Autoinvoice skicka fakturor

[Katrin Engvers]

Har sett ett problem i autoinvoice.,

Detta har vi fått förklarat för oss.

1. E-faktura

2. E-post

3. Brev.

Nu kommer förklaringen till problemet

27.06.2023 13:01	Skapad
27.06.2023 13:17	eFaktura skickad till INEXCHANGE

så här långt allt ok.

Nu till problemet

27.06.2023 13:48 Fel

Fakturan 106144 har stoppats hos mottagarens operator, felmeddelande: InvoiceNo 106144: The document cannot be handled because the recipient's account has been deactivated

Varför sänder då inte autoinvoice om fakturan enligt nr 2 direkt istället för att.

1. Kunden skall gå in i autoinvoice

2. ta fram den felaktiga fakturan

3. Välja sänd på nytt

4. Välja nu det som fungera ex. e-post.

Om systemet nu skulle vara så smart som det var sagt varför händer inget när systemet själv känner av det felaktiga direkt.  så vi slipper sitta och rätta ex 10 fakturor / dag för av att e-faktura systemet inte är korrekt.

Detta skulle avlasta  alla som sitter med kundreskontra enormt mycket för att vi istället skall sitta och rätta alla fel som uppstår manuellt. 

Återkommer igen till detta att vi som kunder skall välja själva hur fakturorna skall gå till kunder.

DVS de som vill ha

e-faktura vi gör ett aktivt val.

e-post vi gör ett aktivt val

brev vi gör ett aktivt val.

Tänk vad många fel som inte skulle uppstå pga av dessa  fel som kommer via autoinvoice hela tiden.

Vi som kunder är inte i er version av  att skicka fakturor 7.0 vi är i stadiet 2.0

Majoriteten av dessa fel är just det som jag visar ovan.

[Kristian Mårtensson]

Hej @Katrin Engvers !

Vi har tittat på den aktuella fakturan du rapporterade i denna posten och det var en felkonfiguration hos mottagarens operatör som gjorde att ni fick meddelande om detta. Vid fel så stannar fallback till e-post eller brev för att informera om att fakturan inte gick fram till mottagaren. Vi har fått bekräftat att felet är rättat av deras operatör, så i fortsättningen så fastnar inte fakturorna till denna mottagaren.

Angående att själv välja leveranssätt så gör man det på kunden (AR303000) i Visma.net ERP.

• Skriv ut fakturor
• Skicka fakturor per e-post
• Skicka fakturor till Autoinvoice

[Therese Schiller]

Hej @Kristian Mårtensson , 

Är det inte så att om man väljer epost där så går det inte via autoinvoice? Blir det inte mer manuell hantering då? Det ska väl kunna gå som epost via autoinvoice när inte efaktura fungerar? Eller har jag fel?

[Kristian Mårtensson]

Hej @Therese Schiller ,

Ja, man ska bara ha ett av alternativen markerat på kunderna och vi rekommenderar att skicka alla fakturor via Autoinvoice.

Har mottagaren gjort ett aktivt val att de vill ta emot e-fakturor så finns det registrerat i olika register som vi gör uppslag i när fakturan går via Autoinvoice. Kan inte mottagaren ta emot e-fakturor så skickar vi fakturan som e-post med fakturan bifogad som PDF och har vi ingen e-post på kunden så skickas fakturan som brev.

Har mottagaren aktivt valt att ta emot e-fakturor och det är något som är fel på fakturan eller något fel hos mottagaren som gör att fakturan inte kommer fram elektroniskt så informerar vi om vad som är fel och fakturan måste hanteras.

Ni kan då skicka om fakturan i Autoinvoice som e-post, eller som brev om ni inte har någon e-post adress eller fått fel på e-post adressen. Får ni fel på många fakturor så rapportera det till er partner så undersöker vi ert fall.

Får ni felet att fakturan har stoppats hos mottagarens operatör så rapportera det till er partner så undersöker vi vad som gått fel hos mottagaren.

[Katrin Engvers]

@Christian Sandell  @Kristian Mårtensson 

Det märks att ni inte fattar problemet.

Detta är något som händer dagligen hos oss.

1. vi måste ta bort organisationsnummer för att det inte ska bli e-fakturor.

Vilket inte är ett hållbart arbetssätt.

Nu ska jag ge er ett praktexempel på varför detta med autoinvoice inte funkar så som ni vill att det skal funka.

Kund A

De har först själva  haft alla  fakturor till sig på brev. Detta är ett urgammalt sätt som de jobbat med.

Nu har A:s person som jobbar med ekonomin gått i pension. Man har då valt att på företaget outsourca sin  ekonomihantering. Till Bolag C.

C lever i en helt annan värld och anmäler då företag A till att kunna ta emot fakturor via e-faktura. Mellan bolag A & C har det skrivit ett kontrakt på säg 5 år. C gör denna ändring redan efter 1 år. Under denna 5 års period byter man personal på Företag C. 

 Nu tycker  Företag A att det har blivit väldigt dyrt att ha detta utanför sitt egna företag, Man går tillbaka för at sköta sin ekonomiadministration själva igen.  På företag A har det nu kommit in en ny person som skickar ut ett brev till alla sina leverantörer att man vill ha  sina fakturor på mail. Detta gör att företag nu startar att skicka sina fakturor till detta bolag  via PDF. (e-post),   

Mellanföretag A och C  är det inge som säger till A att ni kan ta emot era fakturor via e-faktura för det tror man att någon annan har gjort. A vet ALLTSÅ INTE om att de finns i något register för e-faktura hantering.

Nu kommer företag B(leverantör) att gå över till visma.net. Deras parten säger använd autoinvoice så spar ni tid på  er fakturering.  B skickar iväg fakturor och ser att de inte får någon felleverans av fakturor alla har gått iväg detta säger ialla fall systemet.. Efter 35 dagar har företag A fortfarande inte betalat sin faktura. De får då en påminnelse från företag B om obetald faktura. Inte förrän nu uppmärksammas det att företags B faktura har hamnat i deras e-faktura inkorg som A inte har en aning om att de har. De säger att detta har vi inte . Vi vill ha våra fakturor på e-post.  B ser att det finns e-post på kunden.  Här måste man välja att

ALT 1. Ta bort organisationsnumret för att fortsätta skicka över autoinvoice. (ej hållbart då org.nummer används till så mycket mer)

ALT 2. bocka ur autoinvoice  och bocka i skicka med e-post. Vilket leder till ännu mer hantering av fakturorna.

Vilket av dessa 2 anser ni vara den bästa lösningen.

ALLTSÅ DETTA ÄR INTE HÅLLBART I LÄNGDEN 

HAR NI NU FÖRSTÅÄTT PROBLEMATIKEN. OCH VARFÖR VI AKTIVT VILL VÄLJA HUR FAKTUROR SKA SKICKAS.

TÄNK OM OCH GÖR RÄTT ISTÄLLET.

2.