Oude manager ziet nog een maand(?) lang declaratieaanvragen

[Provincie Gelderland]

Er komt een nieuwe manager, wordt opgevoerd in de organisatiestructuur, de vorige manager krijgt een einddatum.  In de declaratie app krijgt de oude manager nog geruime tijd (lijkt ongeveer een maand?) declaratieaanvragen ter goedkeuring.

Het enige wat ik kan verzinnen:

De declaratie is uit de periode van toen de oude manager nog actief was.

Maar... waarom? De oude manager heeft geen mandaat meer. Is dit een configuratie? We krijgen hier veel vragen over. Alvast bedankt voor reacties.

[Bastiaan Friederichs]

hi @Provincie Gelderland 

De werking in geval van wijzigingen in de organisatiestructuur (en ook de roltoewijzing in jullie voorbeeld) staat beschreven op pagina 27 van de handleiding.

Indien het dus langer dan 96 uur duurt, wil ik je vragen om een ticket aan te maken bij het ServiceCenter met meer details zodat we dit kunnen onderzoeken. (denk daarbij aan screenshots van concrete voorbeelden van de declaratie en de organisatiestructuur. Vaak is een CSV-export van de betreffende declaratie ook heel handig voor ons)

[Jeltje Bakker-Postma]

@Bastiaan Friederichs   goedemiddag Bastiaan,

Ik was even aan het zoeken op de community en kom hier terecht. We hebben namelijk het volgende:
Op de organisatorische eenheid DIR (met daarop maar 1 persoon de directeur) was geen rol geplaatst voor ene persoon die de declaraties ingediend via de app door deze directeur kan goedkeuren. Dit is zichtbaar bij declaratie beheren. De status beheerder staat namelijk op 'Declaratie toewijzen mislukt'. Nu heb ik vanmiddag op deze OE de juiste rol geplaatst en bij de persoon die deze rol heeft is dit ook al zichtbaar in autorisatiebeheer. Gaat dit nu ook 96 uur duren, zoals hierboven staat vermeld, voordat dit is bijgewerkt en de declaratie verder kan worden opgepakt? Ik hoop toch wel iets sneller.....

[Bastiaan Friederichs]

Goedemorgen @Jeltje Bakker-Postma, die situatie is niet geautomatiseerd.

Er zijn 2 situaties in feite;

1. De situatie waarbij er een "controleur" is toegewezen aan de declaratie, maar er een wijziging plaats vindt.
Bijvoorbeeld, een manager wordt vervangen door een andere manager.
Omdat er momenteel geen actief signaal vanuit de roltoewijzingen naar andere modules gaat (zoals Declaraties), vragen we periodiek de controleur op. (Dat doen we alleen als de betreffende declaratie 96 uur niet is aangepast)

2. De situatie die jij beschrijft; er is niemand in de betreffende rol aanwezig op de OE.
In dat geval moet er (handmatig) ingegrepen worden door de beheerder. Bijvoorbeeld door een roltoewijzing toe te voegen. Het zou voor onze module een inefficient werkwijze zijn om alle declaraties na x uur automatisch opnieuw toe te wijzen; dat heeft immers alleen zin als de beheerder het probleem heeft opgelost.

---

Je bepaalt nu dus zelf wanneer je de declaratie "opnieuw toewijst" door op de knop "Opnieuw proberen" te klikken.

Na de klik, wordt de betreffende declaratie in de status "Declaratie toewijzen" gezet, waarin we opnieuw opvragen wie de betreffende declaratie mag controleren. Deze status zal na een tijdje (eerder seconden dan minuten) wijzigen in de status "Wachten op goedkeuring".

[Jeltje Bakker-Postma]

@Bastiaan FriederichsGoedemorgen Bastiaan,
Dank voor je snelle antwoord. De rol die ik had gekozen was al wel toegevoegd aan deze declaratie. Maar ik kende niet de knop 'Opnieuw proberen'. Hoe gemakkelijk kan het zijn......
De status is nu weer Wachten op goedkeuring met een actie voor de juiste persoon. Nogmaals dank voor de snelle oplossing!

[Provincie Gelderland]

Bedankt voor je antwoord, ik maak wel een ticket aan.