Mogelijkheid toegevoegde documenten automatisch goed te keuren (DOSS-I-3)

[Anonymous]

In personeelsdossier moeten documenten na het verzenden met zenden en ontvangen worden goedgekeurd onder beheer -> importverslagen. Wij zouden graag de mogelijkheid willen toevoegen dat documenten die zijn verzonden met zenden en ontvangen automatisch worden goedgekeurd. De reden hiervoor is dat wij elk uur automatisch deze documenten verzenden. Het goedkeuren is nu de enige reden dat we dit proces niet volledig automatisch kunnen laten verlopen.

[Former Member]

Het aanbieden van documenten via Zenden en Ontvangen is bedoeld voor het importeren van grotere hoeveelheden document in één keer. Ondanks dat het importbestand aan alle eisen voldoet gaat het vaak inhoudelijk fout, en is er controle nodig op de resultaten. Dit in tegenstelling tot het handmatig uploaden door een gebruiker die bewust de medewerker en de documentsoort kiest, of door het aanbieden van één document per keer door bijvoorbeeld een andere module waarbij de medewerker en de documentsoort automatisch door het systeem wordt bepaald. Pas als na het importeren van grotere hoeveelheden een beheerder de controle heeft uitgevoerd en vervolgens de import heeft goedgekeurd worden de documenten zichtbaar voor 'gewone' gebruikers.

Het importmechanisme wordt soms echter ook gebruikt om een ander systeem documenten aan te laten leveren. Dat zijn dan losse documenten of een aantal documenten die bijvoorbeeld over een dag zijn verzameld, waar de import in principe niet voor bedoeld/geschikt is. Voor dit soort toepassingen is de Dossier Connector beschikbaar. Daarmee kunnen externe systemen de afzonderlijke documenten 'real time' aanbieden aan Personeelsdossier op basis van een specifieke gebruikersactie. Omdat het document naar aanleiding van deze  gebruikersactie wordt toegevoegd (een gebruiker kiest bijvoorbeeld de meta-gegevens op een scanner) wordt het document wel meteen zichtbaar voor andere gebruikers.

Het automatisch goedkeuren van een import moet om bovenstaande reden minimaal instelbaar zijn per organisatie. Omdat het importeren los staat van Personeelsdossier zelf, betekent dat dat het niet eenvouding is om automatisch goed te keuren zonder ingrijpende aanpassingen aan het importproces. Gezien deze impact ten opzichte van het doel van het importproces en de beschikbaarheid van de Dossier Connector is het niet waarschijnlijk dat dit idee gerealiseerd zal gaan worden.

[Peter van Miltenburg]

In aanvulling op bovenstaande toelichting zal dit idee niet worden ingepland.