Hvordan administrere firma, brukere og kunder som regnskapsfører i Visma eAccounting Payroll?
Visma eAccounting Payroll ligger på Visma.net Plattformen og benytter da modulen Visma.net Admin for å håndtere og administrere bruker, firma og kunder.
Vi begynner med å beskrive noen begrep som er viktig for å forstå hvorda Visma Admin er bygget opp.
Kundeforhold
Kundeforhold er et konsept som beskriver den overordnede eieren av firmadatabasene og brukerne tilknyttet denne kunden. Kunden er også gjerne fakturamottaker og definert generelt som eier av abonnementet. En bruker kan ha tilgang til mange kundeforhold, gitt de har rollen “Customer administrator” for det kundeforholdet.
Det kan være lett å blande kundeforhold med firma. For eAccounting er dette forholdet alltid en til en. I Visma eAccounting Payroll derimot kan man ha flere firma under ett kundeforhold.
Firma
Firma er selve firmadatabasene som ligger under kundeforholdet. I de fleste tilfeller er dette forholdet en til en. Det er gjerne slik at kundeforholdet og firmaet er den samme juridiske enheten. I enkelte tilfeller vil det kunne ligge flere firma under et kundeforhold, men som regnskapsfører som bruker Payroll vil det normalt være kun ett firma under ett kundeforhold og det er slik vi anbefaler det. Merk at selv om en bruker har administratorrolle for et kundeforhold må de fortsatt ha riktige roller (tilgang) til selve firmaet.
Ved bruk av bestillingsveiviseren vil man få opprette ett kundeforhold, ett firma og tildeler automatisk rett tilgang til firmaet for brukeren lagt inn i veiviseren. Opprtettes et firma manuelt under et kundeforhold må alle tjenester aktiveres, og roller til firmaet delegeres til brukere manuelt.
Tjenester til et firma aktiveres enkelt dersom man ønsker å opprette et firma manuelt ved å sette status til “På”. Aktiver alle tjenester på selskapet man oppretter. Disse er bestemt av lisensen, der man eksempelvis i Smart versjonen har Expense, mens i Start har man ikke Expense.
Brukere og Roller
I oversikten over brukere ser du hvilke brukere er koblet til dette firmaet. Her ser man navn, e-post adresse koblet til brukeren og om kontoen er aktiv. En konto er aktivert når brukeren aktiverer kontoen sin via e-posten som sendes ut automatisk når en bruker legges til i listen, eller når man oppretter en ansatt i ansattregisteret og klikker knappen “Lag bruker”. Du ser i tillegg hvem som sist endret brukeren og når.
Å legge til brukere, og da i dette tilfellet gjerne andre fra byrået som skal jobbe med en kunde klikker vi “Legg til bruker” knappen.
Begynn med å fyll ut e-post. Dersom mailen eksisterer på Visma.net plattformen vil den automatisk fylle ut med informasjon. Dersom ikke legger du til navn, etternavn og språk.
Deretter må du gi brukeren tilgang. Du klikker i nedtrekksmenyen “Gi tilgang til….” og her kan du velge både Kundeforhold eller Firma. Det vises ved at det står enten (firma) eller (kunde) etter selskapsnavnet. På et Kundeforhold kan du delegere rollen “Company administrator” som da gir adgang til Admin for den brukeren på det kundeforholdet.
Videre er det disse rollene vi velger til en administrator som skal jobbe med lønn på et bestemt firma:
Approval
Absence Approver
Expense Approver
System Administrator
Timesheet Approver
Autopay
Autopay Administrator
Autoreport
Autoreport User
Calendar
Absence Administrator (Medium dersom man har Smart versjon)
Employees
Employee Management Administrator
Expense
Expense Company Administrator
HRM Analytics
User
Payroll
Visma.net Payroll Administrator
Visma.net Time
Time Administrator (Medium dersom man har Smart versjon)
Alle rollene beskrives i detalj ved å holde musepekeren over spørsmålstegnet ved siden av rollen i Admin.
Vanlig stilte spørsmål:
Jeg har satt opp en kunde via bestillingsveiviseren, men jeg ser den ikke inne i Payroll?
Kontroller om kunden har godkjent TOS (Avtalevilkårene). Dette ser du ved å gå til bestillingsveiviseren og ved å klikke oppe til høyre og velge “Mine bestillinger”. Her kan du se status på kunden. Er TOS godkjent? Vis ja så skal man kunne aktivere selskapet herfra. Dersom man ikke ser kunden i det hele tatt kan det være at man har satt opp en annen e-post adresse til byrået i oppstartsveiviseren enn den brukeren man bruker.
Hvordan legger jeg til en ny ansatt hos byrået som skal jobbe med et firma, men jeg vil ikke at de skal kunne endre brukere?
Gå til Visma Admin - søk opp kundeforholdet oppe til høyre og klikk brukere og roller. Klikk så legg til bruker og legg til den nye ansatte sin e-post. Deleger så roller på Firmanivå og ikke Kundenivå.
Kan jeg gi noen hos min klient tilgang til å kjøre lønn, feks en daglig leder?
Ja, når du registerer ansatte i ansattregisteret og klikker på knappen "lag bruker" vil denne brukeren finnes i Admin. Du kan nå velge den ansatte fra brukere i Admin, og under roller delegere roller med tilgang til Payroll og Employees.
... View more
.gif "VISMA"){kind=icon}
