Relatie toevoegen aan journaaltransactie

[Martijn Erkens]

Bij het boeken van reserveringen zouden wij graag een relatie toevoegen aan een journaaltransactie. In scherm GL301000 is de kolom Debiteur/Crediteur wel zichtbaar maar niet te gebruiken bij de keuze voor module Grootboek. Ik kan de logica begrijpen in het kader van subadministraties, maar voor kostenanalyses is dit voor ons niet wenselijk. Heeft iemand tips hoe we dit (anders) kunnen insteken? 

[Martijn Erkens · Accepted solution]

Ik zou denken dat hier efficiëntere oplossingsrichtingen voor te bedenken zijn dan het vullen van een dimensie voor de verplichting. Ik ga eens navraag doen bij mijn contactpersonen van Spend Cloud. Dank in ieder geval!

[Martijn Erkens]

Dank, Marvin. De boeking de FIO is ongetwijfeld de boeking van Facturen Onderweg waar we onze boeking nu ook op baseren. Weet jij of die wel de crediteur informatie meegeeft? Kan mij niet voorstellen dat die een boeking maakt in de module crediteuren, maar ook gewoon het grootboek gebruikt (waar geen geen relatie in toe te voegen is).

[Marvin vd Sprong]

Klopt. Dit is een normale journaalpost, dus altijd zonder crediteur. Deze neemt volgens mij wel subrekeningen mee, dus dat zou nog wel een denkrichting kunnen zijn. Dan zou dit een (extra) Visma.net dimensie zijn voor 'verplichting' oid. / of misschien wel gewoon de crediteurcode. Hij moet dan natuurlijk wel ook steeds zo gecodeerd worden bij ontvangst van de factuur in Spend Cloud. Dan heb je na de FIO boeking wel inzicht in de 'te ontvangen facturen' per crediteur of verplichting/contract. Maar dat krijg je misschien ook wel gewoon direct uit Spend Cloud?

[Martijn Erkens]

Het gaat inderdaad om het vastleggen van verplichtingen per crediteur. We hebben bijvoorbeeld al een order gedaan bij een relatie en de goederen/diensten ontvangen in de periode, waarvoor we in de maandafsluiting dan een reservering vormen (GRNI). Wij maken geen gebruik van de logistieke module van Visma, wel van de Spend Cloud. 

We maken nog geen gebruik van de optie voorlopig boeken van inkoopfacturen in combinatie met de Spend Cloud omdat verschillen zouden kunnen ontstaan als de codering in de Spend Cloud gedurende het proces van coderen tot exporteren wijzigt.

[Marvin vd Sprong]

Oke, duidelijk. Wanneer je de factuur ook daadwerkelijk al hebt ontvangen maar hij is nog. niet goedgekeurd dan is er naast 'Voorlopig boeken' ook een optie in Spend Cloud om de FIO (Facturen in omloop) via de API te laten boeken. Deze boekt zich automatisch weer tegen in de volgende periode. Wanneer het echt 'Te ontvangen inkoopfacturen is' en je geeft in Spend Cloud ook aan dat de goederen ontvangen zijn, dan zie ik maar 2 opties: 1. Rapport uit Spend Cloud gebruiken voor boeking 2. Overleg met Spend Cloud of ze dit wellicht kunnen realiseren in een uitbreiding van de koppeling

[Marvin vd Sprong]

Hallo Martijn,

Wanneer je het hebt over reserveringen in combinatie met relatie, bedoel je dan om budgetten / verplichtingen vast te leggen per crediteur? Wanneer dat het geval is: Je kan inderdaad geen deb/cred oproepen helaas, maar je kan wel een subrekening / segment inrichten hiervoor. Dan kun je de reservering en de werkelijke factuur op die segmentwaarde boeken. Ook te gebruiken in budgetten evt. Alternatief is de inkoopmodule gebruiken of externe tools zoals Spend Cloud (ProActive).

Of heb je een ander doel ermee?

Gr. Marvin