Papirlaus Mamut

[Anonymous]

Dette året vil eg prøva å gjera regnskapsjobben meir papirlaus enn før. Lurer på om nokon har tips å gi meg på kva rutiner eg kan endra og kva ting det kan vera ein god ide å behalda på papir.

Eg har føreløpig ein einbruker lisens av Mamut installert på ein lokal PC.

[Henrik Horn · Accepted solution]

Hei igjen!

Angående de automatiske kopiene av Faktura og Posteringsjournal så kan du ikke velge målplassering eller navn. Dette setter systemet automatisk. Du kan enkelt finne de ved å gå til fil - databaseverktøy - gå til firmadatabasens dokument område inne i Mamut. Da åpnes utforsker og du finner posteringsjournaler under "Journals" og Fakturaer under "Orders".

Ja, det taes sikkerhetskopi av dokumentområdet dersom du tar en standard sikkerhetskopi. Ved bruk av avansert sikkerhetskopi kan man velge bort dokumentområdet. 

På spørsmål hvordan du kan unngå at mappen blir for full, er nok svaret at disse pdf kopiene er i utgangspunktet relativt små filer, og du bør nok ta vare på de. Så da bør du heller påse at du har nok lagringskapasitet på maskinen. Det skal være enormt med fakturaer og journaler før dette har noen reell innvirkning på en moderne maskins lagringskapasitet.

Det viktigste her er at du tar sikkerhetskopier, og flytter de ut av maskinene med jevne mellomrom. Alt for ofte hører vi om kunder som ikke har tatt vare på sikkerhetskopier utenfor maskinen og har opplevd brann, vannlekasje mm. Det finnes mange gode løsninger for å ta vare på filer på internett som er gratis, feks har både Google og Microsoft gode tjenester som egner seg til å bevare filer på internett.

mvh

Henrik - Visma Mamut

[Anonymous]

Takk for fyldig svar.

Eg tenkte i første omgang på innstilinger ein kan gjera i Mamut Programmet for å redusera papirutskrifter.

Eksempel: Faktura kopi og Posteringsjournal. Har sett opp ekstra eksport av fakturakopi som skjer automatisk ved fakturering, men finn ingen enkel måte å gi filnavn og sti til desse. Difor skriv eg ut ekstra PDF kopiar og har då mykje størrre kontroll.

Spørsmål: Vert det teke backup av i dokumnetområdet og korleis unngår eg at mappa blir for full ? Er også forvirra når det gjeld posteringsjournalane - kor havner dei og kan eg overstyra stien ? 

mvh

Kari Berge

[Henrik Horn · Accepted solution]

Hei Kari!

Ole Petter her har jo ett  forslag. Ønsker du ikke anskaffe Paperless som da er et tredjeparts produkt, kan du bruke lignende funksjoner i Mamut online for å håndtere og scanne alle innkommende papir og pdf fakturaer gjennom det som heter Visma Autoinvoice og få det bokført i din Mamut. Du kan lese denne supportartikkelen som beskriver hvordan det virker.

Når det gjelder utgående fakturaer kan også benytte elektronisk fakturering som kan sendes rett til mottakers økonomisystem for bedrifter eller rett til forbrukerkunders nettbank. Det kan redusere en del papirbruk. Se mer her for bedriftskunder og her for privatkunder

Nå vet ikke jeg hvordan du bruker Mamut - men du har andre muligheter for effektivisering og redusere papirbruk, feks inndragning av fordringer gjennom Visma Autocollect. Der har vi en video som beskriver hvordan det fungerer. Den kan du se her

Har du ansatte du kjører lønn for er en det gjerne slik at utlegg og reiseregninger skaper enormt med papirer om man ikke har system for det. Mamut er sømløst integrert med reiseregning og utleggsprogrammet Expense. Da vil de ansatte kunne ta bilder av kvittering på mobiltelefonen, laste opp i Expense og du får rett inn i din Mamut for håndtering i lønnsmodulen. Du slipper da å spare på masse papirer og ansatte slipper risikoen av å miste kvitteringer mm. Dette kan du lese mer om her 

Så her kommer det litt ann på hvordan du bruker systemet i dag hvilke funksjoner og rutiner som kan redusere på papirbruken.

mvh

Henrik - Visma Mamut

[Anonymous · Accepted solution]

Anbefaler Paperless for Mamut. Det er et frittstående program og litt mer å lære seg. Som regnskapsfører fungerer dette programmet ganske bra.