Documenten plaatsen in een werkvoorrraad en pas daarna koppelen aan een medewerker (DOSS-I-42)

[Anonymous]

Wij zijn bezig onze (interne) poststroom te digitaliseren. En hebben daarbij onderstaand stroomschema in gedachten. Onze wens is om het met behulp van de RAET-applicaties (Self Service dan wel PDOL) mogelijk is om vanaf stap 4 uit te voeren.

 Document wordt ontvangen op papier

1. Scan wordt gemaakt door scanoperator
2. Medewerker is bekend, dan koppelt de scanoperator de scan aan de medewerker X
3. Medewerker is niet bekend, dan ook geen koppeling aan een medewerker
4. Scan/document wordt middels webservice aangeboden aan Raet.
5. In Raet wordt het document in de werkvoorraad van een behandelaar of groep behandelaren geplaatst.
6. Na het bekijken van het document in deze werkvoorraad kan de behandelaar bijvoorbeeld een mutatie doorvoeren of een brief opstellen.
7. De behandelaar kan het document naar een andere behandelaar of groep behandelaren sturen.
8. Daarna moet de behandelaar het document voorzien van het juiste documenttype, de juiste omschrijving en aan de juiste medewerker koppelen.
9. Dan op “afgehandeld” zetten zodat het document niet meer in de werkvoorraad zichtbaar is.

[Former Member]

Deze methode zou ook goed werken voor nieuwe medewerkers waarvan nog geen pesoneelsdossier is aangemaakt, maar wel bijlages heeft in HRSS.

[Former Member]

Op zich is er al een functionaliteit beschikbaar voor dit doel in de vorm van de menu-optie 'Importeren'. Daar ontbreken echter twee mogelijkheden om het voor deze situatie te kunnen gebruiken. De eerste is het feit dat documenten die door gebruiker A zijn toegevoegd alleen door gebruiker A kunnen worden voorzien van kenmerken om het document in het juiste dossier te plaatsen. Dat kan momenteel dus niet door een andere gerbuiker worden gedaan. Daarnaast is het ook niet mogelijk om via de Dossier Connector documenten aan te bieden zonder alle juiste kenmerken, waardoor deze anders in de inbox van de optie Importeren zou komen.

Dit zijn verbeteringen die op de wensenlijst staan, maar waar momenteel geen concrete plannen voor zijn om deze te realiseren.

Naast deze mogelijke verbeteringen in Personeelsdossier zelf is het echter ook een overweging om een dergelijk gescand document niet in Personeelsdossier te plaatsen, maar hiermee een workflow te starten in HR Self Service. Dan kan na het aanbieden van het document alle benodigde acties worden uitgevoerd door de verschillende actoren voordat het document in Personeelsdossier (mét de juiste kenmerken) wordt aangeboden. Hiervoor zou een soortgelijke optie als Dossier Connector beschikbaar moeten komen in HR Self Service.

[Former Member]

Beste Peter (Raet), is het al mogelijk om met de Dossier Connector de juiste kenmerken in Self Service toe te wijzen? Wat is er voor nodig om dit werkend te maken?

[Peter van Miltenburg]

Een werkwijze zoals beschreven is op zich een interessante gedachte. Daarmee koppel je de verwerking van het document en het plaatsen in het juiste dossier los van elkaar. Echter, om autorisatieredenen is het niet wenselijk om documenten in een werkvoorraad te zetten. Zolang de medewerker en de documentsoort niet bekend zijn kun je ook niet vaststellen of een gebruiker wel of niet het document mag raadplegen. Deze functionaliteit zou daarmee voorbehouden zijn aan beheerders die alles mogen zien. Daarnaast zou er beheerfunctionaliteit gebouwd moeten worden waarmee behandelaars kunnen worden beheerd. Mede gezien de beperkte meerwaarde voor andere klanten is het niet waarschijnlijk dat we dergelijke functionaliteit zullen realiseren.