Salarisdossier beschikbaar op manager niveau

[josewitvoet]

Onze managers wensen inzage te verkrijgen in de loonstroken van de medewerkers waaraan zij leiding geven. Op dit moment kan dat alleen op niveau van BV. Het is echter ongewenst om het salarisdossier op BV niveau in te stellen, aangezien alle managers dan alle medewerkers én managers in de BV kunnen zien. Wij willen dus graag de wens indienen om salarisdossier op locatieniveau in te richten zodat een manager alleen de medewerkers van zijn locatie te zien krijgt. Is er een specifieke AVG reden dat dit er nog niet is?

[Peter van Miltenburg]

De salarisspecificatie is de wettelijke 'schriftelijke of electronische opgave' aan de medewerker van het salaris en de daaraan gerelateerde bedragen en aantallen (Boek 7 Artikel 626 (7:626 BW)). Dit document is expliciet alleen bedoeld voor de medewerker want hier staan privacygevoelige gegevens op, waaronder mogelijk 'bijzondere persoonsgegevens'. Hieronder vallen loonbeslagen, contributies van het vakbondlidmaatschap, stilzwijgende afspraken en andere looncomponenten die niet relevant zijn voor de relatie tussen de manager en de medewerker.  

Om deze reden mag alleen de betreffende medewerker en de functionaris die verantwoordelijk is voor het beheren en controleren van de juistheid toegang hebben tot de salarisspecificatie. De salarisspecificatie is een reflectie van de afspraken die zijn gemaakt tussen de medewerker en de werkgever, en de informatie waarop dit is gebaseerd is terug te vinden in het  Personeelsdossier in de vorm van arbeidscontracten, salarisbrieven en andere documenten. Daarnaast zijn de actuele gegevens, zoals het huidige salaris, terug te vinden in de HR-module en/of HR Self Service, die (deels) toegangelijk zijn voor managers. De relevante informatie is over het algemeen ook terug te vinden in rapportages.