2025-03-11 Aangepast uiterlijk met nieuwe navigatiebalk In de autorisatiemodule en configuratiemodule van Personeelsdossier wordt vanaf deze release een navigatiebalk getoond.         Aan de linkerkant van de navigatiebalk staat een Home-knop waarmee teruggekeerd kan worden naar het hoofdscherm van Mijn Youforce. Aan de rechterkant staat het gebruikersicoon waarmee de persoonlijke instellingen van Youforce kunnen worden aangepast en waarmee kan worden uitgelogd. Er zijn ook enkele wijzigingen doorgevoerd in de gebruikte kleuren en het lettertype, zodat deze meer in lijn zijn met het uiterlijk van Mijn Youforce.   Opmerking: indien de weergave niet correct is dan is het aan te bevelen om de tijdelijke internetbestanden te verwijderen (Instellingen > Browsergeschiedenis verwijderen).      ... View more

Zoals aangekondigd in de Roadmap van oktober 2024 wordt per 1 maart 2025 de e-mailservice van Salarisdossier stopgezet. De februari-producties die vóór 1 maart 2025 worden gepubliceerd zullen nog worden verwerkt door de e-mailservice. Waarom stoppen we met de e-mailservice? De e-mailservice bood medewerkers de mogelijkheid om per e-mail een bericht te ontvangen dat er een nieuwe salarisspecificatie of jaaropgave beschikbaar was. Ook was het mogelijk voor de medewerker om in te stellen dat het betreffende document als bijlage in de e-mail werd meegestuurd. Met name deze laatste optie heeft altijd op gespannen voet gestaan met de richtlijnen in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Om hier een moderne en veiligere oplossing voor te bieden bevat de Youforce App sinds enkele jaren de mogelijkheid om een (push-)notificatie te ontvangen als er een nieuwe salarisspecificatie of jaaropgave beschikbaar is. Daarnaast wordt de notificatie ook getoond in de inbox van Mijn Youforce. Het document is dan ook meteen te raadplegen door op de notificatie te klikken. Nu de Youforce App steeds breder wordt gebruikt is besloten om de e-mailservice (ook voor alleen notificatiemails) niet langer aan te bieden.   Toegang geven tot Youforce na uit dienst Ons advies is om medewerkers ook na de uitdienstdatum toegang te geven tot Mijn Youforce, ook als er gebruik wordt gemaakt van single sign-on (SSO). Bij medewerkers uit dienst gaat het in de meeste gevallen om het kunnen downloaden van de laatste salarisspecificaties en de jaaropgave, maar bijvoorbeeld ook om de laatste declaraties in te dienen.    Dit kan door de betreffende medewerkers te voorzien van een onyouforce.com-account waarmee ze nog steeds in kunnen loggen om naar hun medewerkerdossier te gaan. Raadpleeg voor meer informatie over de autorisatiemogelijkheden scenario’s 4 en 5 van dit artikel op de Visma-community:  Medewerker en account on- en offboarding - Visma Community.    Het is eventueel ook mogelijk om de laatste salarisspecificatie en de jaaropgave te laten printen door de daarvoor bedoelde invoercode 02989 in Gemal te voorzien van de juiste waarde. Zie de Handreiking aansturing geprinte salarisstroken - Visma Community voor meer informatie.   Tenslotte is het niet altijd nodig om een medewerker uit dienst van een jaaropgave te voorzien. Sinds de werkgever/inhoudingsplichtige verplicht opgave moet doen aan de belastingdienst van de loonaangifte is een afzonderlijke jaaropgave aan het einde van het fiscale jaar niet langer verplicht. De betreffende gegevens staan vooraf ingevuld op de belastingaangifte. Ook staan ze op de laatste salarisspecificatie waarmee wordt voldaan aan artikel 28 van de Wet op de loonbelasting.  Notificaties voor medewerkers in dienst Medewerkers die in dienst zijn krijgen een notificatie in de inbox van Mijn Youforce en een (push-)notificatie in de Youforce App als er een nieuwe salarisspecificatie of jaaropgave beschikbaar is. Voor organisaties die voor medewerkers in dienst nog geen gebruik maken van de Youforce App, maar die hun medewerkers toch willen informeren over een nieuwe salarisspecificatie is het een overweging om een algemene e-mail te sturen. Na het publiceren van de salarisspecificaties kan een e-mail worden gestuurd naar alle medewerkers met de mededeling dat de salarisproductie is afgerond en dat de documenten klaar staan in het medewerkersdossier in Mijn Youforce. Ook is het een optie om op een intranetpagina een overzicht te bieden van de datums waarop de nieuwe salarisspecificaties beschikbaar komen en de betalingen worden uitgevoerd.  ... View more

2025-02-06 Aangepast uiterlijk met nieuwe navigatiebalk In Personeelsdossier en Salarisdossier wordt vanaf deze release een navigatiebalk getoond.      Aan de linkerkant van de navigatiebalk staat een Home-knop waarmee teruggekeerd kan worden naar het hoofdscherm van Mijn Youforce. Aan de rechterkant staat het gebruikersicoon waarmee de persoonlijke instellingen van Youforce kunnen worden aangepast en waarmee kan worden uitgelogd. Er zijn ook enkele wijzigingen doorgevoerd in de gebruikte kleuren en het lettertype, zodat deze meer in lijn zijn met het uiterlijk van Mijn Youforce.   Acties op meerdere importverslagen in Salarisdossier Sinds eind 2024 worden de salarisspecificaties en jaaropgaven vanuit Specificatie Manager beschikbaar gesteld in Salarisdossier. In sommige gevallen betekent dit dat er meerdere importverslagen beschikbaar zijn; één per instellingsnummer. Om toch eenvoudig de salarisspecificaties en jaaropgaven te kunnen goedkeuren, publiceren of exporteren is het nu mogelijk om binnen één productie periode meerdere importverslagen te selecteren en daar een actie op uit te voeren.   Door eerst de gewenste producties aan te vinken en vervolgens op Acties te klikken kan één van de acties worden uitgevoerd op de geselecteerde importverslagen. Als er een importverslag uit een andere productieperiode wordt aan gevinkt dan zal deze niet worden meegenomen in de acties. Als de actie uitgevoerd is zal het aangevinkte importverslag uit de andere periode geselecteerd blijven staan. 2025-02-03 Nieuwe navigatiebalk Medewerkerdossier In de desktopmodus van Medewerkerdossier wordt vanaf deze release een navigatiebalk getoond.      Aan de linkerkant van de navigatiebalk staat een Home-knop waarmee teruggekeerd kan worden naar het hoofdscherm van Mijn Youforce. Aan de rechterkant staat het gebruikersicoon waarmee de persoonlijke instellingen van Youforce kunnen worden aangepast en waarmee kan worden uitgelogd. ... View more

Op vrijdagavond 13 december vanaf 18:00 zal Personeelsdossier enkele uren niet beschikbaar zijn wegens noodzakelijk onderhoud.  De verwachting is dat Personeelsdossier rond 22:00 weer beschikbaar is.   Documenten die via Self Service worden aangeboden zullen na het onderhoud alsnog beschikbaar komen in Personeelsdossier. Ook bulkimports zullen daarna worden verwerkt. Het tabblad Personeelsdossier in Medewerkerdossier en in de Youforce App is tijdens het onderhoud wel beschikbaar. ... View more

In voorbereiding op de december-producties en het jaarwerk wordt er van vrijdagavond 6 december 18:00 tot in de loop van zaterdagavond 7 december technisch onderhoud uitgevoerd aan Salarisdossier Gemal. Gedurende dit onderhoud zal Salarisdossier alleen beschikbaar zijn voor raadpleegacties. Het is dan bijvoorbeeld niet mogelijk om producties goed te keuren of te publiceren. Nieuwe producties die na 18:00 worden aangeboden vanuit Gemal, Specificatiemanager, Loonaangifte of Betaalmanager zullen na het onderhoud alsnog worden verwerkt.    Medewerkerdossier en Personeelsdossier zijn gedurende het onderhoud wel volledig beschikbaar. ... View more

Op basis van feedback van meerdere klanten hebben we besloten om het BSN in Youforce Salarisdossier ongewijzigd beschikbaar te houden. Het belangrijkste argument hiervoor is het feit dat zowel de Belastingdienst als het UWV de communicatie met de inhoudingsplichtige over de inhoudingen voor medewerkers doet op basis van het BSN.   Leidend voor dit herziene besluit is Artikel 1 2.2° van de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer die voorschrijft dat een gebruiker van het BSN onder anderen is:   ieder ander dan een overheidsorgaan of degene aan wie het burgerservicenummer is toegekend, voor zover deze werkzaamheden verricht waarbij het gebruik door hem of haar van het burgerservicenummer bij of krachtens de wet is voorgeschreven.   U als inhoudingsplichtige, die communiceert met de Belastingdienst en het UWV over de inhoudingen die via de salarisadministratie worden verwerkt, valt onder deze categorie gebruikers en daarom moet u in staat zijn om snel de gegevens op te vragen op basis van het BSN. Het is hiervoor niet nodig om eerst in het HR-systeem te zoeken welke BSN hoort bij welk medewerkernummer.   Op basis van bovenstaande argumentatie is het toegestaan om in Salarisdossier te kunnen zoeken op het BSN, maar alleen voor gebruikers die verantwoordelijk zijn voor de controle op de salarisverwerking. Overigens is het ook omwille van de AVG alleen toegestaan om toegang tot Salarisdossier te geven aan gebruikers met deze functie binnen uw organisatie. Het BSN zal dus niet per 1 november 2024 worden verwijderd uit Salarisdossier.     Oorspronkelijk bericht: Tot op heden is het mogelijk geweest om in Salarisdossier te zoeken op het Burgerservicenummer (BSN). Per 1 november 2024 zal deze optie uit Salarisdossier worden verwijderd.   Het BSN is een uniek persoonsnummer voor personen die zijn ingeschreven in de gemeentelijke Basisregistratie personen (BRP). Het is niet toegestaan om het BSN buiten de overheid te gebruiken, tenzij dit specifiek in bepaalde wetten is opgenomen. Eén daarvan is het gebruik door werkgevers voor de loonadministratie voor zover dit dient ter identificatie van een medewerker en voor de salarisverwerking. Het BSN wordt bijvoorbeeld gebruikt in de aangifte loonheffing en sociale premies, en deze wordt op de jaaropgave vermeld. Daarnaast staat het BSN op overzichten die dienen ter controle van de salarisverwerking. Het is echter niet toegestaan om het BSN te gebruiken als zoekcriterium voor personen.   Binnen Salarisdossier is het BSN momenteel beschikbaar als zoekcriterium en het wordt weergegeven in het resultatenscherm. In het verleden is bepaald dat dit nodig is om controles op de salarisverwerking uit te kunnen voeren. Na heroverweging is echter vastgesteld dat deze controles primair op het persoonsnummer moeten worden gebaseerd, en dat het niet noodzakelijk is om het BSN hiervoor te gebruiken. Feitelijk dient het alleen mogelijk te zijn om per personeelsnummer vast te stellen of het juiste BSN wordt gebruikt voor de salarisverwerking, en vastlegging op relevante overzichten is hier afdoende voor.   Per 1 november zal het BSN daarom niet meer beschikbaar zijn als zoekcriterium en ook zal het niet meer worden getoond in het resultatenoverzicht. Opmerking: het BSN zal nog wel zijn opgenomen in het indexbestand van exports die worden gemaakt met de optie 'Exporteer documenten', waarmee de salarisspecificaties of jaaropgaven van een specifieke salarisproductie geëxporteerd kunnen worden. De reden hiervan is de afhankelijkheid van de vervolgprocessen die sommige klanten gebruiken om de epxort te verwerken. Er worden geen aanpassingen doorgevoerd in de (bestaande) documenten, en ook blijft het BSN beschikbaar in nieuwe documenten en overzichten als gegevenselement voor controledoeleinden door de salarisadministratie. ... View more