Brukertips i Visma.net AutoInvoice

Skal du komme i gang med AutoInvoice, må du først registrere deg og ditt firma i AutoInvoice-portalen.

Her kommer en oversikt med nyttige linker for deg som ønsker å komme i gang med Visma.net AutoInvoice og fakturering av privatkunder. Ved å opprette ditt firma i Visma.net AutoInvoice kan du enkelt sende fakturaer elektronisk til dine privatkunder fra ditt Visma faktureringssystem.

Her kommer en oversikt med nyttige linker for deg som ønsker å komme i gang med Visma.net AutoInvoice. 

Hvorfor ikke overlate til AutoInvoice å foreta utsendingene av alle dine fakturaer? AutoInvoice kan også sende til de av dine kunder som ikke kan motta fakturaene elektronisk.

For å aktivere mottak i AutoInvoice må du logge deg inn i AI-portalen.    1) Klikk på Innstillinger oppe til høyre og deretter på “Motta fakturaer” i menyen til venstre. 2)  Klikk så på “Aktiver” på Inngående og PEPPOL-nettverk.     3) Her er det også mulighet for å aktivere Skanningskonto. Skanningskonto gjør at AutoInvoice skanner fakturaer for deg, slik at selv om avsender ikke sender EHF, vil de fortsatt mottas som EHF. Skulle dette være relevant klikker du på “Aktiver” og fører inn nødvendig informasjon. Deretter må du informere dine leverandører om at din nye fakturaadresse er ditt orgnummer@autoinvoice.no. Merk at det er høyere pris per mottatte faktura.   (Mer om scanningtjensten kan du lese her)   4) Oppdater siden. Hvis innmeldingen var suksessfull vil det se slik ut:  

Slik aktiverer du AutoInvoice for ett eller flere firmaer direkte i Visma Business.

Hvordan sjekke hvilket aksesspunkt som har registrert firmaet i ELMA? Mange av våre kunder spør om dette. Her er en oppskrift.

Her er oppskrift på hvordan man kommer i gang med å motta elektroniske fakturaer via Visma AutoInvoice (AI) og rett inn i Visma Document Center (VDC)

En elektronisk faktura er en faktura i form av en elektronisk fil som inneholder faktura-dataene i et strukturert format. Fakturaen produseres i avsenders fakturaløsning og kan leses direkte av mottagers programvare for håndtering av inngående fakturaer. Selve datafilen er ikke beregnet på å leses av det blotte øyet, så med en elektronisk faktura medfølger vanligvis også en metode for å kunne presentere dataene for en bruker. Dette gjøres vanligvis ved at man får et vedlegg til fakturaen, som er en visuell presentasjon i form av en fil i pdf eller Tiff-format. Alternativt benyttes en visningsmal til å presentere fakturaen.

Visma.net AutoInvoice er vår skytjeneste for formidling og prosessering av e-faktura, og krever derfor ingen lokal installasjon. Visma.net AutoInvoice har to hovedfunksjoner. For det første skal Visma.net AutoInvoice fungere som et elektronisk postkontor som formidler e-fakturaen mellom sender og mottaker.  For det andre skal Visma.net AutoInvoice sørge for at e-faktura filen blir formidlet i riktig format. Du kan logge deg på AutoInvoice via autoinvoice.visma.com for å registrere deg som bruker. Øvrig oppsett og bruk gjøres i din Visma løsning.

Hva trenger jeg?

Visma.net AutoInvoice er et aksesspunkt godkjent av DIFI/PEPPOL. Vi kan derfor levere fakturaen elektronisk til alle mottakere som er knyttet til andre offentlig godkjente aksesspunkter. Verifiser at din kunde er knyttet til et slikt aksesspunkt, og at din kunde er registrert i ELMA. Les mer her om hvordan sende elektroniske fakturaer.

PEPPOL eller Pan-European Public Procurement Online som er det fulle navnet, er en EU styrt organisasjon som tilrettelegger standarder for utveksling av elektroniske dokumenter. Det er standarder utarbeidet av PEPPOL norske myndigheter har basert den norske infrastrukturen på. DIFI i Norge var med å starte denne organisasjonen og er i dag en sterk aktør i PEPPOL. PEPPOL-nettverket er det nettverket som knytter alle meldingsformidlere sammen, slik at du kan sende en elektronisk faktura til en mottaker, uavhengig av hvilken meldingsformidler han bruker.

Du har kanskje kommet i gang med elektronisk faktura? Da er det viktig å informere leverandørene og kundene dine om elektronisk faktura. Vi har lagd epost-maler på norsk og engelsk som du kan sende til dine leverandører og kunder.

Alle som skal benytte Visma AutoInvoice for å sende og/eller motta eFaktura må registrere seg på nettstedet autoInvoice.visma.com. Registrering er gratis.

Slik merker man kunder i aktørtabellen i Visma Business for at de skal ha tilbud om eFaktura rett i nettbank.