I versjon 8.13 er det gjort en endring i hvordan kreditnotaer vises i de ulike listene i Visma.net Approval.

I versjon 8.13 er det gjort forbedringer i visningen av inngående fakturaer i de ulike listene i Visma.net Approval.

Med tjenesten AutoInvoice har du mulighet til å sende og motta faktura elektronisk.

Her finner du en oversikt over artikler som er laget vedrørende leverandørreskontro i Financials. 

Her finner du en oversikt over artikler som er laget vedrørende kundereskontro i Visma.net Finans.

Her finner du oppskrift på hvordan du setter opp AutoPay, som lar deg administrere elektroniske betalinger og banktransaksjoner direkte i Visma.net Financials.

Har du avtale med Nets via AutoPay vil du ikke motta avvisningsmeldinger tilbake fra banken elektronisk i AutoPay.

Det er viktig å være klar over at elektroniske fakturaer sendt til deg gjennom Visma.net Autoinvoice, når faktura utsteder bruker en vedleggstype som Visma.net Financials ikke støtter, ikke kommer inn i fakturainnboksen i Visma.net Financials, og du får ingen melding om det heller.

 Vi har fått flere henvendelser vedrørende overgang til nytt ISO format spesielt vedr DNB og når avtalen inneholder både inn- og utbetalinger. Se hva som må gjøres i den forbindelse i denne artikkelen: http://community.visma.com/t5/Brukertips/DnB-og-ISO20022-stotte/ta-p/30764   Generelt: http://community.visma.com/t5/Brukertips/Overgang-til-ISO20022/ta-p/31836    

  Nets støtter ISO20022 XML-formatet når man sender utbetalinger og innbetalinger med Visma.net AutoPay.   Her finner du informasjon om hvordan du overfører den gamle avtalen til ny og hvordan du oppretter ny avtale: https://community.visma.com/t5/Brukertips-i-Visma-net-AutoPay/Nets-er-na-klare-med-nytt-ISO-format/tac-p/123762#M19  

Visma.net ERP støtter sending av fakturaer til privatkunder (B2C) i Norge. Faktura sendes da via Nets til kundens nettbank.  Du må først aktivere AutoInvoice-tjenesten på ditt firma, og så kan du aktivere B2C,   Les mer i veiledningen som ligger vedlagt.    

  Du kan printe faktura i Financials og sende via post til kunde. Du kan også sende faktura til AutoInvoice og la AutoInvoice printe og sende ut faktura.   Velger du at AutoInvoice skal printe ut og sende faktura, en tjeneste som går vi printservervicen til Autoinvoice, er det default satt opp at det brukes AutoInvoice sin standard layout. Dvs utseende på fakturaen er en standard som er definert av AutoInvoice.   Ønsker du å benytte din vanlige fakturalayout som er satt opp i Financials, kan du overstyre det ved en innstilling inne på AutoInvoice.   Når du starter opp Financials velg ikonet for AutoInvoice.   Velg så AutoInvoice-innstillinger, Fakturainnstillinger og fanen Via utskrift. Her kan du fjerne haken i feltet Bruk egne PDF'er for utskriftstjenesten. Da skal fakturalayouten du har definert i Financials benyttes også når printservicen til AutoInvoice skriver ut faktura for deg.      Hvordan du definerer roller i forbindelse med AutoInvoice admin, se her: https://community.visma.com/t5/Brukertips-i-Visma-net-ERP/Brukerroller-for-AutoInvoice/ta-p/130240    

Vi har fått ønsker på at brukere skal kunne administrere sin egen AutoInvoice konto, dvs endre e-postadresser og andre innstillinger for AutoInvoice. Det har også vært etterlyst mulighet for å følge fakturastatuser ved bruk av AutoInvoice. Det har vi nå gitt mulighet for.  Tidligere kunne bruker endre enkelte innstillinger inne i Financials via Konfigurasjon, Fellesinnstillinger og Innstillinger for AutoInvoice. Dette er nå utvidet via rollene forklart under.   Firmaer med Visma.net Financials og AutoInvoice aktivert har tilgang til to nye brukerroller. Det er rollen for å administrere AutoInvoice innstillinger og rollen som gir oversikt over fakturastatuser. Lisensen må som nevnt inneholde Visma.net Financials og Visma.net AutoInvoice og modulene må være aktivert.    Rollene aktiveres via Visma.net Admin, Brukere og roller. Velg bruker som skal ha disse rollene og Editer. Velg firma hvor de rollene skal være aktive og i kolonnen AutoInvoice legger du til rollene for det firma du skal ha. I eksempelet under er begge rollen lagt til. Lagre endringen. Etter at disse rollene er definert på bruker, og du har logget av og på, vil bruker få et nytt ikon tilgjengelig i Vimsa.net Home: Ikonet AutoInvoice   AutoInvoice     Velges dette ikonet kommer du til firmaoversikten som viser de firmaer du har disse rollene på. Velger du firma får du tilgang til dette skjermbilde. Menyen AutoInvoice innstillinger vises hvis du har rollen AutoInvoice administrator. Her har du mulighet til å endre innstillinger på AutoInvoice kontoen til firma, f.eks aktivere tjenester og endre e-postadresser.   Menyen Fakturaer vises hvis du har rollen AutoInvoice user. Her vises oversikt over dine faktuaer og statuser.  

Man forsøker å sende fakturaer fra Financials til AutoInvoice, men får en feilmelding som sier "AutoInvoice call failed. AutoInvoice Service replied: Sending invoice to AutoInvoice failed"   Årsaken til dette kan være at navnet på vedlegget til fakturaen er det samme som fakturanummeret på fakturaen.  For eksempel, fakturanummeret er 00056 og vedlegget til fakturaen heter 00056.pdf. Da vil fakturaen feile og ikke bli sendt til AutoInvoice.    

Det har kommet en ny tjeneste i Visma.net som heter AutoInvoice-innstillinger. Her kan man administrere AutoInvoice kontoen sin.  Man har flere valg her enn man har i "Innstillinger for AutoInvoice" i Financials.  Man kan aktivere skanningskonto og endre på innstillinger for utgående og inngående fakturaer. Full oversikt over sendte fakturaer:   Trykker man på fakturanummeret så kommer man til fakturaen. Der har du full oversikt.  Vi ser at denne fakturaen har feilet. Vi kan velge å sende den på nytt. Vi sender her fakturaen på e-post til test@visma.no.   For å få tilgang til til denne fanen og innstillingene så må man være AutoInvoice administrator. Hvis man bare har rollen AutoInvoice User så får man ikke sett eller redigert på innstillinger for firmaet. Men man har fortsatt tilgang til sendte og mottatte fakturaer.  

Dette kan skje hvis en faktura blir sendt i post til mottaker.  Hvis det ikke er lagt ved e-postadresse på kunden og kunden ikke er registrert i Peppol så vil fakturaen sendes i post til adressen som er registrert på kunden. (Hvis printtjenesten er aktivert da)   Hvis postadressen ikke er riktig så vil brevet/fakturaen bli returnert. Dette vil så registreres i AutoInvoice og fakturaen endrer status fra sendt til feilet.   Dette kan ta alt fra 10 dager til 4 uker.    

Dette gjelder faktura som har kommet til Financials via skanningstjenesten.  Vi har sett at hvis det står "Credit" en plass på fakturaen så kan det hende fakturaen tolkes som en kreditnota.  Vi sjekker alle fakturaer manuelt, men noen ganger glipper det og vi får ikke korrigert til faktura igjen.   F.eks. kan navnet på leverandøren inneholde "Credit".   Hvis dette skjer så ta kontakt med deres partner, så vil vi forsøke å hindre at dette skjer i fremtiden.  

Forhåndsbetaling sendt fra Financials gjennom AutoPay kan kun gjøres mot en bankkonto som har samme valuta som forhåndsbetalingen.

Benyttes Autopay til betalinger må betalingen godkjennes i AutoPay før den sendes til banken. Du kan på AutoPay avtalen definere hvor mange som skal godkjenne betalingen før den sendes til i banken. Det gjør du  ved å gi brukere som skal godkjenne rollen AutoPay Approver. Den som har adgang til å administrere brukere i ditt firma har rettighet til å legge til rollen AutoPay Approver. Vanlige brukere har ikke rettigheter til dette, så kontakt administrator i ditt firma hvis dette er aktuelt.     På avtalen i AutoPay velger du antall godkjennere. Her har vi satt opp 2 godkjennere.       Legg så inn e-postadressene til de som skal godkjenne i feltet "Epostadr til godkjenner(e) i AutoPay".       Ved betaling vil  det nå være 2 brukere som må godkjenne betalingen i AutoPay.    

Vi skal se på hvordan man endrer e-postadresse på skanningskonto. Merk at dette er e-postadressen som man vi motta e-poster til hvis det sendes andre ting enn fakturaer til skanningskontoen. Det er ikke mulig å endre selve e-postadressen som fakturaer skal sendes til, orgnummer@autoinvoice.no   Gå til AutoInvoice-innstillinger i visma.net. Så til Fakturainnstillinger og Inngående. Trykk så på Oppdater.     Da får du opp dette bildet.   Legg inn ny e-postadresse og trykk lagre.   Husk at det bare er AutoInvoice administrator som har tilgang til dette.