Brukertips i Visma Global

Her finner du fremgangsmåten på hvordan man oppretter ett nytt firma i Visma Global.

På kundekortet under menypunktet Grunndata → Kunderelatert finnes det et felt som heter Beh.profil. Hvis du henter fram en kunde, står i dette feltet og trykker F7, får du opp innstillingene som er valgt for kunden.

Automatposteringer er et fast oppsett som får systemet til å generere en automatisk postering slik at du slipper å postere manuelt i bilagsregistrering.

I Visma Global kan du sende og skrive ut rapporter i ulike filformater. Ett alternativ er PDF fil.

Hvis du opererer med en utenlandsk handel kan det være viktig for deg å ha valutakursen oppdatert daglig eller ukentlig. Dette kan du sette opp i systemet slik at kursen blir oppdatert med ønsket fast intervall.

I Visma Global finnes det et nyttig skjermbilde som heter Ordre ferdigmelding. Her kan du effektivisere dagens ordrebehandling.

Du kan sette opp at enkelte eller alle kunder skal håndteres av et factoringselskap. Dette styrer du via behandlingsprofilen på kundekortet. Når du så lager en faktura på en av disse kundene blir det skapt en factoringfil som du sender til factoringselskapet.

I Visma Global beregnes forfallsdatoen på utgående fakturaer ut ifra betalingsbetingelsene til den enkelte kunde. I de fleste tilfeller er dette tilstrekkelig, men på enkelte fakturaer er det ønskelig å ha mulighet til å overstyre dette manuelt. Dette er mulig å få til med verktøyet Design Studio.

Du ønsker naturligvis å følge opp utestående poster på kundene dine. I rutinen Reskontro-oversikt får du raskt oversikt over hvor mye du har utestående hos hver enkelt kunde, og det er enkelt å sende kunden en kopi av fakturaen som e-post.

Hvis du ønsker å se en liste over de kundene som har fått betalingsvarsler/rentenotaer/inkassovarsel, kan du bruke Inkassoarkiv.

For å slette en ordre i Visma Global, går du inn på "Rutiner"→ "Ordre/Faktura" og velger ønsket ordregruppe (salgsordre/innkjøpsordre osv).

Når du skal lage en kreditnota i ordreregistrering, er det nyttig å få knyttet denne til fakturaen med en gang, slik at den ikke blir stående som en åpen post.

I Visma Global er det mulig å fakturere med KID (kundeidentifikasjon). Dette er veldig vanlig og forenkler registrering av innbetalinger, ved at du kun leser inn OCR-filer for å registrere betalingene. Standard KID-oppsett i Visma Global er 21 siffer lang med modulus 11.

Ved registrering av bilag på tidligere perioder hender det at du får opp meldingen ”Linjens posteringsdato er sperret for føring”. Dette problemet løser du ved å midlertidig flytte den sperrede perioden.

Fra versjon 7.30 har du mulighet til å sette på "Dublett- og bruddkontroll" på bilagsnummer når du fører manuelle bilag.

Avslutningen av MVA-termin innebærer at det dannes en bunt som fører MVA-beløpene ut fra inngående og utgående momskontoer og inn på konto for fylkesskattesjefen. Da nullstilles tallene som ligger på MVA-oppgaven. I enkelte tilfeller foretas det korrigeringer av bilag med MVA som fører til at det blir endringer på en avsluttet MVA-termin. Det er ikke nødvendig å reversere den opprinnelige oppgjørsbunten på denne termin for å få med de siste endringen. Hvis perioden ikke er sperret for føring, korrigerer/fører du bilaget. Endringene vil komme frem når du oppfrisker mva-oppgaven på den oppgjorte termin. Kjør da ut ny mva-oppgave. Den vil inneholde KUN endringene. Avslutt deretter terminen. Ny oppgjørsbunt blir dannet og MVA-kontoene ført mot fylkesskattesjefen. Denne må da rapporteres inn som et tillegg til den ordinære oppgaven. Hvis perioden er sperret for føring oppheves denne under "Rutiner / Diverse regnskap / Periode-/årsavsluttning".

I Visma Global finnes det en hurtigfunksjon for å reversere og kopiere et bilag.

Endring av forfallsdato eller innvilgelse av betalingsutsettelse etter fakturering.

I Visma Global er det lagt inn støtte for automatisk oppdatering av valutakurser. Valutakursene blir hentet fra Norges Banks nettsider.

For å få kopiert råbalansen til Excel, skal man først lage den i Visma Global. Det kan gjøres på “Rapportering / Statis-Ticker”. Under “Rapporttype” velg “Regnskap”. Trykk på “Vedlikehold av rapportkolonner” og i nyåpnet vindu trykk på “ny rapport”. Kolonne 1 skal vise inngående balanse: skriv “IB” i tekst-feltet, Type → “Inng.saldo”, Periode-“Januar”, År-“Aktuelt år”. Alle felter med “pilen ned” er felter med ferdigdefinerte faste verdier man kan velge mellom. Kolonne 2 skal vise bevegelser i perioden: skriv(f.eks) “Bevegelser” i tekst feltet, Type-“Faktisk”, Periode-“Hittil i år”, År- “Aktuelt år”. Hvis du vil ha en råbalanse for en bestemt periode i året, f.eks per 31.08, anbefaler vi å IKKE definere det på “Vedlikehold av rapportkolonner”. Du kan enkelt definere til og med hvilken periode du ønsker å få råbalansen på venstre siden direkte på Statis-Ticker. Kolonne 3 viser utgående balanse: skriv “UB” i tekst-feltet, Type-“Utg.saldo”, Periode-“Hittil i år”, År-“Aktuelt år”. Trykk på Lagre-knappen. Du får opp et vindu, hvor du oppgir navnet på rapporten(evt. “Råbalanse”) og velger om den skal gjelde kun for den ene klienten eller skal være felles for alle klienter.   Lag rapport Nå kan du velge Rapporttype “Regnskap” Innhold i rapportkolonner “Råbalanse” Ønsket periode definerer du på Regn.år/periode Detaljnivå, for eksempel “Hovedbok”. Det er viktig å ha en forståelse for at i kolonner for “Bevegelse” og “UB” får man alltid tall fra januar og til og med den perioden som er definert på Regn.år/Periode, så lenge Hittil i år er valgt under periode på vedlikehold av rapportkolonner. Trykk på “Oppfrisk”-knappen i Global eller F5-knappen på tastaturet. For å kopiere rapporten til Excel, høyreklikk i tabellen og velg Kopier tabellinnhold til Excel.