Mine områder
Hjelp
ElisaKa
CONTRIBUTOR **

Regler for fakturainnboks; automatisk utfylling av transaksjonsbeskrivelse

av ElisaKa (Oppdatert ‎25-11-2021 10:24 av Runar_Gulbrandsen VISMA )
Status: Ikke prioritert

Ønsker en mulighet til å få utfylling av beskrivelse og transaksjonsbeskrivelse i håndtering av inngående faktura. Mulig å inkludere disse feltene som valg når man setter opp regler for fakturainnboks? 

9 Kommentarer
Anonymous
Ikke relevant
av Anonymous (Oppdatert ‎04-08-2020 11:13 ( )
Status changed to:

Hei Elisabeth,

 

Kan du utdype litt? I hvilke tilfeller ønsker du å regelstyre hva som skal stå som beskrivelse og transaksjonsbeskrivelse? Bør ikke fakturalinjene inneholde transaksjonsbeskrivelsen?

 

Hilsen Magnus

ElisaKa
CONTRIBUTOR **
av ElisaKa

Hei

 

Det kommer litt an på hvordan man bruker transaksjonsbeskrivelsen egentlig. 

Vi, og sikkert mange andre, har egne, interne regler for hvordan vi vil bygge opp transaksjonsbeskrivelsene for at det skal være strukturert og gi mening når vi tar ut rapporter og leser regnskapet. 

 

Pr nå må vi skrive inn transaksjonsbeskrivelser og beskrivelsen i headingen manuelt ved håndtering av inngående faktura (dvs. det kommer opp en automatisk generert tekst som må ha kommet i senere versjoner, men denne gir ikke nødvendigvis mening for alle og man må overstyre den) 

Hvis man kunne sette opp noen regler for dette ville det hjelpe på den manuelle jobben vi gjør med å skrive inn dette. 

 

For eksempel: 

Regel;  På leverandør X,  hvis fritekst på faktura er "Husleie" skal det stå følgende i transaksjonsbeskrivelse og beskrivelse; 

"X (leverandørnavn), husleie, januar"

 

Vi bruker ikke varenummer på inngående faktura, men funksjonen "Opprett en linje for hver avgiftssats"  Dvs. vi bruker ikke detaljerte linjer iht fakturaen da det da vil bli altfor mange linjer som oftest uansett skal konteres til samme sted. Vi samler opp i færre linjer med egne beskrivelser. 

 

Med mindre det allerede finnes andre måter å få generert en beskrivelse på etter en fast struktur man selv setter? 

 

Mvh

Elisabeth Kaasa

 

 

Anonymous
Ikke relevant
av Anonymous

Hei Elisabeth,

 

Takk for utfyllende beskrivelse 🙂 Når dere bruker funksjonen "en linje for hver avgiftssats" så gir ikke transaksjonsbeskrivelsen mye mening, det er jeg helt enig i. Den får da en generisk tekst som viser til avgiftssatsen og har ikke lenger noe med fakturalinjene å gjøre.

 

Det er ikke noe galt i å bruke transaksjonsbeskrivelsen for rapportering, men vi pleier å anbefale å bruke strukturerte datafelter i stedet. Konto, periode, varenummer og ikke minst kostnadsbærer - er eksempler på strukturerte datafelter.

 

I eksemplet ditt angir du en transaksjonsbeskrivelse slik at du senere kan lete opp kostnader til husleie per leverandør per kalendermåned. Har du vurdert å benytte en kostnadsbærer til å definere typen kostnad? Du kan for eksempel opprette kostnadsbæreren "Kosttype" og legge inn "Husleie" som verdi. Ved hjelp av regelmotoren kan du automatisk få satt på den nye kostnadsbæreren. Ved rapportering kan du begrense på den samme kostnadsbæreren og på periode/måned. Alternativt kan du benytte en egen hovedbokskonto til husleie og rapportere på konto - uten å bruke kostnadsbærer.

 

Jeg vil anbefale deg å diskutere rapporteringsmuligheter med din Visma-partner. Sannsynligvis kan du få til dette uten å måtte endre transaksjonsbeskrivelsen på alle fakturaene - og dermed få en litt bedre hverdag 🙂

 

Hilsen Magnus

ElisaKa
CONTRIBUTOR **
av ElisaKa

Hei

 

Takk for svar. Vi bruker transaksjonsbeskrivelsene til å gi oss tilleggsinformasjon innenfor det som allerede er strukturert, for eksempel hva fakturaen gjelder, hvilken periode osv.  Husleie var kanskje et dårlig eksempel. Ta konsulenttjenester som et annet eksempel eller mobilregninger. Kostnadskonto = mobilkostnader, men her vil vi legge på tilleggsinfo om hvem det gjelder og for hvilken periode. 

Kostnadsbærere brukes allerede til å dele inn bedriften i avdelinger, så det er ikke aktuelt å dele inn disse ytterligere. 

 

Finnes det noen måte å endre på den automatisk genererte teksten som settes inn pr. i dag? Skulle gjerne enten hatt den bort eller valgt egne parametre der. Ønsker fortsatt at dette skulle vært mulig ved hjelp av regler. Feks. faktura på leasingbil fra BMW: 

Inneholder faktura reg nr DRxxxx ønsker vi det skal stå følgende; BMW, leasing DRxxxx, fakturadato

 

 

Mvh

Elisabeth

Anonymous
Ikke relevant
av Anonymous
Status changed to:

Hei igjen 🙂

 

Det er fullt mulig å legge til flere kostnadsbærere selv om dere allerede har definert en til avdeling. Men det er opp til dere 🙂

 

Leasing-fakturaer er et veldig godt eksempel. Her ville jeg ha tatt bort haken for en linje per avgiftssats, slik at du får fakturaen inn med linjeinformasjon fra leverandøren. Pass på at leverandøren sender deg EHF-faktura, ikke PDF. De fleste leasingleverandører sender nettopp skiltnummer som transaksjonsbeskrivelse og dette leses inn til Visma.net når fakturaen sendes som EHF. Jeg vet at enkelte leasingselskaper også lar deg velge hva som skal stå på linjene, slik at du kan få med f.eks. måned. Når du tar bort haken for en linje per avgiftssats får du også muligheten til å lage regler basert på informasjonen som kommer på linjene. Kanskje du ønsker å kontere leasingfakturaene på en spesiell måte eller sette på periodiseringsnøkkel? Noen lager også en kostnadsbærer for hver ansatt og konterer fakturaen mot ansattbærer basert på skiltnummer i fakturaen. Mange muligheter her!

 

Du kan ta bort haken for en linje per avgiftssats kun på de leverandørene som sender deg leasingfakturaer hvis du ønsker det. Du finner haken inne på leverandørbildet, under Generell informasjon - Innstillinger for fakturaimport.

 

Hilsen Magnus

ElisaKa
CONTRIBUTOR **
av ElisaKa

Hei

 

Takk for info. 

Nå har jeg prøvd meg frem med ulike varianter, men jeg ønsker fortsatt å kunne påvirke hva som står i beskrivelsen uten å skrive inn manuelt. I mange tilfeller gir ikke leverandørens linjeinformasjon nok mening når den settes inn i transaksjonsbeskrivelsen og vi leser regnskapet i etterkant. Ser det ikke som helt realistisk å be alle våre leverandører om å endre sitt oppsett for at det skal passe inn med våre ønsker.. 

 

Hvis det ikke er mulig å gjøre dette via regler - kan man i det minste gå inn og bestemme strukturen på det som kommer som automatisk beskrivelse når man har huket av  "Sett inn èn linje pr. mva kode"? 

 

Mvh

Elisabeth

Helga-Lise
CHAMPION *
av Helga-Lise

Er det mulig å få transaksjonsbeskrivelse til å bli det samme som beskrivelse? Fakturanummer og leverandørnavn sier tidvis relativt lite i spørringer. I Approval er det helst beskrivelse vi forholder oss til.  Nå gjør vi dobbelt opp her.. 

LNO
CHAMPION ***
av LNO

Støtter denne!

Leverandørnr og navn gir altfor liten/ingen informasjon om fakturaen når en ønsker å se hvilke kostnader som er bokført på en konto

av Runar_Gulbrandsen
Status changed to: Status: Ikke prioritert

Hei Elisabeth 🙂

 

Vi takker for ditt innspill. Dette ønske vil dessverre ikke bli prioritert da det ikke har fått nok stemmer/likes. 


Ha en riktig fin dag!

 

Mvh
Runar Gulbrandsen

Gå til de områdene du ønsker å legge til og velg "Legg til i Mine områder"