inneholder en oversikt over leiligheter med beløp fordelt til de enkelte leilighetene.

Den nedre del av funksjonen viser totaltbeløpene til fordeling som er sammenlignet med det som er fordelt på boenheter og på leilighetseierne. Dersom det er differanse, vises dette nederst.

Her vises også ulike skillekort for denne funksjonen:

Faste opplysninger med en liste over boenheter og andre faste opplysninger. Vær oppmerksom på at faste opplysninger for boligskjemaene også finnes i firmaopplysninger, som f.eks. navn, adresse, skattekommune, selskapsform etc.
Totalbeløp til fordeling som er grunnlag for å fordele beløp på boenhetene. Her kan man også angi stiftelsesdato for boligselskaper eller boligsameier opprettet i inntektsåret og opphørsdato for de selskapene som er opphørt i inntektsåret.
Oversikt over eiere inneholder kun en eierliste, med navn, adresse, fødsels- eller org.nummer og hvilken leilighet som eieren eier, eventuelt flere leiligheter eid av samme eier.
Eierforhold for boenhet som er en liste over eierforhold til en enkelt boenhet, og der overdragelser registreres. Merk at eieren først må opprettes i eierlisten før man kan registere en overdragelse til en ny eier.
Fordeling på boenhet viser boenhetslisten med beløp pr boenhet.

Skillekortet Faste opplysninger for et boligselskap (borettslag eller boligaksjeselskap)

Skillekortet faste opplysninger for et boligselskap vises som bildet viser. Det må angis boligformål, der følgende valg er mulig:

Bolig (standardvalget)
Fritidsbolig i Norge
Fritidsbolig i utlandet
Ikke-bolig, inkludert garasjelag

Dersom det angis noe annet enn valget "bolig" vil man også måtte fordele boenhetens samlede ligningsverdi på deltakerne.

De ulike kolonnene er som følger:

Andelsnummer (borettslag) / Boenhetsnummer (boligaksjeselskape) er identifikatoren til leiligheten.
Fordelingsnøkkel er en fritt valgt nøkkel for fordeling av beløp mellom boenhetene. Tallet i fordelingsnøkkel ppå en leilighet dividert på summen av fordelingsnøkkelen på alle boenhetene er den andelen som tilfaller den enkelte leiligheten.
Gateadresse er leilighetens gateadresse. Opplysningen er ikke påkrevet ved innberetning, men det anbefales at dette innrapporteres.
Bolignummer  er kartverkets bolignummer angitt med en bokstav og fire sifre, f.eks. H0101. Bolignummer 00000 vil også aksepteres ved innsendelse, eventuelt også at bolignummeret ikke angis.  Les mer om bolignummer her hos Kartverket.
Kommentar kan angis til eget internt bruk.

Skillekortet Faste opplysninger for et boligsameie

Skillekortet faste opplysninger for et boligsameie vises som bildet. Her må det angis Gnr. og Bnr. for sameiet for riktig utfyllign av skjemaet. De ulike kolonnene er som følger:

Seksjon nr. er identifikatoren til leiligheten.
Fordelingsnøkkel er en fritt valgt nøkkel for fordeling av beløp mellom boenhetene. Tallet i fordelingsnøkkel ppå en leilighet dividert på summen av fordelingsnøkkelen på alle boenhetene er den andelen som tilfaller den enkelte leiligheten.
Kommentar kan angis til eget internt bruk.

I sjeldne tilfeller kan et boligsameie ha flere Gnr./Bnr., se omtale av dette nedenfor.

Skillekortet Faste opplysninger for et boligsameie med flere Gnr./Bnr.

I sjeldne tilfeller kan et boligsameie ha flere Gnr./Bnr., og da fjernes krysset for "Alle har samme Gnr./Bnr.". Skillekortet faste opplysninger for et boligsameie med flere Gnr./Bnr. vises som bildet viser. De ulike kolonnene er som følger:

Andelsnr. er en intern identifikator til leiligheten som ikke rapporteres inn.
Gnr. er denne leilighetens Gnr.
Bnr. er denne leilighetens Bnr.
Snr. er denne leilighetens Snr.
Fordelingsnøkkel er en fritt valgt nøkkel for fordeling av beløp mellom boenhetene. Tallet i fordelingsnøkkel ppå en leilighet dividert på summen av fordelingsnøkkelen på alle boenhetene er den andelen som tilfaller den enkelte leiligheten.
Kommentar kan angis til eget internt bruk.

Skillekortet Totalbeløp til fordeling

Her registreres totalbeløp av inntekter, kostnader, formue og gjeld. For boligselskaper som ikke er bolig vil også ligningsverdi til fordleing bli vist her.

Det er mulig å registrere både beløp og formler med referanse til kontoplanen. Dersom man ønsker å bruke formler, så er det Finale sitt normale formelspråk som anvendes. Eksempel på de mest vanlige typer formler:

KTO1920 vil hente data for konto 1920.
KTO1900:KTO1999 henter data for alle konti fra og med konto 1900 til og med konto 1999.
KTO19? henter data for alle konti som begynner med 19, og vil dermed være identisk med forrige formel i dette eksempelet. Kan ikke brukes sammen med dimensjoner.
KTO1900.2 henter data fra konto 1900 på første dimensjon med dimensjon nr 2.

For å snu fortegn på en formel angis minustegnet foran formelen. Dette er aktuelt for gjeld og inntekter for å få normalt fortegn.

Skillekortet Eierforhold til boenheten

Dette skillekortet inneholder eierforhold til den enkelte boenheten. Her registreres også overdragelser. I bildet vises en leilighet som er eid av to personer sammen, og som har eid boenheten hele året. De har samme andel (dvs. samme fordelingsnøkkel).

Her vises øverst informasjon om boenheten og beløpene som er fordelt til denne boenheten. Det er mulig å overstyre beløpet på en enklet boenhet. Dette angis ved å krysse av for "Direkte registrering av beløp på boenheten.

Registreringsbildet inneholder følgende kolonner:

Navn: Her velges eieren i en valgboks. 
Fnr./org.nr. vises her men kan ikke redgeres her.
Kjøpt: Kryss av for kjøpt for å angi kjøp i inntektsåret.
Kjøpsdato: Kun aktuelt der andelen er kjøpt i året. Angis med samme dato som salgsdato hos selger.
Solgt: Kryss av for solgt for å angi salg i inntektsåret.
Kjøpsdato: Kun aktuelt der andelen er solgt i året. Angis med samme dato som kjøpsdato hos kjøper.
Fordeling: Dette er nøkkelen for fordeling mellom eiere som eier leiligheten i samme måned. Feltet er uten betydning for fordeling mellom kjøper og selger.
Formue / Gjeld / Inntekter / Kostnader: Her vises beregnede beløp fordelt til det enkelte eierforholdet.

Det skal aldri registreres to linjer på samme boenhet for samme eier (samme fødsels- eller org.nummer).

Ved overdragelse til eller fra ektefelle samboer skal følgende iakttas:

Eksempel 1: Overdragelse til ektefelle eller samboer
To ektefeller eier leiligheten med eierforhold 50/50 pr. 1. januar og den ene ektefellen selger sin andel til den andre ektefellen (f.eks. ved skilsmisse), slik at den andre ektefellen eier 100 % etterpå. Her registrerer man kun salget og salgsdato på selger, mens man ikke registrerer noe på kjøper.

Eksempel 2: Overdragelse fra ektefelle eller samboer
En person eier leiligheten den 1. januar, og gifter seg i inntektsåret, og overdrar 50 % til sin ektefelle. Her registrerer man kun kjøpet ved at man angir kjøpsdato og krysser av for kjøpt. Det angis ikke salg i et slikt tilfelle.

Eksempel 3: Sameie av leilighet med endret sameiebrøk i løpet av året
To personer eier leiligheten pr. 1. januar med 33 % / 67 % og eierforholdet endres i løpet av året til 50 % / 50 %. Det er mulig kun å ha en linje pr eier og kun en fordelingsnøkkel, som brukes til både inntekter, kostnader, formue og gjeld. Løsningen er derfor i dette tilfellet å overstyre beløpene på leiligheten og registrere beløpene direkte i alle beløpsfeltene på begge eierforholdene.

Eksempel 4: Sameie av leilighet, bytte av samboer og ny sameiebrøk
Den 1. januar eier A og B leiligheten med eierbrøk 67 % / 33 %. Eier A overtar leiligheten fra sin samboer, som flytter ut den 31. januar. Den 1. juli får A en ny samboer C som overtar 50 % av leligheten. Dette løses ved å bruke fordelingsnøkkel som passer i alle de tre situasjonene somn har vært i året. Ved å angi fordelingsnøklene A=2, B=1 og C=2 så vil fordelingen mellom eierne bli riktig for hele året.

I januar fordeles inntekter og kostnader mellom A, B og C med 2/4 til A, 2/4 til B og 0/4 til C. 

I februar til juni fordeles inntekter og kostnader da med 2/2 til A, 0/2 til B og 0/2 til C.

I juli til desember fordeles inntekter og kostnader med 2/4 til A, 0/4 til B og 2/4 til C, og det samme vil gjelde for formue og gjeld pr 31. desember.

Endringsoppgave

Dersom man har sendt inn tidligere, og man har rapportert inn data på personer på leiligheter der de ikke skal ha innsendelser, så må man krysse av for endrings- og sletteoppgaver og registrere sletteoppgaver på eiere og sende inn sletteoppgaver. Dersom man har endringer, men man sender inn på alle man sendte inn sist (samme eier/leilighet) kan man sende inn alt poå nytt uten å angi endringsoppgave. Dette kan gjøres selv om man legger til noen fler enn de som var sendt inn sist.