Brukertips i Visma.net ERP

Utvidet flerspråklig støtte   Med Visma.net ERP kan du oversette mange registre til flere språk på tvers av hele systemet. Du kan for eksempel angi en beskrivelse av en lagervare på flere språk. Ved hjelp av utskriftspråket som er definert på kunden/leverandøren, kan du skrive ut en lokalisert versjon i flere rapporter.

I versjon 8.26 har vi gjort det enklere å fylle inn Bestillingsforslagsprofil der det trengs i systemet. 

Det er nå mulig å avskrive saldo på leverandørfaktura. Det kan benyttes i de tilfellene hvor det er små differanser mellom faktura og betaling, og det er avklart med leverandør at differansen på faktura skal avskrives og faktura lukkes.   Funksjonaliteten er tilgjengelig på faktura som er åpen og utestående beløp er innenfor beløp definert som avskrivningsgrense.   Dette aktiveres på Leverandørinnstillinger (AP101000). I feltet Avskrivningsgrense registreres beløpet for avskrivningsgrensen. I feltet Årsakskode registreres årsakskode.     Årsakskode Hvordan avskrivningen bokføres styres av årsakskoden. Åpne Årsakskoder (CS211000) og opprett kode med korrekt Konto. Velg  Avskrivning for leverandør i feltet Bruk. Avskriv faktura Åpne fakturaen du skal avskrive via skjermbildet Inngående faktura (AP301000). Velg Behandlinger og Avskrivning.     Det opprettes nå et bilag for avskrivning.   Årsakskoden styrer konteringen:   Fakturaen får status Avsluttet.   Denne funksjonen ligger også på kundereskontro. Der er det flere muligheter. Du kan sette avkrivningsgrense pr. kunde, og du kan velge å avskrive flere fakturaer samtidig. Det er det ikke funksjonalitet for på leverandørreskontro. I kundemodulen mottar du det kunden betaler, mens på leverandørsiden er det du selv som oppretter betalingen og da har du mulighet for å påse at beløpet er tilsvarende som på faktura. Mange benytter også AutoPay hvor betaling opprettes på utestående fakturabeløp. Vi anser derfor at det er mindre behov for massebehandling av avskrivning på leverandørreskontro.

Visma.net ERP støtter nå å sende PEPPOL BIS 3.0 direkte.

I Visma.net Financials har man muligheten til å opprette en faktura (ut- og inngående), lagre den og deretter slette den. Ingenting bokføres før en trykker Oppdater. Ved opprettelse av fakturaen får den et fakturanummer. Det er derfor viktig at man endrer serien manuelt tilbake da dette ikke skjer automatisk dersom man sletter en uoppdatert faktura. Slik kan man utfylle hull i nummerserien.

I versjon 8.25 har vi forbedret valideringen av leverandørens bankkonto. Dette gjøres for å øke sikkerheten ved utbetalinger.  Når du oppretter en leverandør og registerer betalingsinformasjon, vil det automatisk bli kjørt en validering via Autopay. Dette er i første omgang implementert for Finland, Sverige, Norge og Danmark. Det er planlagt støtte for flere land i fremtiden.  I skjermbildet Valider betalingsinformasjon for leverandør (AP50950S) listes alle leverandører som enten har ugyldig bankkonto eller som ikke har blitt validert, og du kan velge Regenerer alle for å validere alle i listen.   Etter oppgradering til versjon 8.25 vil alle bankkontoer ha status som at de ikke er validert. Det vil si at du må validere bankkonto på alle dine leverandører. Det vil ta noen minutter, men det vil også gi deg en sikkerhet om at du betaler til riktig kontonummer. Slik går du frem:   Gå til Valider betalingsinformasjon for leverandør (AP50950S) Klikk Regenerer alle Systemet sjekker da informasjonen opp i mot Autopay validator. Hvis bankkonto er ugyldig så vil valideringen feile, og du kan korrigere bankkonto på leverandøren.

Skal man returnere vare(r) til leverandør mot kreditnota kan man gjøre som beskrevet her.

En pakkevare er en artikkel som er satt sammen av flere varer og selges komplett. Pakken kan være en lagervare eller en ikke lagerført vare. Den kan bestå av andre lagervarer eller ikke lagerførte varer som komponenter.  Hvordan opprette pakkevarer og gjøre de tilgjengelige for salg? Les mer om dette her: Pakkemontering - montering av strukturvare med komponenter    Etter innspill fra kunder på at pakkespesifikasjon bør være enklere tilgjengelig, har vi i versjon 8.25 fått mulighet til å opprette spesifikasjon for pakkemontering direkte fra varen. Det er nå tilrettelagt både fra lagervare og ikke lagerførte varer.   Åpne skjermbildet Lagervarer (IN202500). Aktiverer du feltet Er en pakke, vil valget Spesifikasjon for pakkemontering bli tilgjengelig.       Klikker du på valget Spesifikasjon for pakkemontering, åpnes skjermbildet Spesifikasjon for pakkemontering (IN209500). I dette skjermbildet kan du legge inn hvilke varer pakken består av.  Er denne informasjon registrert tidligere, kan du her enkelt se hvilke varer pakken består av og detaljer for pakken.   Tilsvarende funksjonalitet fra Ikke lagerførte varer (IN2020PL):  

Nye kontoer relatert til lønn er lagt inn som standard hovedbokskontoer.  Dette gjelder nye firmaer som opprettes fra og med versjon 8.25. Ønskes disse kontoene i eksisterende firmaer, må de opprettes manuelt via skjermbildet Kontoplan (GL202500). Det gjelder følgende kontoer: 1572 Lønnsforskudd (som trekkes i lønn senere) 1579 Andre kortsiktige fordringer 2772 Skyldig finansskatt av lønn 2784 Påløpt finansskatt ferielønn 5250 Gruppeliveforsikring 5252 Ulykkesforsikring 5430 Finansskatt av lønn 5431 Finansskatt av påløpte feriepenger 5919 Trekk kantinekostnader ansatte

  Forespørselen Historikk for utgående faktura pr. vare (SO40104S) viser salg pr. vare basert på fakturerte salgsordre som er oppdatert. Faktura opprettet via Kundereskontro er ikke inkludert.    Merk:  -   viser både lagerførte og ikke-lagerførte varer     Salg per vare og kunde  (AR40103S), gir en oversikt over salg fakturert fra ordremodulen og salg  som er fakturert via Kundereskontro-modulen.  

Denne forespørselen gir en oversikt over leveranser. Derfor  baserer den seg på data fra skjembildet Leveranser (SO302000).     Merk:  -  viser både lagerførte og ikke-lagerførte varer - standard vises varer på leveranser som er bekreftet. Aktiverer du feltet   Inkluder ikke fullførte dokumentlinjer, inkluderes også varer fra leveranser som ikke er bekreftet enda.     

Forespørselen Salg pr vare (SO40102S) har endret navn til Historikk for ordrebekreftelse pr. vare. Forespørselen   baserer seg på data fra ordrelinjer i skjermbilde Salg (SO301000).    Merk:  -  viser både lagerførte og ikke-lagerførte varer - standard vises bare varer fra ordrelinjer som er markert som fullført.  Aktiverer du feltet   Inkluder ikke fullførte dokumentlinjer, vises også varer på ordrelinjer som ikke er fullført/bekreftet enda.    Det er lagt til mulighet for "drilldown" på feltet Varenr slik at du kan åpne varen direkte fra forespørselen.      

På ordre, leveranser og faktura har du mulighet for å legge til notat og vedlegg både i "hode" og på linjer. Registreres notat/vedlegg på ordre, kan de kopieres til leveranse og faktura. Tidligere har vi kun hatt støtte for å kopiere linjenotat og linjevedlegg til leveransen/faktura. I versjon  8.25 har vi fått funksjonalitet for å kopiere notat og vedlegg fra "hode" over til de andre dokumentene i ordreflyten, dvs fra ordre til leveranse og fra leveransen til faktura.   Du aktiverer denne funksjonen på ordretypen via følgende felt: -Kopier notater til leveranse -Kopier vedlegg til leveranse -Kopier notater til faktura -Kopier vedlegg til faktura   Har du flere ordre med forskjellig hodenotat og vedlegg og samler disse på en leveranse, vil notatet fra den siste ordren bli kopiert til leveransen. Vedleggene for alle ordrene blir lagt til som vedlegg på leveransen.   I eksempelet under ønsker vi å kopiere både vedlegg og notat fra ordrehode over på leveransen og på faktura. Åpne skjermbilde for Ordretype (SO201000), velg ønsket ordretype. Aktiver feltene vist i skjermbildet og Lagre.     Registrer salgsordre og legg inn notat og vedlegg i ordrehode. Notat registreres via valget Merknader. Vedlegg legges inn via valget Filer. Opprett leveranse på vanlig måte. Åpner vi leveransen ser vi at notatet og vedlegget vi la inn på ordren er kopiert til leveransen.   Opprett faktura på vanlig måte. Åpner vi faktura, ser vi at notatet og vedlegget også vises på faktura.      

I versjon 8.25 er det på nytt mulig å legge til både Notat og Fil i forespørselen Kundeinformasjon (AR402000). Flere av våre kunden har savnet muligheten, og nå er den tilbake igjen. Du slipper å åpne hver enkelt faktura for å se eller legge til notat og/eller filer.  

I versjon 8.25 har vi lagt til en kolonne Opprinnelig i både Fakturainnboks (AP50604S) og i forespørselen Fakturainnboks-Oversikt (AP40106S). Denne kolonnen vil vise hvordan den inngående fakturaen er mottatt. Du vil se om fakturaen er mottatt elektronisk eller via skanntjenesten. Dette er nyttig da vi vet at fakturaer som skannes inneholder mindre informasjon og krever mer redigering, og det er nå enkelt å se dette før du behandler fakturaen.  

I versjon 8.25 har vi lagt inn støtte for å endre Beskrivelse og Bankkontotype for betaling på bokførte inngående fakturaer (AP301000). Dersom du har bokført en inngående faktura, og ser at du har registrert feil bankkontotype eller beskrivelse, så kan du korrigere dette før du oppretter betaling.   Åpne en Inngående faktura som har status Ny, og her ser du at feltet Beskrivelse nå kan redigeres.   Under fanen Regnskapsdetaljer kan du endre Bankkontotype for betaling. Merk at dersom det er registrert en betaling eller delbetaling så vil feltet være låst, og ikke mulig å endre.     Hvis du ser at du har registrert feil bankkontonummer på en leverandør, så kan du nå endre bankkontonummer på leverandørkortet, og så gå til den inngående fakturaen og endre til en annen bankkontotype og så sette tilbake til opprinnelig bankkontotype. Da hentes nytt bankkontonummer.

I skjermbildet Lagerinnstillinger (IN101000) har vi parameteret "Oppdater hovedbok". Denne innstillingen avgjør om det blir opprettet hovedboksbilag på lagerbevegelser.   Under normal drift er det naturlig at denne innstillingen er aktivert slik at det automatisk blir opprettet hovedboksposteringer ved oppdatering av bilag i lagermodulen.   Ved oppstart av et nytt firma kan de være ønskelig at dette valget er deaktivert. I den forbindelse skal inngående balanse i hovedboken, samt antall på lager i logistikkmodulen legges inn i systemet. Antall på lager blir ofte lagt inn via lagertelling/lagermottak. Samtidig som regnskapsaldo i hovedbok blir registrert via ordinær saldoinnlegging. Hvis denne innstillingen er aktivert når lagertellingen/lagermottaket oppdateres, vil det bli opprettet hovedboksposteringer fra Lagermodulen. Hvis hovedboken allerede er oppdatert via saldoinnlegging i hovedboksmodulen, blir lagerkontoen dobbelt oppdatert. Glemmer du å aktivere innstillingen etter at saldoinnlegging er foretatt, eller den blir deaktivert senere, vil det resultere i at det ikke opprettes hovedboksbilag på lagertransaksjoner. Dette kan være kritisk ettersom disse posteringen ikke kan opprettes automatisk i ettertid selv om innstillingen aktiveres. Vi har derfor valgt å adgangsregulere dette valget for å unngå kritiske situasjoner. Det er kun System administrator som har tilgang til denne innstillingen.      

I skjermbildet Behandle betalinger (AP50300S) er kolonnene Fakturadato og Opprinnelig fakturadato nå tilgjengelig.     De vises ikke standard i skjermbildet, men kan hentes inn på følgende måte: 1. Åpne skjermbildet Behandle betalinger (AP50300S). 2. Velg ikon for Feltvelger. Flytt kolonnen fra Tilgjengelige kolonner til Valgte kolonner, Trykk OK.

I skjermbildet Kjør periodisering (DR501000) har vi lagt til et felt som viser kunde-/leverandørnavn. Informasjon ligger i feltet Forbindelsesnavn.  

I skjermbildet Inngående faktura (AP301000) har vi lagt til kolonnen "Leverandørens varenr.".   Kolonnen vises ikke standard i skjermbildet, men kan hentes på følgende måte: 1. Åpne Inngående faktura (AP301000) 2. Velg ikon for Feltvelger og flytt feltet over fra Tilgjengelige kolonner til Valgte kolonner, trykk OK.