Mijn Communities
Help
Larissa Tijms
CONTRIBUTOR ***

Meer dan 1000 documenten tonen

door Larissa Tijms
Status: Realisatie onwaarschijnlijk

Nu worden er maximaal 1000 documenten getoond, maar de wens is dat dit aantal meer wordt. Ook wanneer wij filteren op documentsoort hebben wij al meer dan 1000 documenten. 

5 Opmerkingen
Angelique
CONTRIBUTOR ***
door Angelique

Ja, zeker nodig wanneer je een kenmerk van alle documenten wilt wijzigen. Zoals bijvoorbeeld koppelen aan de persoon ipv dienstverband. Nu lukt dit niet op een werkbare manier. 

door Peter van Miltenburg
Status changed to: Status: Realisatie onwaarschijnlijk

De limiet van 1.000 documenten is bedoeld om er voor te zorgen dat er beperkte selectie wordt opgehaald van de documenten die aan het opgegeven filter voldoen. Zonder een dergelijke limiet zouden er soms miljoenen documenten worden opgehaald. Door de de resultatenview te limiteren wordt voorkomen dat er onnodig veel data wordt opgehaald, waardoor de performance van het systeem acceptabel blijft.

 

Het uitgangspunt is dan ook om de documenten op te halen die nodig zijn om een bepaalde taak uit te kunnen voeren. In de meeste gevallen wordt hiervoor het dossier van één medewerker opgehaald, of er wordt gezocht naar een specifiek document. Door een zinvol filter op te geven kan gericht worden gezocht naar de benodigde documenten, bijvoorbeeld door een deel van de omschrijving op te geven of door naar een ingangsdatum te zoeken. 

 

Raadpleeg de toelichting in de applicatie onder 'Tabblad Filter' voor meer informatie over het opgeven van filters.

Angelique
CONTRIBUTOR ***
door Angelique

Ja ik snap de toelichting. Echter als je documenten wilt koppelen aan een persoon ipv dienstverband dan weet je vooraf niet welke documenten of personen dit betreft. Hierdoor kun je geen selectie maken. Nu worden documenten die je automatisch laat inlezen in het P dossier, gekoppeld aan een dienstverband, dit willen wij niet. Daarom hebben we jaarlijks de actie om alle documenten te koppelen aan de persoon. 

Hoe zouden we dit dan kunnen doen op een werkbare manier die geen uren tijd gaat kosten. 

door Peter van Miltenburg (Bijgewerkt ‎23-01-2023 15:37 door Peter van Miltenburg VISMA )

Je kunt de documenten selecteren met :

PetervanMiltenburg_0-1674484373444.png


Dan worden alleen de documenten getoond die aan een dienstverband zijn gekoppeld. Dit kan worden gecombineerd met andere selectiecriteria, zoals de documentsoort. Zo kunnen er 1.000 per keer worden omgezet. 

In de nieuwe versie van Personeelsdossier die binnen enkele maanden beschikbaar komt is het de bedoeling om in te kunnen stellen of de bewaartermijnen van een documentsoort aan het dienstverband of aan de medewerker gekoppeld moet worden. Als deze wijziging beschikbaar is dan is deze actie waarschijnlijk niet meer nodig.

Angelique
CONTRIBUTOR ***
door Angelique

Ok, dank voor je antwoord. Gek wel dat we dit ook via een call hebben gevraagd en er toen geadviseerd is om hier een idee over te plaatsten.