Maak meer opties beschikbaar in WF plus voor indiener en goedkeurder (EDU 117)

[lauraholm]

Maak meer opties beschikbaar in WF plus voor indiener en goedkeurder.

STAP 1

De manager/schooldirecteur klikt op de tegel om Workflow plus proces ‘WTF, Functie/Salaris wijziging’ op te starten.

STAP 2

Het opstartscherm van Workflow plus verschijnt. De ene keer wordt gelijk gelinkt aan de actie ‘WTF, Functie/Salaris wijziging’ en klik je op de button ‘Workflow starten’. De andere keer moet je eerst de module en de actie selecteren en een datum invullen achter het veld ‘starten op’. Daarna klik je op de button ‘Workflow starten’. Het kan dus voorkomen dat de manager/schooldirecteur de verkeerde medewerker selecteert en vervolgens de juiste medewerker selecteert. Vervolgens wordt de betreffende procedure (vanuit de tegel) niet direct gestart maar moet je eerst module en actie selecteren. Bovendien kun je de workflow ook voor de hele afdeling starten. Dit is niet wenselijk en foutgevoelig. Is het mogelijk om te kiezen of je deze mogelijkheid in je workflow wilt hebben of niet?

STAP 3

Het onderstaande scherm verschijnt. De velden ‘Te voltooien per’ en ‘Wilt u de afdeling wijzigen’ zijn overbodig voor de indiener. Het zorgt voor verwarring dat de afdeling gewijzigd kan worden als in de procedure alleen de functie gewijzigd kan worden. Oorzaak is dat Functie en Afdeling aan elkaar gekoppeld zijn in de sectie Positie. Dit kan niet losgekoppeld worden van elkaar. Echter, om dit te omzeilen kan gebruik gemaakt worden van een Mutatieformulier waarin een keuze gemaakt kan worden om het veld Afdeling of het veld Functie op te nemen en dus afhankelijk van elkaar te muteren. Het mutatieformulier blijkt echter geen optie omdat de sectie Periode Salaris niet opgenomen kan worden in het mutatieformulier, maar wel onderdeel is van de mutatie.

STAP 4

De legenda ‘Current Day’ is overbodig en niet duidelijk wat ermee bedoeld wordt voor de manager/schooldirecteur als indiener. Er is ook geen sprake van een tweewekelijks roosters, dus het zou niet getoond hoeven worden. Er is geen controle op de schaalcategorie. Er kan voor alle categorieën worden gekozen. Dit moet niet kunnen. Alleen mogelijkheid om schaal en trede aan te geven is voldoende.

STAP 5

In 1e instantie krijgt de goedkeurder 3 buttons: Details, Later doen en Overzicht. Wanneer we dan op Details klikken zien we de inhoud van de mutatie en hebben we de keuze; Terug, Later doen, Bijwerken, Documenten, Voltooien en Overzicht. Wanneer je de mutatie wilt goedkeuren moet je hier op Voltooien klikken. Nadat je op voltooien hebt geklikt, kom je in het volgende scherm met de mogelijkheid Details, Goedkeuren, Vraag om correctie, afwijzen, later doen en overzicht. Hier klik je op goedkeuren en er verschijnt weer een scherm waar je commentaar kan inzetten (het is niet duidelijk voor wie dit commentaar is) en moet je nogmaals op goedkeuren klikken.

STAP 6

De tweede goedkeurder doorloopt dezelfde stappen als de eerste goedkeurder. Hiervoor gelden dezelfde opmerkingen als bij stap 5.

Als de tweede goedkeurder klikt op de button ‘vraag om correctie’ dan gaat de mutatie terug naar de indiener en niet naar de eerste goedkeurder. Je wilt hier de keuze hebben naar wie je de vraag om correctie stuurt: naar de indiener of naar degene die de voorgaande stap in de workflow heeft gedaan (de eerste goedkeurder in dit geval).

Algemene opmerkingen

De laatste goedkeurder in een flow is vaak de Personeels- en Salarisadministratie. Zij willen de mogelijkheid hebben om extra informatie te vragen aan een zelf te selecteren persoon in de workflow. Dit is niet altijd de indiener van de workflow. Je wilt dus vanuit elke stap kunnen terugsturen naar de voorgaande goedkeurder in de flow. De workflows moeten op een eenduidige manier ingericht kunnen worden. Of opstarten vai een tegel of via acties. Niet en en, of slechts een van de twee. Is het mogelijk om bij alle workflows (vanaf het starten) de button ‘overzicht’ toe te voegen zodat iedereen meteen naar de gegevens van de medewerker kan. Dit vergemakkelijkt het indienen van de mutatie. Op de medewerkerskaart zie je d.m.v. een rode cirkel dat er een mutatie onderweg (in behandeling) is of er staat een uitroepteken of een toverstaf. Je kunt alleen op de toverstaf klikken om te zien waar deze mutatie is. Is het mogelijk hier direct te linken naar de procesmonitor, zodat je op een makkelijke manier ziet waar deze mutatie is of hoe af te handelen?