Nieuwe gebruikers W&S

[Andrea Hulstein]

Hoi allen, even een inventarisatierondje:
Hoe is jullie werkproces m.b.t. het toevoegen van gebruikers (en de tegel) voor W&S?
Krijgt iedere medewerker toegang en de tegel, of pas op het moment dat men in een selectiecommissie zit?
En in dat laatste geval: Blijft deze tegel dan beschikbaar, of monitoren jullie een einddatum waarop die weer wordt uit gezet?

Ik hoor graag hoe jullie hiermee om gaan, alvast dankjewel!
Hartelijke groeten,
Andrea Hulstein
gemeenten Deventer, Olst-Wijhe, Raalte.

[SimoneK]

(nieuwe) managers, teamleiders, HR medewerkers, krijgen altijd toegang tot W&S voor de afdelingen waarbij zij betrokken zijn.

Als iemand met zo'n rol uit dienst gaat is één van de stappen in onze procedure "leidinggevende uit dienst" en "HR medewerker uit dienst" : het account in W&S deactiveren. De rechten en afdelingsrechten ontnemen (omdat de persoon anders in de keuzelijstjes blijft staan). Tegel uit zetten.

Verder wordt er inderdaad af en toe aan personen zonder bovenstaande rollen, toegang gegeven.
Hiervoor hebben we een periodieke controle ingebouwd. En dat is véél werk. Omdat er helaas geen koppeling tussen Beaufort / SelfService en W&S zit moet dit dus handmatig gebeuren.
Van elke W&S gebruiker opzoeken of hij nog een actief dienstverband heeft. Zo nee: tegel uitzetten, gebruiker deactiveren en rechten en afdelingsrechten ontnemen. 

Een jaar na uitdiensttreding verwijderen we de inactieve gebruikers.
Sollicitaties en kandidaatgegevens blijven immers max. 1 jaar bewaard, dus op die manier weten we zeker dat we geen groepsbeoordeling, opmerkingen en acties van gebruikers wissen.

Erg omslachtig dus en een koppeling tussen Beaufort en W&S zou heel welkom zijn.

[Marie-Louise de Regt]

Wij hebben een tot twee medewerkers gekoppeld aan een vacature. Deze mensen hebben de tegel W&S, er is een gebruiker voor ze aangemaakt en toegang op de vacature is ingeregeld. Dit heeft tot gevolg dat we heel veel gebruikers in W&S hebben en ik heb totaal geen idee voor wie de toegang nog relevant is. Dus ik ben ook wel benieuwd hoe anderen hiermee omgaan.

Ik denk dat een einddatum lastig is omdat je niet weet wanneer de vacature volledig gesloten gaat worden. En je kunt wel een einddatum in W&S bij de gebruiker zetten, maar niet bij de tegel in het toegangsbeheer.