Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Projecten.   Gebruik van projectsjablonen, sjabloontaken en algemene taken Aanmaken en onderhouden van Rekeninggroepen Projectfacturering uitvoeren Declaraties verwerken Urenstaat aanmaken en invullen

In deze procedure wordt beschreven hoe je een urenstaat kunt invullen voor projectgerelateerde werkzaamheden. Context Er is een tweedaagse training georganiseerd voor de klant Accuraat BV. Onze medewerker moet voor deze training uren registreren, namelijk twee keer 8 uur. Het project "PR0115" omvat één projecttaak: "Training". Invoeren urenstaat Open het venster Urenstaat medewerker Klik + om een nieuwe urenstaat toe te voegen Een nieuwe urenstaat verschijnt automatisch met het eerstvolgende weeknummer en de ingelogde gebruiker als medewerker.  Vul de volgende gegevens in op het tabblad Samenvatting Uursoort: SU (standaard uren) Project: PR0115 Projecttaak: TRN - Training Do en Vrij: 08:00 Factureerbaar: Actief Omschrijving:  Tweedaagse training Kies Opslaan Je dient de urenstaat in via Acties/Indienen of door gebruik te maken van een goedkeuringsflow via de knop Approval  In de stamgegevens van het project zijn beide urenregels zichtbaar als activiteiten op het project, zoals in de volgende schermafbeelding te zien is. Tip: Bij herhaalde, gelijksoortige werkzaamheden kan met de knop Vorige urenstaat overnemen de urenregels van de vorige week worden gekopieerd.  

Eenvoudig regelmatig terugkerende transacties aanmaken in Visma.net

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Crediteuren.   Aanmaken en verwerken van een inkoopfactuur Afboeken van een reguliere inkoopfactuur Afboeken van inkoopfacturen van het type Debetcorrectie Inkoopfactuur corrigeren Inkoopfactuur verrekenen met een debetcorrectie Verwerken terugbetaling crediteur E-facturen ontvangen Betaaldatum, Vervaldatum en Kortingsdatum Configureren en goedkeuren van betaalopdrachten Toepassen van een G-rekening bij inkoopfacturen Aanpassen van de periode voor inkoopfacturen in batch IBAN-naam controle voor crediteuren 4-ogen principe voor bankrekening crediteuren Declaraties medewerkers verwerken Inkoopfactuur in meerdere termijnen betalen

Leveranciers bieden soms de optie om een factuur in meerdere termijnen te betalen. Visma.net ondersteunt dit door een betalingsvoorwaarde met meerdere afbetalingstermijnen te configureren. Configuratie van de Betalingsvoorwaarde Open het venster Betalingsvoorwaarden. Voeg een nieuwe voorwaarde toe: Geef deze een unieke code en omschrijving. Selecteer de optie Meerdere in het veld Soort afbetalingstermijn. Stel de gewenste parameters in, zoals Splits op procent in tabel met de bijbehorende termijnen. Klik op Opslaan. Inkoopfactuur met betaaltermijnen Open het venster Inkoopfacturen. Maak een nieuwe inkoopfactuur aan en selecteer daarbij de zojuist aangemaakte betalingsvoorwaarde. Kies Vrijgeven om de inkoopfactuur te verwerken. Na het toepassen van de betaaltermijnen gebeurt het volgende: De originele inkoopfactuur krijgt de status Gesloten. Voor elke termijn wordt een nieuwe inkoopfactuur aangemaakt, inclusief de corresponderende vervaldatum. De btw wordt op de originele factuur verwerkt. Instelling voor dubbele referentienummers Sinds kort is het mogelijk om deze werkwijze te hanteren bij gebruik van de optie Melding bij dubbele referentienummers in het venster Voorkeuren crediteuren. In deze configuratie krijgt het referentienummer van de originele factuur een opvolgend nummer. Bijvoorbeeld, als het referentienummer 123456 is, ontvangen de termijnfacturen de nummers 123456-1, 123456-2, etc.  

Een declaratie kan een of meerdere onkostenregistraties bevatten en wordt als geheel ingediend en/of naar Visma.net Approval gestuurd voor goedkeuring. Een declaratie is bijvoorbeeld een zakenreis waarin een medewerker diverse kosten wil declareren die ten behoeve van deze reis zijn gemaakt, zoals kosten voor restaurants, autohuur, treintickets, et cetera. Aanmaken declaratie Het aanmaken van een declaratie gaat als volgt: Open het venster Declaraties Kies + om een nieuwe declaratie toe te voegen Leg een datum vast (bijvoorbeeld de einddatum van de zakenreis) Leg een omschrijving vast Voeg per uitgave een regel toe en leg daar minimaal de volgende gegevens vast: Datum Onkostenartikel Omschrijving Bedrag Bijlage -> bonnetje Het project en de projecttaak (gebruik X wanneer de onkosten geen  betrekking hebben op een extern project) Kies Opslaan Afhankelijk van de interne processen bij jouw organisatie moet een declaratie worden ingediend of ter goedkeuring naar Approval worden gestuurd.   Tip: het is ook mogelijk de declaratie via de Visma 360 app aan te maken en direct alle bonnetjes als onkostenregistratie toe te voegen! Declaratie indienen Kies Acties/Indienen Declaratie naar Approval sturen Open Approval Kies Goedkeuren om de declaratie goed te keuren   Nadat de declaratie is ingediend en/of goedgekeurd moet deze vrijgegeven worden. Door het vrijgeven zal de declaratie geboekt worden als inkoopfactuur voor de betreffende medewerker. Open de betreffende declaratie Kies Acties/Vrijgeven Of geef meerdere declaraties in een keer vrij via het venster Declaraties vrijgeven Inkoopfactuur betalen Door het vrijgeven van de declaratie is een inkoopfactuur aangemaakt voor de betreffende medewerker. De status van deze inkoopfactuur is open en kan direct worden meegenomen in het reguliere betaalproces.  

Een rekeninggroep in Visma Net is een entiteit die je koppelt aan een of meerdere grootboekrekeningen. Deze koppeling zorgt voor de vertaling van financiele informatie naar projectgerelateerde informatie, waardoor een verbinding ontstaat tussen journaaltransacties en projecttransacties. Je kunt in Visma Net een onbeperkt aantal rekeninggroepen aanmaken.    Let op: Het koppelen van een grootboekrekening aan een rekeninggroep maakt het verplicht om een project toe te passen op elke transactie. Desgewenst kan project X worden gebruikt, indien er geen relatie is met een "werkelijk" project.  Aanmaken rekeninggroep Open het venster Rekeninggroepen. Kies + om een rekeninggroep toe te voegen Geef een code voor de rekeninggroep Bepaal het type voor de rekeninggroep (activa, passiva, kosten, opbrengsten, statistisch). Een rekeninggroep van het type Statistisch heeft geen relatie met een financiele transacties en bestaat daardoor enkel binnen de projectadministratie.  Geef een omschrijving aan de rekeninggroep Kies Opslaan en sluiten Koppelen grootboekrekening(en) aan de rekeninggroep. Open het venster Rekeninggroepen. Selecteer de gewenste rekeninggroep. Kies + om een rekening toe te voegen.  Selecteer in de kolom Rekening de gewenste grootboekrekening. Selecteer opslaan om de rekening toe te voegen aan de rekeninggroep. 

In deze procedure wordt de mogelijkheid beschreven voor een vierogen controle op bankrekeningen van crediteuren. Dit betekent dat voortaan altijd een tweede persoon de IBAN van een crediteur moet goedkeuren voordat betalingen kunnen worden uitgevoerd. Hoe activeer je het 4-ogen principe? Open het venster Functionaliteit in-/uitschakelen Kies de knop Aanpassen Markeer de optie Vierogenprincipe bankgegevens Kies de knop Inschakelen Hoe werkt het 4-ogen principe? Bij het vastleggen van een bankrekening (zowel voor bestaande als nieuwe crediteuren), wordt de bankrekening pas vrijgegeven voor betalingen wanneer een tweede persoon goedkeuring heeft gegeven. Deze controle wordt uitgevoerd aan de hand van de Audit trail, waarbij wordt gecontroleerd welke gebruiker de bankrekening heeft geregistreerd. De goedkeuring kan alleen worden gedaan door een andere gebruiker.  In het venster Betalingen verwerken wordt een melding weergegeven op alle facturen van crediteuren waarvan de bankrekening nog niet is goedgekeurd. Deze facturen zijn hierdoor uitgesloten van betaling. Hoe keur je bankrekeningen goed? Open het venster Bankrekeningen goedkeuren (crediteuren) Hier worden alle crediteuren weergegeven met een nieuwe of gewijzigde bankrekening TIP: Klik op het crediteurnummer om de stamgegevens van de crediteur te bekijken. Daarna kun je via de knop Opties/Audithistorie de wijzigingshistorie inzien. Markeer de crediteuren die goedgekeurd moeten worden Kies de knop Goedkeuren om de geselecteerde crediteuren goed te keuren (of kies Alle goedkeuren om de volledige lijst goed te keuren) Let op: In dit venster worden alle bankrekeningen weergegeven die goedgekeurd moeten worden. Als je niet gemachtigd bent om een bankrekening goed te keuren omdat jij verantwoordelijk was voor de wijziging, verschijnt er een waarschuwing en kun je de regel niet markeren.   Tip: aanvullende kolommen Er zijn twee extra kolommen beschikbaar die nuttig zijn voor het beoordelen van de IBAN: Laatst gewijzigd door: deze kolom vermeldt de medewerker die verantwoordelijk was voor de laatste wijziging van het IBAN. Voor goedkeuring van de wijziging is de tussenkomst van een andere medewerker vereist. Bestanden: Hier kun je de bijlagen van de crediteur bekijken. Het is nuttig om bijvoorbeeld de laatste inkoopnota als bijlage toe te voegen, waarop het gewijzigde IBAN zichtbaar is. Dit maakt het eenvoudiger voor de goedkeurder om te controleren of het ingevoerde IBAN correct is. Deze kolommen kunnen eenvoudig worden toevoegen in het venster via de knop Configurate kolommen. Tip: IBAN-naam controle Vergroot de zekerheid bij het gebruik van het juiste IBAN door de 4-ogen controle uit te breiden met een IBAN-naam controle volgens deze procedure.  

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Logistics. Voorraad Voorraadherwaardering uitvoeren Verkoop Verwerken van een retournering met een creditorder (RC) 

Deze procedure beschrijft de stappen om een retournering met creditering voor de geretourneerde artikelen te verwerken. Dit bestaat uit twee onderdelen: Aanmaken en verwerken van de creditorder Afletteren van de creditnota en de originele verkoopfactuur. In deze procedure wordt er vanuit gegaan dat de originele verkooporder reeds verwerkt en gefactureerd is. 1. Aanmaken en verwerken van de creditorder Aanmaken verkooporder (type RC) Open het venster verkooporders Voeg een nieuwe verkooporder toe en selecteer de ordersoort RC Selecteer de betreffende debiteur Voeg de originele factuur toe via de knop Factuur toevoegen Voer het retouraantal in bij de kolom Aantal. Sla de verkooporder op.  Verwerking van Retourontvangst: Selecteer de actie Ontvangst aanmaken vanuit de verkooporder Een verzending met de bewerking Ontvangst wordt aangemaakt Kies het magazijn waar de retour is ontvangen Voer het retouraantal in bij Verzonden aantal Sla de verzending op en bevestig deze via Acties/Verzending bevestigen. Aanmaken en verwerken creditnota: Kies vanuit de verzending (ontvangst) Acties/Factuur voorbereiden. Er wordt een verkoopfactuur van het type Creditnota aangemaakt. Geef de creditnota vrij via Acties/Vrijgeven. 2. Afletteren creditnota en factuur Open het venster Verkoopfacturen Open de aangemaakte creditnota Kies Acties/Betaling aanmaken. Een debiteurbetaling van het type Creditnota wordt aangemaakt. Voeg een regel toe in het tabblad Te koppelen facturen In het veld soort, selecteer Verkoopfactuur Voer het factuurnummer in van de originele factuur bij het veld Referentienr Kies Vrijgeven om de betaling te verwerken.  

De IBAN-naamcontrole maakt het mogelijk om de overeenkomst van IBANs en bedrijfsnaam van crediteuren te verifiëren voor extra zekerheid. Tijdens de controle wordt weergegeven of de naam van de rekeninghouder volledig, gedeeltelijk of helemaal niet overeenkomt met de naam van de crediteur. Dit helpt om de juistheid van een IBAN te verifiëren en biedt meer zekerheid dat de rekening toebehoort aan de opgegeven crediteur. Hoe kun je de IBAN-naam controle gebruiken? 1. Gebruiksvoorwaarden accepteren en kenmerk selecteren Om de IBAN-naamcontrole te kunnen gebruiken, dient een gebruiker met de rol Financial Administrator eerst de voorwaarden voor de kosten en de algemene voorwaarden van SurePay te accepteren. Open de adresextensie (vanuit Debiteuren of Crediteuren via de knop Acties/Gegevens aanvullen en controleren) Klik op het tandwiel Markeer de optie om akkoord te gaan met kosten en algemene voorwaarden Let op: selecteer een eigen kenmerk om de uitvoeringsdatum van de IBAN-naamcontrole bij een crediteur op te slaan, zodat je achteraf kunt zien wanneer de IBAN-validatie was uitgevoerd. Alleen kenmerken van het type Datum/tijd zijn hiervoor geschikt.  2. IBAN-naamcontrole uitvoeren Open het venster Crediteuren Open een crediteur waarvoor het IBAN gecontroleerd moet worden Kies Acties/Gegevens aanvullen en controleren Klik op het bedrijf om naar de volgende pagina te gaan De ingevulde IBAN van de crediteur wordt hier getoond of kan hier worden ingevoerd Klik op de validatieknop naast het IBAN om de controle uit te voeren In het validatieresultaat is zichtbaar of de naam van de rekeninghouder overeenkomt met de bedrijfsnaam van de crediteur Kies om de validatie te accepteren of af te wijzen Kies Toepassen; indien de validatie was geaccepteerd zal de huidige datum opgeslagen worden in het opgegeven kenmerk (in de voorkeuren).   In het validatieresultaat worden zowel de bedrijfsnaam als de naam van de rekeninghouder weergegeven.    

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Bank-/kas.   Inlezen van bankafschriften via een bestand (CAMT/MT940) Afschriftregels verwerken voor een onbekende relatie Meerdere nulregels verbergen bij afschriftregels verwerken Afschriften opnieuw downloaden bij ontbrekende afschriften Bankkoppeling wijzigen  Terugbetaling crediteuren verwerken (zonder gekoppeld document) Terugbetaling debiteuren verwerken (zonder gekoppeld document) SEPA batch automatisch herkennen in afschriftregels Corrigeren van een verkeerd verwerkte afschriftregel  Herkenning verkoopfactuurnummers optimaliseren Herkenning inkoopfactuurnummers optimaliseren SEPA voor een buitenlandse bank

Visma Net biedt de mogelijkheid om betalingen te genereren in het algemene SEPA-formaat. Deze kan gebruikt worden voor het aanmaken van betaalbestanden voor buitenlandse banken waarmee geen officiële bankkoppeling in Autopay bestaat. Aanmaken van een bankkoppeling voor buitenlandse banken Volg de onderstaande stappen om een bankkoppeling aan te maken voor een buitenlandse bank: In Autopay Open Autopay. Ga naar het onderdeel Administratie. Selecteer Nieuwe bankkoppeling. Kies het gewenste Land (bijvoorbeeld Verenigd Koninkrijk). Selecteer de methode Handmatig bankbestand. Klik op Volgende. Vul de benodigde rekeninginformatie in. Klik op Volgende. Geef indien nodig het aantal goedkeurders op. Klik driemaal op Volgende. Kies Afsluiten. In Visma Net Financials  Maak een nieuwe bank-/kasrekening aan. Vul het IBAN van de zojuist aangemaakte bankkoppeling in. Controleer of de melding Autopay actief verschijnt.

Onderstaand is een overzicht te vinden van alle beschikbare procedurepagina's voor Visma Net. Deze pagina's bieden gedetailleerde instructies en ondersteuning voor belangrijke processen binnen Visma Net.   Algemeen Procedures Algemeen Financials Procedures Grootboek Procedures Debiteuren Procedures Crediteuren Procedures Bank/Kas Procedures Vaste activa Procedures Transitoria Procedures Btw Procedures Valuta Project accounting Procedures Projecten Logistics Procedures Logistics

Voorraadherwaardering is het proces waarbij de waarde van de bestaande voorraad in de financiële administratie wordt aangepast. Dit proces wordt voornamelijk toegepast wanneer gebruik wordt gemaakt van de methode Vaste verrekenprijs (VVP). Bij deze methode wordt een standaardprijs gehanteerd voor de waardering van de voorraad. Wanneer de werkelijke inkoopprijzen of andere kosten significant afwijken van deze vaste verrekenprijs, is het noodzakelijk om een herwaardering uit te voeren. Dit zorgt voor een meer actueel beeld van de werkelijke voorraadwaarde. In deze procedure worden de stappen besproken om de voorraadherwaardering op de juiste manier uit te voeren voor artikelen met de waarderingsmethode Vaste verrekenprijs (zie afbeelding).  Stap 1: Aanpassen vaste verrekenprijs Open het venster Voorraadartikelen Open de stamgegevens van het te herwaarderen artikel Vul op de tab Prijs-/kosteninformatie de nieuwe kostprijs in bij het veld Voorstel kostprijs Geef een ingangsdatum op in het veld Voorstel datum kostprijs  Stap 2: Uitvoeren herwaardering Open het venster Vaste verrekenprijs bijwerken Markeer het artikel of de artikelen waarvoor de herwaardering moet worden uitgevoerd. (Let op: de herwaardering wordt per magazijn uitgevoerd) Kies Verwerken De aanwezige voorraad wordt nu gewaardeerd tegen de nieuwe kostprijs   Tip:  Het rapport Voorbeeld wijziging VVP kan worden geraadpleegd bij het uitvoeren van de wijziging. Dit rapport toont welke correctie er op de voorraadwaarde zal worden toegepast.  

Inleiding tot Smart Replenishment In deze procedure worden de stappen beschreven voor het instellen van Smart Replenishment in Visma Net. Een innovatieve oplossing die is ontworpen om de bevoorrading te optimaliseren en te vereenvoudigen. Smart Replenishment maakt gebruik van geavanceerde algoritmen en analysemethoden die helpen bij het nauwkeurig bepalen van de optimale bestelgrootte en  het juiste moment van bestelling. We bieden deze functionaliteit voorlopig kosteloos aan alle klanten die met Visma Net Logistics werken, zodat we ervaring kunnen opdoen en ontvangen graag jullie feedback. Wij adviseren om deze functionaliteit voor een beperkt aantal artikelen in te schakelen en het besteladvies zorgvuldig te controleren. Een verkoophistorie van minstens 1 jaar wordt aanbevolen voor een betrouwbaar advies    De procedure hieronder beschrijft de stappen voor het activeren en configureren van voorraadartikelen om Smart Replenishment te gebruiken.   Let op: Smart replenishment wordt (nog) niet ondersteund voor artikelen van het type Stuklijst. Functionaliteit inschakelen Open het venster Functionaliteit in-/uitschakelen Kies Aanpassen Markeer de optie Smart replenishment Kies Inschakelen Voorraadartikelen instellen Voor de voorraadartikelen moeten een aantal instellingen worden geconfigureerd om Smart Replenishment mogelijk te maken. Open het venster Voorraadartikelen Selecteer het gewenste artikel en open de stamgegevens Standaardleverancier instellen Klik op het tabblad Crediteurkaart Voeg een nieuwe regel toe (als er nog geen crediteuren zijn gekoppeld) Markeer de kolom Standaard voor de standaardleverancier van dit artikel Leg voor deze leverancier de doorlooptijd vast Klik op Opslaan. Bevoorrading instellen: Klik op het tabblad Bevoorrading Voeg een nieuwe regel toe als deze nog niet bestaat.  Stel de volgende velden in: Bevoorradingstype: Inkoop Seizoensgebondenheid: Geen seizoen. Bron: Inkoop Methode: Smart replenishment. Servicelevel: 84 (kan naar wens worden aangepast) Klik op Opslaan. Levertijd leverancier instellen Open het venster Crediteuren Selecteer de betreffende crediteur en open de stamgegevens Klik op het tabblad Inkoopinstellingen Voer in het veld Levertijd (dgn) de standaard levertijd voor deze leverancier in. De totale levertijd is de optelling van Levertijd leverancier + Doorlooptijd artikel. Controleer status Smart Replenishment Het berekenen van de vraagvoorspelling en besteladviezen is een proces dat op de achtergrond wordt uitgevoerd. Om te controleren of dit achtergrondproces is voltooid kunnen onderstaande stappen worden gevolgd. Open het venster Overzicht Smart Replenishment Selecteer het gewenste magazijn Controleer of de status van alle artikelen op Compleet staat Gebruik eventueel de knop Verversen om de informatie bij te werken Bevoorrading met Smart Replenishment Open het venster Bevoorrading voorbereiden. Selecteer het juiste magazijn. Markeer de optie Alleen Smart Replenishment. Klik op Voorbereiden. Alle artikelen met een verbeterde suggestie voor het aantal te bestellen en het bestelniveau worden aangeduid met een uitroepteken. Klik op Gegevens om meer informatie te krijgen over Smart Replenishment. Gebruik het 'Info'-pictogram om meer te weten te komen over de verschillende termen. Klik na het selecteren van de betreffende artikelen op Verwerken om de bestellingen door te sturen naar het inkoopproces. Volg daarna de geldende procedure voor het aanmaken en verwerken van de inkooporders.   Video In de video hieronder worden de stappen nog eens overzichtelijk gepresenteerd:

Verwerk inkoopfacturen sneller met e-facturen Je kunt inkoopfacturen vele malen sneller en efficiënter verwerken als je deze als e-factuur ontvangt. Een e-factuur heeft als voordelen o.a minder kosten, meer automatiseringsmogelijkheden en een snellere en veiligere verwerking via het beveiligde Peppol netwerk.   Eerder hebben wij je al verteld hoe je facturen van PostNL en MKB Brandstof sneller kunt verwerken in de administratie door de facturen als e-factuur te ontvangen.   Maar wat nou als je nog andere leveranciers hebt waarvan je de facturen ook graag sneller zou willen verwerken?   Sindskort is in AutoInvoice, de e-facturatie software van Visma, een extra service beschikbaar gekomen die het mogelijk maakt om inzicht te krijgen in de leveranciers die e-facturen kunnen sturen. Dit wordt gedaan op basis van de facturen die worden ingestuurd naar de scanservice van AutoInvoice (basis of premium) . Deze service is nu ook beschikbaar voor Visma.net klanten.   Hoe werkt het? Op basis van de PDF facturen die je naar één van de scan services hebt gestuurd ontvangt je een overzicht per e-mail. In dit overzicht staan de leveranciers die in de afgelopen 6 maanden ook al een e-factuur naar een andere ontvanger binnen het netwerk van Visma hebben gestuurd.   Zo weet je dus dat er een grote kans is dat deze leveranciers ook jou een e-factuur kunnen sturen en kun je contact met deze leveranciers opnemen. Stappen om de service te activeren Open vanuit Visma.net Home de AutoInvoice service door op het AutoInvoice icoon te klikken     Selecteer het juiste bedrijf (indien u rechten heeft op meer bedrijven) Kies voor Instellingen>Extra services>Ontvang elektronische facturen van leveranciers (1 en 2) Stel de frequentie in (3) en geef het email adres op waar het rapport naar toe gestuurd dient te worden (4). Het is mogelijk om meerdere email adressen vast te leggen. Kies hierna voor Opslaan.   Indien er leveranciers gevonden worden, die jou ook een elektronische factuur kunnen sturen, zal je hiervan onderstaande melding per email ontvangen.        Meer informatie Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice

Deze procedure beschrijft de stappen voor projectfacturering en bevat een aanvulling over hoe meerdere projecten in één keer kunnen worden gefactureerd. Projectfacturering kan op twee manieren worden uitgevoerd: Proforma-factuur Directe verkoopfactuur Per project kan op het tabblad Samengevat worden gekozen welke methode wordt toegepast.  1. Proforma-factuur Als je de facturen voor een project met de klant moet afstemmen, gebruik je een proforma -factuur. Dit conceptdocument kan worden aangepast zonder de subadministratie Debiteuren te beinvloeden. De proforma-factuur kan meerdere keren naar de klant worden gestuurd totdat overeenstemming is bereikt, waarna deze kan worden omgezet in een verkoopfactuur. Open het venster Projecten Selecteer het te factureren project en open de stamgegevens Kies Projectfacturering uitvoeren Het venster Proforma-facturen opent automatisch. Afhankelijk van de factreringsmethode verschijnen regels onder de tabbladen Facturatie voortgang en/of Uren en Materiaal. HetTe factureren bedrag kan op beide tabbladen worden aangepast. Voor het tabblad Uren en Materiaal kan zijn er twee opties (kolom Status): Restant blokkeren; het verschil (gefactureerd bedrag - bedrag te facturen) wordt de volgende keer opnieuw aangeboden voor faturatie Restant annuleren; het verschil (gefactureerd bedrag - bedrag te facturen) wordt geannuleerd Vervolgens kan de proforma-factuur worden afgedrukt of gemaild: Kies Rapporten/Proforma-factuur afdrukken voor het afdrukken van de conceptfactuur Kies Acties/Proforma-factuur e-mailen om de conceptfactuur per e-mail naar de klant te versturen Na akkoord van de conceptfactuur schakel je de optie Blokkeren uit en klik op Vrijgeven om de definitieve verkoopfactuur aan te maken. De proforma-factuur krijgt dan de status Gesloten.  2. Directe verkoopfactuur Voor projecten waar geen verdere afstemming en aanpassing nodig is, kan direct een verkoopfactuur worden aangemaakt.  Open het venster Projecten Selecteer het te factureren project en open de stamgegevens Kies Projectfacturering uitvoeren Het venster Verkoopfacturen opent automatisch. De verkoopfactuur kan nog worden aangepast, maar uitstel van een restantbedrag zoals bij een proforma-factuur is niet mogelijk.  Kies Vrijgeven om de factuur definitief te maken Batchverwerking van Projectfacturering Wanneer je meerdere projecten tegelijk wilt factureren, kun je als volgt te werk gaan: Open het venster Projectfacturering uitvoeren Kies in het veld Factuurdatum de gewenste factuurdatum Gebruik indien nodig een filter op Debiteur, Debiteurrype of Projectsajabloon Markeer de projecten waarvoor de facturering moet worden uitgevoerd Kies Verwerken om de gemarkeerde projecten te factureren, of kies Alle verwerken om alle projecten binnen het filter te factureren

Het proces van het maken van projecten kan worden versneld door gebruik te maken van project- en taaksjablonen. Dit maakt het mogelijk om projecten die op elkaar lijken, met vergelijkbare taken, efficiënt aan te maken. Diverse sjablonen kunnen worden gemaakt naar behoefte, met standaardparameters voor verschillende soorten projecten en taken. Deze procedure beschrijft hoe je projectsjablonen en algemene taken configureert, een nieuw project maakt op basis van een sjabloon, en een sjabloon maakt op basis van een bestaand project. Aanmaken sjabloon op basis van bestaand project Voor toekomstige projecten die veel overeenkomsten vertonen met een bestaand project kan een projectsjabloon worden gemaakt: Open het venster Projecten Selecteer het gewenste project en open de stamgegevens Kies Acties/Sjabloon aanmaken Geef een code voor het nieuwe sjabloon en kies Ok Pas de eigenschappen van het sjabloon naar wens aan; voeg nieuwe taken toe of verwijder taken Kies Opslaan en sluiten Het is ook mogelijk een sjabloon van nul af aan te maken vanuit het venster Projectsjablonen.    Let op: Projectsjablonen zijn bedoeld om standaardwaarden te bepalen voor projecten die gebaseerd zijn op het sjabloon, en niet om projecten te groeperen of classificeren. Sjabloon projecttaken Een projectsjabloon kan projecttaken bevatten die bedoeld zijn als sjablonen voor taken die kunnen worden toegevoegd aan projecten op basis van hetzelfde sjabloon. Deze sjabloontaken kunnen worden toegevoegd via het venster Sjabloon projecttaken. Bij het maken van een nieuwe sjabloontaak kan worden aangegeven of deze automatisch wordt opgenomen in nieuwe projecten die op dit sjabloon zijn gebaseerd. Anders kunnen sjabloontaken optioneel worden toegevoegd via de knop Algemene taken toevoegen. Algemene projecttaken Algemene taken zijn ook sjablonen van taken, maar zijn niet gekoppeld aan een specifiek sjabloon. Deze kunnen aan zowel nieuwe als bestaande projecten worden toegevoegd, ongeacht het gebruikte sjabloon. Algemene taken worden aangemaakt via het venster Algemene Taken en kunnen worden toegevoegd aan een project via de knop Algemene taken toevoegen.  Aanmaken project op basis van sjabloon Volg deze stappen om een project te maken op basis van een sjabloon: Open het venster Projecten Klik + om een nieuw project toe te voegen Vul een waarde in het veld Project (of gebruik automatisch nummering) Selecteer optioneel een debiteur Selecteer het gewenste projectsjabloon. Direct na de selectie worden alle relevante velden gevuld, inclusief taken en budgetregels.  Voeg een omschrijving toe voor dit project Voeg eventueel nog taken toe met de knop Algemene taken toevoegen Kies Opslaan  

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Grootboek.   Een memoriaalboeking verwerking Journaaltransacties corrigeren Budgetten invoeren en vrijgeven Nieuw boekjaar aanmaken  Perioden blokkeren Journaaltransacties afletteren Wijzigen van de rekeningsoort Journaaltransacties categoriseren Journaaltransacties met Btw verwerken Niet-gejournaliseerde transacties Periodieke transacties gebruiken