Declareren op andere kostenplaats/afdeling

[Rianne van der Linden]

Dit idee is al eens eerder geopperd in de Self Service - community.

In SLSR-I-305 is het idee afgewezen omdat "het een behoorlijk complex proces betreft waarvoor wel diverse mogelijkheden zijn in Self Service, maar geen panklare oplossing."
Bij invoer declaratie kunnen kiezen voor andere OE/kostenplaats (SLSR-I-305) 

In SLSR-I-662 wordt aangegeven dat "innovaties rondom onkosten declareren uitgevoerd zullen worden via de Youforce app. Maar de wens was daar nog niet geuit" 
Koppeling tussen 2e afdeling en kostenplaats (SLSR-I-662) 

Daarom uit ik bij deze de wens om het mogelijk te maken om op een andere kostenplaats te kunnen declareren dan de eigen kostenplaats van de medewerker. 

Onze wens komt vanuit de leden van de OR, die kosten maken in het kader van hun OR-lidmaatschap. Wij leggen de uren die deze medewerker voor de OR maakt niet vast met een extra inzetregel en ook niet met een tweede dienstverband. 

Om toch de eventueel gemaakte OR-kosten te declareren, vullen de OR-leden nu een  geprint declaratieformulier in. Dit wordt vervolgens handmatig ingevoerd in het financiële systeem en overgemaakt op het door het OR-lid aangegeven bankrekeningnummer. 

Hoe handig zou het zijn wanneer een dergelijke declaratie ook via de Youforce app ingediend zou kunnen worden. 

[Raymond_de_Rozario]

In mijn optiek zijn handmatig ingevulde, en vooral afgedrukte, formulieren sowieso niet meer van deze deze tijd. Daarbij komt ook nog dat handmatig overnemen van gegevens foutgevoelig is.

[Bastiaan Friederichs]

@Rianne van der Linden "Hoe handig zou het zijn wanneer een dergelijke declaratie ook via de Youforce app ingediend zou kunnen worden."

Superhandig natuurlijk! 😁

Maar... Het aantal OR-leden binnen een organisatie is natuurlijk zeer beperkt in vergelijking met de rest van de medewerkers die in aanmerking komen om te declareren.

Naast de aanpassing om een andere kostenplaats te kunnen kiezen (en de inrichting die daarbij hoort), lees ik ook dat je uiteindelijk de declaratie betaald via een overboeking. Dus niet via het maandelijks loon (en Payroll Gemal)?

Dat is ook een extra lastigheid; het uitgangspunt is dat alle declaraties worden afgeleverd bij, en verwerkt door, Payroll Gemal.

Ik heb voor nu geen concrete plannen om Directe doorbelasting of iets dergelijks toe te voegen, maar heb het idee niet afgewezen omdat het best eens zou kunnen zijn dat meer klanten het fijn vinden om kosten te kunnen doorbelasten op een andere kostenplaats... 

[Rianne van der Linden]

@Bastiaan Friederichs 

Wij zouden juist graag willen dat de betaling van een dergelijke declaratie via Payroll Gemal wordt afgehandeld, maar omdat het nu niet mogelijk is via Youforce een declaratie in te dienen op een andere kostenplaats dan waar je verloond wordt, hanteren we nu nog een methode die via onze Financiële Afdeling gaat (niet via Personeels- en Salarisadministratie). Vandaar nu nog de overboeking, maar als we dat kunnen schrappen, zou dat heel fijn zijn. 

Groeten,

Rianne

[MarvinTergooi]

Makkelijkste oplossing: extra tekstvak onder de toelichting waarvan we de prompt zelf mogen kiezen. In dit tekstvak kan aangegeven worden dat er doorbelast moet worden. De salarisadministratie ziet dit tijdens de controle en kan di handmatig uitvoeren.

Wij zouden ook graag de optie zien dat er doorbelast kan worden naar een andere kostenplaats. Voorbeeld: medewerker op kostenplaats 123 declareert studieboeken. Er is afgesproken dat sommige studiekosten doorbelast mogen worden naar kostenplaats 456. In Self Service kan dat in het formulier aangegeven worden. De salarisadministratie doet dan een handmatige doorbelasting. In de app is deze mogelijk er niet. 

Het beste zou zijn een directe doorbelasting zonder handmatige tussenkomst van de salarisadministratie. Als dat niet kan in ieder geval de mogelijkheid om dit aan te vinken met een tekstvak waarin de kostenplaats ingevuld kan worden, vervolgens een automatische email naar de salarisadministratie (of iets dergelijks) zodat ze de doorbelasting alsnog kunnen doen. Of een los tekstvak bij de inhoud van de declaratie waarin ze kunnen zien dat ze moeten doorbelasten. Dus eigenlijk een extra tekstvak onder de toelichting waar we als organisatie zelf de prompt kunnen invullen.

Ik heb het ook even nagekeken in Self Service, in de afgelopen 12 maanden waren er 412 delcaraties verwerkt met een doorbelasting. 

[Anke-Haneveer]

Als je loonverdeling toepast en dit ook OR OE in de inzet plaatst,. De medewerker kan dan kiezen op welke OE ze declareren. (Wij werken wel met SpendCloud)