Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel OneStop Reporting.   Een rapport maken in 7 minuten Werken met labels Wijzigen omgevingsniveau (Start, Smart, Compleet) Gebruikers toevoegen/verwijderen

Onderstaand is een overzicht te vinden van alle beschikbare procedurepagina's voor Visma Net. Deze pagina's bieden gedetailleerde instructies en ondersteuning voor belangrijke processen binnen Visma Net.   Algemeen Procedures Algemeen Financials Procedures Grootboek Procedures Debiteuren Procedures Crediteuren Procedures Bank/Kas Procedures Vaste activa Procedures Transitoria Procedures Btw Procedures Valuta Project accounting Procedures Projecten Logistics Procedures Logistics OneStop Reporting Procedures OneStop Reporting

Met labels is het mogelijk om specifieke rapporten te distribueren naar specifieke gebruikers. Labels worden gekoppeld aan rapporten en rollen. Welke rapporten je kunt openen, hangt af van de rollen die gekoppeld zijn aan jouw gebruikersnaam. Om gebruik te kunnen maken van labels moet de functionaliteit eerst worden geactiveerd.  Labels activeren Alleen beheerders op het hoogste (klant)niveau kunnen deze instelling bewerken.   Ga naar het onderdeel Beheer Selecteer het hoogste niveau in de organisatiestructuur. Kies het tabblad Klantinstellingen Klik op het potloodje om te bewerken. Markeer de optie Gebruik labels om rapporten te filteren. Wanneer er geen labels aan rapporten zijn gekoppeld en/of gebruikers geen gekoppelde rollen hebben, zullen rapporten niet zichtbaar zijn nadat deze instelling is gemarkeerd.  Let op: alleen rapporten die zijn gedistribueerd via het onderdeel Verspreiding kunnen via labels worden gedeeld met andere gebruikers. Labels koppelen aan rapporten Ga naar het onderdeel Rapportage of Distributie. Klik op ... voor een rapportage. Selecteer Bekijk details. Klik het potloodje  Selecteer de gewenste labels Kies Opslaan Let op: alleen beheerders kunnen labels toevoegen aan rapporten. De beheerder moet een beheerder zijn op hetzelfde of een hoger niveau dan het niveau waarop het rapport wordt gedistribueerd. Labels koppelen aan rollen Ga naar het onderdeel Beheer Selecteer het hoogste niveau in de organisatiestructuur Kies het tabblad Rollen Klik op de rol waar labels gekoppeld moeten worden Klik op het potloodje bij Labels Selecteer de gewenste labels, of gebruik het schuifje om standaard alle labels in deze rol op te nemen.     

Soms is het nodig om uw consultant of een supportmedewerker tijdelijk mee te laten kijken in uw administratie in Visma.net ERP. In de bijlage leest u hoe u zowel uw consultant als een supportmedewerker (tijdelijk) toegang kunt geven tot uw administratie.

Een gebruiker in Visma.net kan worden toegewezen aan een of meerdere rollen. Dit toewijzen van rollen kan gedaan worden in het onderdeel Visma.net Admin.   Maar wat betekenen de verschillende rollen die aan een gebruiker toegewezen kunnen worden?   In de Visma Academy is een beschrijving beschikbaar van alle rollen in Visma.net Admin. Deze beschrijving is te vinden in de training Visma.net Financials Instructievideo's.   Om het voor de accountant makkelijker te maken het overzicht te kunnen downloaden is er daarnaast ook nog een PDF met de beschrijvingen bij dit bericht gevoegd.  

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Vaste activa.   Aanmaken activum via inkoop Handmatig aanmaken activum Afschrijvingen verwerken Kostprijs activum achteraf aanpassen door aflettering Afletteren transacties niet gerelateerd aan een activum Activum afvoeren/desinvesteren Afschrijvingen tijdelijk onderbreken  

In deze procedure leer je hoe je handmatig een nieuw activum kunt aanmaken en deze achteraf kunt afletteren met de aankoop. Dit is nuttig in situaties waarbij de inkoopfactuur nog niet is ontvangen of wanneer er meerdere transacties voor de aankoop zijn geweest. Stap 1: Activum handmatig aanmaken Open het venster Vaste activa Geef een omschrijving voor het activum Vul de volgende informatie in: Activumtype Levensduur (indien afwijkend van de standaard levensduur) Aanschafdatum Datum ingebruikneming Originele aanschafkosten Afdeling Kies Opslaan; Het systeem maakt nu een inkooptransactie aan (zie tabblad Transactiehistorie) Controleer de informatie op het tabblad Saldo. De afschrijvingsmethode en berekening gemiddelde zijn overgenomen vanuit het activumtype. Het veld Afschrijvingen vanaf periode is berekend op basis van de datum ingebruikname. Desgewenst kan deze datum worden aangepast via het veld Afschrijvingen vanaf.  Demarkeer de optie Blokkeren op het tabblad Algemene informatie Let op: afhankelijk van de voorkeuren vaste activa, wordt de inkooptransactie automatisch vrijgegeven. Indien dit niet het geval is, kan de inkooptransactie handmatig worden vrijgegeven via het venster Transacties vaste activa vrijgeven Stap 2: Afletteren van het aangemaakte activum Ga naar het tabblad Aflettering van het zojuist aangemaakte activum Selecteer de juiste grootboekrekening in het veld Rekening. Dit betreft de grootboekrekening waarop de aankooptransactie(s) zijn geregistreerd Markeer de regel(s) die betrekking hebben op de aankoop van dit activum Klik de knop Verwerken Kies Opslaan om de afletteringstransacties te verwerken (zie tabblad Transactiehistorie) . Let op: afhankelijk van de voorkeuren vaste activa, wordt de afletteringstransactie automatisch vrijgegeven. Indien dit niet het geval is, kan de afletteringstransactie handmatig worden vrijgegeven via het venster Transacties vaste activa vrijgeven Controleer het veld Niet-afgeletterd bedrag op het tabblad Aflettering Dit bedrag dient nu 0,00 te zijn; het volledige bedrag van het activum is afgeletterd.   

Om optimaal gebruik te maken van de integratiemogelijkheden van Visma.net, kan het nodig zijn bepaalde IP-adressen te whitelisten. Dit is vooral relevant bij het gebruik van (s)ftp-koppelingen. Hierdoor sta je specifieke verbindingen tussen systemen toe en verbeter je de beveiliging van je systeem. In het geval van Visma.net ERP gaat het om de volgende IP-adressen:   20.229.18.193 98.71.163.232  

Visma Net biedt sinds kort de mogelijkheid om te integreren met Office365 voor het verzenden van e-mails via oAuth2. In deze procedure beschrijven we de stappen die nodig zijn om een integratie met Office365 via oAuth2 te implementeren. We raden aan om deze stappen door de beheerder van de Office365-omgeving te laten uitvoeren. Applicatie registreren In het Microsoft Azure Portaal, registreer een applicatie voor het mailen vanuit Visma Net. In het Microsoft Azure Portaal, voltooi de stappen om een clientgeheim voor de applicatie te genereren. In het Microsoft Azure Portal, voltooi de stappen voor het verlenen van gedelegeerde machtigingen aan de applicatie: Selecteer API machtigingen > Een machtiging toevoegen > Microsoft Graph Kies Gedelegeerde machtigingen Selecteer de volgende machtigingen: offline_access SMTP.Send Klik Machtigingen toevoegen Selecteer API machtigingen > Een machtiging toevoegen > Office365 Exchange Online Kies Applicatie machtigingen Selecteer de volgende machtigingen: SMTP.SendAsApp Klik Machtigingen toevoegen Registratie service principles in Exchange Volg de stappen om de applicatie service principles te registreren in Exchange Commando: New-ServicePrincipal -AppId <APPLICATION_ID> -ObjectId <OBJECT_ID> [-Organization <ORGANIZATION_ID>] <APPLICATION_ID> = ClientID <ORGANIZATION_ID> = TenantID <OBJECT_ID> = zorg ervoor dat het juiste OBJECT_ID wordt gebruikt. Deze is zichtbaar in de hoofdpagina Alle toepassingen van het onderdeel Bedrijfstoepassingen. Controleer SMTP instellingen in MS 365 Admin Center Ga naar www.office.com Login als de beheerder Open het onderdeel Beheer In Beheer kies vanuit het menu Gebruikers > Actieve gebruikers Klik op de gebruiker waarmee de applicatie is geregistreerd Klik de tab E-mail Kies E-mail apps beheren Controleer dat de optie Geverifieerde SMTP is ingeschakeld Bewaar de wijzigingen Mailconfiguratie in Visma Net Open het venster E-mail accounts (systeem) Kies + om een nieuw mailaccount toe te voegen Geef het account een naam Vul het e-mailadres in die gemachtigd is om mails te versturen Vul een antwoordadres in, die als afzender zichtbaar is in de mail.  Demarkeer de optie Gebruik de standaardserver voor uitgaande e-mail Vul de volgende velden in: E-mailserver uitgaand: smtp.office365.com Mijn uitgaande server vereist authenticatie: Ja Inloggen met: Ja Soort: Microsoft oAuth2 ClientID: <kopieer de waarde (zie 1) van de aangemaakte applicatie> ClientGeheim: <kopieer de waarde  vanuit Certificaten en geheimen> TenantID: <kopieer de waarde (zie 2) van de aangemaakte applicatie>  Uitgaande serverpoort: 587 Versleutelde verbinding: TLS Kies Opslaan Klik Test om de mailverbinding te valideren      

Een overzicht van alle algemene procedures.   Administratiedatum wijzigen Mailen via de standaard mailserver Mailen via Office365 (oAuth2) Bestanden slepen naar Visma.net IP-adres Visma.net Werken met draaitabellen in Visma Net

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Crediteuren.   Aanmaken en verwerken van een inkoopfactuur Afboeken van een reguliere inkoopfactuur Afboeken van inkoopfacturen van het type Debetcorrectie Inkoopfactuur corrigeren Inkoopfactuur verrekenen met een debetcorrectie Verwerken terugbetaling crediteur E-facturen ontvangen Betaaldatum, Vervaldatum en Kortingsdatum Configureren en goedkeuren van betaalopdrachten Toepassen van een G-rekening bij inkoopfacturen Aanpassen van de periode voor inkoopfacturen in batch IBAN-naam controle voor crediteuren 4-ogen principe voor bankrekening crediteuren Declaraties medewerkers verwerken Inkoopfactuur in meerdere termijnen betalen Betalingen verwerken bij nulsaldo

In het venster Betalingen verwerken kun je betalingen verwerken voor crediteuren waarbij het saldo op 0,00 uitkomt, bijvoorbeeld als gevolg van  een combinatie van openstaande Inkoopfacturen en Debetcorrecties.  Instelling activeren Deze functionaliteit is beschikbaar wanneer de betreffende instelling is geactiveerd. Volg onderstaande stappen om dit te controleren en in te stellen. Open het venster Voorkeuren crediteuren  Markeer de optie Facturen en Creditnota's automatisch verwerken als het te betalen bedrag 0,00 is  Klik op Opslaan Betaling verwerken Open het venster Betalingen verwerken Markeer voor 1 crediteur zowel Inkoopfacturen als Debetcorrecties, zodat het saldo 0,00 is Klik op de knop Betaling bevestigen Na het uivoeren van deze verwerking wordt er een Crediteurbetaling aangemaakt, waarin zowel de inkoopfacturen als de debetcorrecties zijn afgeletterd. Het saldo is van deze betaling is daarmee 0,00  

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Transitoria.   Transitorische boekingen aanmaken en verwerken Factuur achteraf transitorisch maken

Een factuur zonder transitoriacode kan niet meer worden bewerkt nadat deze is vrijgegeven. Deze procedure beschrijft hoe je een dergelijke factuur achteraf alsnog transitorisch kunt verwerken. Journaaltransactie kosten/opbrengsten corrigeren De reden voor deze stap is het feit dat de journaaltransactie op de kosten/opbrengsten grootboekrekening al is gemaakt nadat de factuur was vrijgegeven. Deze moet eerst worden gecorrigeerd naar de rekening voor de transitoria. Open het venster Grootboekkaart Selecteer de grootboekrekening waarop de factuur is verwerkt Markeer de transactie die transitorisch gemaakt moet worden Klik op Corrigeren Selecteer de juiste transitoria-rekening in het veld Nieuwe rekening Klik op Verwerken   Transitoriaschema aanmaken en vrijgeven Open het venster Transitoriaschema Kies + om een nieuw schema aan te maken Selecteer het soort factuur Kies de relatie (debiteur/crediteur) Voer het referentienummer in van de factuur die transitorisch moet worden gemaakt Selecteer de juiste factuurregel Pas de omschrijving van de transactie aan indien nodig Klik op + in Onderdelen Selecteer de gewenste transitoriacode Kies de Rekening en Subrekening voor de opbrengst/kosten Klik op de knop Transacties aanmaken De benodigde transacties verschijnen nu In het onderste venster Klik op Vrijgeven om het transitorisaschema definitief te maken De transitorische transacties kunnen op de reguliere manier verwerkt worden vanuit het venster Transitoria verwerken    

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Debiteuren.   Automatische incasso's verwerken Debiteurenrestitutie verwerken Aanmaningen afdrukken of verzenden Afboeken openstaand saldo bij debiteuren Aanmaken en verwerken van een verkoopfactuur Aanmaken en verwerken van een creditnota Verrekenen verkoopfactuur met een creditnota Verwerken van PIN betalingen E-facturen versturen Gaten in mijn factuurnummers E-mail versturen naar afwijkend adres Verkoopprijzen: opzoeken van bestaande prijzen 

Verkoopprijzen kunnen op verschillende niveau's worden vastgelegd, zoals prijzen per debiteuren, per prijstype en promotieprijzen. Deze procedure beschrijft hoe je eenvoudig aanwezige prijzen in het systeem kunt opzoeken.   In dit voorbeeld zoeken we naar de prijzen voor het artikel ONLT - Online trainingen voor specifieke debiteuren, prijstypen en de basisprijs. Daarnaast bekijken we of er promotieprijzen bestaan voor een ander artikel OFLT - Offline trainingen. Verkoopprijzen bekijken voor een specifieke debiteur Open het venster Verkoopprijzen Selecteer in het veld Prijstype de optie Debiteur. Selecteer in het veld Prijscode de gewenste debiteur, in dit voorbeeld Accuraat BV. In de lijst verschijnen alle artikelen die een specifieke prijs hebben voor deze debiteur.  Verkoopprijzen bekijken voor een Prijstype debiteur In het venster Verkoopprijzen, selecteer je nu in het veld Prijstype de optie Prijstype debiteur Selecteer in het veld prijscode het gewenste prijstype, in dit voorbeeld A-relaties. In de lijst verschijnen alle artikelen die prijs hebben binnen het prijstype A-relaties. Basisprijs bekijken van een artikel In het venster Verkoopprijzen, selecteer je nu in het veld prijstype de optie Basis In de lijst verschijnen nu alle artikelen met een basisprijs Selecteer in het veld Artikel het gewenste artikel, in dit voorbeeld ONLT Als resultaat wordt alleen het artikel ONLT getoond met de basisprijs. Promotieprijzen bekijken van een artikel In het venster Verkoopprijzen, selecteer je nu in het veld prijstype de optie Alle prijzen (en zorg ervoor dat het veld Artikel leeg is) Klik op de kolom Promotie en selecteer de optie WAAR en kies OK In de lijst verschijnen alle promotieprijzen van alle artikelen.  Standaardprijs bekijken van een artikel Behalve alle verkoopprijzen die je in het venster Verkoopprijzen kunt terugvinden, kan een artikel nog een standaardprijs bevatten. Deze prijs is niet zichtbaar in het venster Verkoopprijzen.  Open het venster Niet-voorraadartikelen of Voorraadartikelen Open de stamgegevens van het gewenste artikel Selecteer het tabblad Prijs-/kosteninformatie en bekijk de standaardprijs Regels voor de bepaling van de prijs Zoals eerder besproken, kun je meerdere prijzen definiëren voor een artikel, elk met een ander doel. Wanneer een artikel wordt geselecteerd in een factuurregel, zoekt het systeem naar de juiste prijs. Deze zoekopdracht wordt gedaan op basis van prioriteit en stopt wanneer een prijs voor het artikel wordt gevonden. Deze zoekprocedure verloopt als volgt: Debiteur met een promotieprijs Debiteur Prijstype debiteur met een promotieprijs Prijstype debiteur Basisprijs met een promotieprijs Basisprijs Standaardprijs (artikel)

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Logistics. Voorraad Voorraadherwaardering uitvoeren Verkoop Verwerken van een retournering met een creditorder (RC)  Inkoop Verwerken van een inkoopfactuur met een retour 

Deze procedure beschrijft de verwerking van een inkoopfactuur voor geleverde producten, waarin tevens een retour is verwerkt voor producten die teruggestuurd zijn. Casus: Bij de aankoop van voedingswaren worden de producten geleverd op herbruikbare pallets, die als emballage fungeren. Deze pallets kunnen door de leverancier worden teruggenomen. In dit voorbeeld worden de pallets als voorraadartikel verwerkt en gekoppeld aan de voorraadrekening 1526 - retouren emballage. Ze worden teruggestuurd naar de leverancier via een inkoopretour, waarna de leverancier de verrekening opneemt in de volgende inkoopfactuur.  In dit scenario worden 200 stuks voedingswaren ingekocht voor €1,50 per stuk, geleverd op 2 pallets met een emballage van 25,-. De leverancier neemt 3 pallets van een eerdere levering retour.  Aanmaken inkooporder en ontvangst Open het venster Inkooporders Maak een inkooporder aan voor 2 pallets voedingswaren. Vermeld de pallets als afzonderlijk voorraadartikel in de order.  Maak en verwerk de inkoopontvangst. Journaalpost inkoopontvangst: 3000 voorraad                                 300,- 1520 Te ontvangen inkoopfacturen              300,- 1526 Retouren (emballage)                     50,- 1520 Te ontvangen inkoopfacturen              50,- Aanmaken retour Open het venster Inkoopontvangst Voeg een nieuwe inkoopontvangst toe Selecteer Retour in het veld Soort Voeg de 3 pallets toe die retour gaan naar de leverancier Indien gewenst, selecteer een specifieke redencode voor de retourzending. In dit voorbeeld wordt hiervoor de grootboekrekening 1525-Nog te verrekenen retour gebruikt.  Kies Vrijgeven Journaalpost retour: 1525 Nog te verrekenen retour     75,- 1526 Retouren (emballage)                  75,- Kies Acties/Inkoopfactuur aanmaken; dit resultaat in een debetcorrectie Kies Vrijgeven om de debetcorrectie te verwerken Journaalpost debetcorrectie: 1500 Crediteuren                 75,- 1525 Nog te verrekenen retouren       75,- Verwerken inkoopfactuur voor levering en retour Open het venster Inkoopfacturen Maak een nieuwe inkoopfactuur aan Gebruik de knop Inkoopontvangst toevoegen om de eerder ontvangen artikelen te selecteren Ga naar de tab Betalingen; hier zie je de debetcorrectie Vul in de kolom Betaald bedrag het totaalbedrag in van de retour gestuurde pallets (in dit voorbeeld 75,-)  Kies Vrijgeven Journaalpost inkoopfactuur: 1520 Te ontvangen facturen        350,- 1500 Crediteuren                         350,-

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Projecten.   Gebruik van projectsjablonen, sjabloontaken en algemene taken Aanmaken en onderhouden van Rekeninggroepen Projectfacturering uitvoeren Declaraties verwerken Urenstaat aanmaken en invullen

In deze procedure wordt beschreven hoe je een urenstaat kunt invullen voor projectgerelateerde werkzaamheden. Context Er is een tweedaagse training georganiseerd voor de klant Accuraat BV. Onze medewerker moet voor deze training uren registreren, namelijk twee keer 8 uur. Het project "PR0115" omvat één projecttaak: "Training". Invoeren urenstaat Open het venster Urenstaat medewerker Klik + om een nieuwe urenstaat toe te voegen Een nieuwe urenstaat verschijnt automatisch met het eerstvolgende weeknummer en de ingelogde gebruiker als medewerker.  Vul de volgende gegevens in op het tabblad Samenvatting Uursoort: SU (standaard uren) Project: PR0115 Projecttaak: TRN - Training Do en Vrij: 08:00 Factureerbaar: Actief Omschrijving:  Tweedaagse training Kies Opslaan Je dient de urenstaat in via Acties/Indienen of door gebruik te maken van een goedkeuringsflow via de knop Approval  In de stamgegevens van het project zijn beide urenregels zichtbaar als activiteiten op het project, zoals in de volgende schermafbeelding te zien is. Tip: Bij herhaalde, gelijksoortige werkzaamheden kan met de knop Vorige urenstaat overnemen de urenregels van de vorige week worden gekopieerd.