Het komt bij ons regelmatig voor dat medewerkers op een verkeerd dienstverband een declaratie indienen, bijvoorbeeld op hun vrijwilligers dienstverband. Ook gebeurt het wel eens dat een PNIL-er een declaratie indient. Uiteraard wordt deze declaratie niet door Beaufort geaccepteerd, maar de indiener is nog wel in de veronderstelling dat hij / zij geld krijgt.
Hoe kunnen we uitsluiten dat medewerkers op een niet-betaald dienstverband een declaratie indienen?
Hoi Rianne, in aansluiting op Jeroen: je zou kunnen werken met een voorloopformulier en een dialoog. Zo doen wij dat ook. Op dat eerste formulier maak je een keuze voor type declaratie en staat er wat informatie over het proces en de bijlages. Tevens hebben we daar een aantal controles, waaronder op arbeidsrelatie.
Alternatieve optie: arbeidsrelatie naar voren laten komen in het declaratieformulier en via een sys.check formule daarop laten blokkeren. Zoek maar eens op 'sys.check' in de SS-beheerdershandleiding. Als je daar meer info over wilt, mag je me gerust mailen, dan kan ik je wel een voorbeeldje sturen. Ik gebruik dit veelvuldig in de rekenbladen, maar dan met name voor of alle te vullen velden gevuld zijn.
Het mooie van optie 1 vind ik, dat de medewerker nog weinig heeft gedaan (weinig verspilling). Bij optie 2 zal de declaratie al gevuld zijn op het moment van blokkeren.
Beste J. Spoelman, ik werk liever niet met een dialoog incl. voorloopformulier omdat dit voor alle andere indieners extra klikken vereist. Zeker niet omdat we gemiddeld 20.000 declaraties per jaar binnen krijgen. Als je bedenkt dat hiervan slechts 1 % niet correct is ingediend (verkeerd dienstverband) en dus 99% correct, dan wil ik die 99% correct ingediende declaraties niet "belasten" met een extra formulier. Dan wacht ik liever tot de afkeuring in beaufort en vis ze er daar uit.
Dan nog liever de alternatieve optie: een sys.check formulier. Ik zal in de handleiding gaan zoeken hierop, maar een praktijkvoorbeeld is altijd handig. Zou je me deze kunnen sturen? (rianne.van-der-linden@sheerenloo.nl). Als ik wat ruimer in mijn tijd zit, kan ik daar mee gaan puzzelen. Dank alvast.
Ik ga op mijn eigen post een antwoord geven: het is ons namelijk gelukt om op een declaratieformulier (dus DE-formulier) zonder Excel-rekenblad een controle te maken op de arbeidsrelatie: je moet dan gebruik maken van een A00001-rubriek waarbij de in de pré bewerking een script zet die de P01102 ophaalt uit de werknemersrubriek. Dan kun je hier wel een controle op zetten.
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika