Kennisbank Youforce Werving & Selectie (EasyCruit)

We krijgen regelmatig vragen over het automatisch verwijderen in Easycruit nu precies werkt. Wat is de impact op rapportages bijvoorbeeld? Er zijn in Easycruit 2 functionaliteiten die je ondersteunen bij het handhaven van de AVG door kandidaat gegevens te verwijderen; ieder met een eigen werking.    In bijgevoegd artikel staan beide functionaliteiten toegelicht ter verduidelijking.   De 2e functionaliteit, op basis van 2 termijnen, is onze advies oplossing. Het kan een organisatie keuze zijn om met de andere, 1e functionaliteit te werken.  Wij ten zeerste aan om in ieder geval 1 van beide functionaliteiten geactiveerd te hebben. 

Op donderdag 15 juni is het nieuwe kandidaten management volledig live gegaan (zie ook nieuws en release notes). Hierbij een gebruikershandleiding met nog eens alle functionaliteiten op een rij en waar je deze kunt vinden.

Nieuwe Groepsbeoordeling De afgelopen periode is hard gewerkt aan het ontwikkelen van een nieuwe groepsbeoordeling functionaliteit. Deze is nu voor jou beschikbaar. Met de groepsbeoordeling functionaliteit kan je interne en externe beoordelaars op een veilige manier toegang geven tot kandidaatgegevens, terwijl zij geen gebruiker in Werving & Selectie zijn.  Voordelen van de nieuwe groepsbeoordeling AVG proof Beveiliging op basis van 2 factor authenticatie Verbeterde look & feel Kandidaten inzichtelijk na beoordeling Flexibeler - tussentijds opslaan, toegang in te trekken Aandachtspunten voor gebruik Het gebruik van de 2 factor authenticatie, via Visma Connect. De gebruikers moeten de authenticator app hiervoor installeren bij hun eerste beoordeling. Hiervoor is een een instructie bijgevoegd, die je kunt delen met je organisatie. Na het activeren van de nieuwe Groepsbeoordeling functionaliteit heb je nog toegang tot de oude groepsbeoordeling. Ons advies is om openstaande beoordelingen voor bestaande vacatures in de oude groepsbeoordeling af te ronden en de nieuwe groepsbeoordeling gebruiken voor nieuwe vacatures. Het sollicitatieformulier moet mogelijk worden aangepast, als de motivatiebrief op dit moment via een extra vraag wordt uitgevraagd. De nieuwe groepsbeoordeling is alleen te gebruiken in het nieuwe candidate management, te gebruiken door vanuit de vacature het schuifje rechts bovenin op nieuwe versie te zetten. Gebruikers kunnen de nieuwe groepsbeoordeling alleen versturen als ze het volgende vinkje in hun profiel aan hebben staan: Mogelijkheid om het kandidaatprofiel aan te passen. Zonder dit vinkje heeft de gebruiker alleen leesrechten voor de binnengekomen beoordelingen. Met de nieuwe groepsbeoordeling hebben beoordelaars 2 weken de tijd om hun beoordeling af te ronden; deze periode wordt op korte termijn verlengd naar 4 weken door het development team. Activeren nieuwe groepsbeoordeling Dien een consultancy aanvraag Werving & Selectie in via het Serviceplein met onderwerp 'Groepsbeoordeling activeren'. Wij activeren de nieuwe functionaliteit dan kosteloos voor je. Via de aanvraag word je op de hoogte gehouden en ontvang je een werkinstructie.  Afhankelijk van de huidige inrichting van de sollicitatieformulier template(s) van jouw organisatie, dienen er aanpassingen te worden doorgevoerd met betrekking tot de motivatiebrief (CV database vraag of extra vraag). Deze staan beschreven in de werkinstructie. Wanneer je ondersteuning wenst van een consultant bij het doorvoeren van de aanpassingen in het sollicitatieformulier en advies wilt over de te hanteren werkwijze, geef dit dan aan in de consultancy aanvraag. Wij plannen vervolgens een consultancy afspraak in van 1 uur. Nadere informatie nodig? Bekijk de bijlagen.

Voor het informeren van de eigen organisatie, hierbij op verzoek de handout over de overgang naar het nieuwe kandidaat management. Schermprints zijn ook los bijgevoegd. 

In het nieuwe kandidaatmanagement kun je de documentviewer gebruiken om het CV en de motivatiebrief direct te tonen bij het openen van het kandidaat profiel.  Veel organisaties vragen de motivatiebrief al uit via een standaard vraag in plaats van via een extra vraag (dit vanwege de overstap al naar de nieuwe groepsbeoordeling destijds). Een aantal organisaties echter nog niet.    De instructietekst die destijds verstrekt is, gericht op het kunnen gebruiken van de documentviewer bij de nieuwe groepsbeoordeling, is ook in deze situatie van toepassing. Daarom hierbij als bijlage. Check of jullie organisatie hier al gebruik van maakt!       

Naar aanleiding van de releasemanagement webinar van 9 februari j.l. op verzoek hierbij meer informatie over de koppeling tussen Self Service en EasyCruit.   @Maurice Eppenga 

Veel organisaties geven hun gebruikers toegang tot EasyCruit via de Youforce tegel, op basis van Single Sign On (SSO). Nu kan het voorkomen dat dit voor een nieuwe gebruiker niet werkt. Bijgaand een checklist om te hanteren en te onderzoeken waar het probleem kan zitten. Komen jullie er niet uit met behulp van de checklist? Dan is het handig een call in te dienen bij onze service desk.    

Hier vind je informatie over de toepassing van de AVG in Werving en Selectie (Easycruit). Algemene informatie over de AVG Werving en Selectie (Easycruit) en de AVG Werving en Selectie (Easycruit) AVG Privacy Instellingen