Datum van/tot bij declaraties ipv dagen oud

[Alex van Hekezen]

Momenteel is het in de declaratiemodule alleen mogelijk om de indien-mogelijkheid van declaraties tot een zelf bepaald aantal dagen terug te laten gelden. Je geeft dus aan dat om een specifieke declaratie te mogen doen mag deze maximaal X (bijvoorbeeld 90) dagen oud zijn.

Voor de beheerders is dit vaak onderhoudsgevoelig op het moment dat een declaratie het hele jaar, of vanaf een andere specifieke datum, ingediend mag worden. Zeker bij de jaarwisseling betekend dit dat we dagelijks het "aantal dagen oud" moeten ophogen met 1 of meer. Zou de mogelijkheid toegevoegd kunnen worden om vanaf een specifieke datum te mogen declareren toegevoegd kunnen worden? Als een tot-datum dan meteen ook kan is het mooi meegenomen, maar dit is vele malen minder belangrijk voor beheerders.

Mocht dit idee al zijn geopperd door een collega beheerder heb ik dit niet gevonden maar hoor ik het graag!

[Bastiaan Friederichs]

@Alex van Hekezen volgens mij heb ik een dergelijk idee nog niet langs zien komen, dus daarvoor alvast bedankt!

Begrijp ik het goed dat jullie categorieeen declaraties hebben waarvan de datum uitgave maar "terug mag" tot een bepaalde exacte datum?

Dus richting het eind van het jaar 2023, mogen jullie medewerkers nog declaraties doen met een datum uitgave vanaf 01-01-2023?

Bij ons zelf zie ik ook altijd aan het einde van het jaar een vriendelijk verzoek om eventuele declaraties en andere zaken tijdig in te dienen, maar dit is toch geen verplichting in het geval van declaraties? 

Een treinkaartje van een reis in december 2023, mag ik toch nog best declareren in februari 2024? 

Ik zie dat er diverse mensen kudo's hebben gegeven, dus jullie gaan me vast verbeteren of overspoelen met voorbeelden waarbij een exacte datum belangrijk is. 😊

[Alex van Hekezen]

Bedankt voor je reactie, Bastiaan!
Ten eerste zijn er bij ons vele declaraties die, vanwege bepaalde budgetten, alleen over een bepaald jaar mogen worden gedeclareerd. Zo hebben we een extra declaratiemogelijkheid gekregen voor een headset, voor headsets gekocht in 2023. Heb je in december 2022 de headset gekocht? Helaas. Heb je het gekocht in januari 2024? Ook helaas, maar makkelijk om de fout te maken als medewerker én als controlerende manager.

Verder wijzigen de tarieven van reiskosten vaak jaarlijks, zo is de kilometervergoeding gegaan van 21 naar 23 cent. Als je dan je woon-werk verkeer van december 2023 in februari 2024 declareert, dan krijg je hiervoor het 2024 tarief van 23 cent.

Beide voorbeelden geven overigens ook de behoefte aan voor een einddatum bij de startdatum, maar laat ik het houden bij de vinger voordat ik de hand probeer te pakken 😀

[Bastiaan Friederichs]

@Alex van Hekezen dank voor de aanvulling, ik begrijp het.

Het laatste deel van jouw opmerking, m.b.t. het wijzigen van eventuele vergoedingen lijkt erg op dit idee: Ingangsdatum onkostendeclaratie

Ik wijzig de status naar "Niet ingepland" zodat duidelijk is dat dit (nog) geen item in ons plan is.
Zal het uiteraard meenemen zodra we ruimte hebben voor nieuwe uitbreidingen.