Vi ser her på hvordan en setter opp et budsjetthierarki i Financials. Vi ser nærmere på dette ved å opprette et budsjetthierarki med gruppene inntekter, kostnader og andre kostnader. Hierarkiet vil gjelde for alle budsjetter som opprettes for klient.       Figure 1 - Slik ser det ut før en har opprettet et  budsjetthierarki   A. Opprette gruppe Inntekter og forhåndslastning av kontoer   1. Trykk på plusstegnet      2. Huk av for at du ønsker å opprette gruppe        3. Legg inn beskrivelse for gruppe         4. En kan forhåndsdefinere kontoutvalget for gruppen som vi opprettet i steg 3 ovenfor. Det gjør en      ved å gjøre å legge inn verdier i felt Kontomaske (1) og Kostnadsbærermaske (2).      Steg 5. Trykk på lagre (3) og gruppe Inntekter (4) som du akkurat har opprettet   Steg 6. Trykk på forhåndslast kontoer (5)   Steg 7. Sjekk opp om det som kommer opp i boksen forhåndslast kontoer (6) er korrekt før du trykker på ok (7)   Steg 8. En får da opp kontoene som er definert fra 3000 til 3900 med kostandsbærerstreng 000-000. Trykk på lagre (8) for å lagre kontoutvalget definert for denne gruppen.     B (opprettelse gruppe Kostnader) og C (opprettelse gruppe Andre kostnader). Samme fremgangsmåte som å opprette gruppe Inntekter for å opprette gruppe Kostnader og Andre kostnader også - bare å definere et annet kontoutvalg for de to gruppene.

 Denne artikkelen forklarer hvordan du legger inn åpningsbalanse på reskontro uten å oppdatere hovedbok.   Når du skal opprette en klient må du registrere firmaets åpningsbalanse og åpne poster på reskontro. Mange velger å registrere åpningsbalansen/IB hovedbok, for deretter å registrere åpne poster på reskontro. Det er viktig å tenke på at hovedbok for reskontro ikke må registreres dobbelt. Disse kontoene blir ofte registrert sammen med IB hovedbok. Ved registrering og oppdatering av åpne poster på kunde/leverandør blir vanligvis hovebokskonto for kunde og leverandør også oppdatert.  Noe som fører til doble saldoer på disse.    La oss si at hovedbok for kunder er konto 1500. Ved innleggelse av hovedbokssaldoer velger mange å registrere IB på konto 1500. Når du da registrerer åpne poster på kunder blir vanligvis konto 1500 oppdatert, noe som fører til at saldo på 1500 blir dobbelt. Hvordan unngå dette?  Vi har et parameter som kan aktiveres slik at hovedboken ikke oppdateres når du legger inn åpne poster på kunder.  Det finner du under: Kundereskontro, Innstillinger, Kundeinnstillinger feltet "Aktiver migreringsmodus".      Dette feltet skal ikke være aktivert i vanlig drift, kun når du legger inn IB.   Vi viser et eksempel på oppdatering av faktura når dette feltet ikke er aktivert: Ved oppdatering av faktura blir det opprettet en bunt og postert på hovedbok. Her ser vi at f.eks konto 1500 oppdateres. Det er slik det skal være når du bruker systemet i vanlig drift.   Ved oppstart av klient og innlegging av åpningsbalanse har du mulighet for å aktivere feltet   "Aktiver migreringsmodus". Vi viser et eksempel der dette er aktivert.  Registrerer faktura (åpen post) og oppdaterer. Viktig å registrere hva som er reel åpen post i feltet "Saldo" i fakturahode. Det blir oppdatert til feltet "Utestående beløp" etter oppdatering av faktura. I dette eksemplet er åpen saldo 5000,-, registrer kr 5000,- i feltet Saldo.     Da foretas ingen hovedboksposteringer. Vi ser det ved å gå til fanen regnskapsdetaljer. I feltet Buntnr ligger det ikke noen bunt, men teksten "migrated". Denne teksten indikerer at det er saldoinnlegging og ingen hovedboksposteringer. I dette tilfelle er det ikke foretatt noen bokføring mot 1500.   Samme funksjonalitet for leverandørrseskontro. Det ligger under leverandørreskontro, Innstillinger , Leverandørinnstilligner og feltet "Aktiver migreringsmodus".

Her finner du en oversikt over artikler som er laget vedrørende merverdiavgift i Financials. 

PROBLEMSTILLING:    Det er ført 100 banktransaksjoner feil i Bankstyring, men disse skulle ikke vært ført med mva fradrag. De er ført med avgiftskode 11 og sone 10 som gir 15 prosent mva fradrag og tilhørende føring på mvakonto 2713. Men i dette tilfellet er det altså ikke mva-fradrag alikevel.      På bunten som er opprettet i Hovedbok kan vi se de 15 000 på konto 2713. Dette beløpet ønskes flyttet til kostnadskonto 5910.     På avgiftsoppgaven (som nå er klargjort) ser vi at kunden har 100 000  på linje 43 og 15 000 på linje 44. Disse beløpene skulle ikke vært på avgiftsoppgaven.      Vi ønsker altså å flytte føringen på mvakonto 2713 til kostnadskonto 5910, samtidig som avgiftsoppgaven blir korrekt. Er dette mulig uten å reversere alle bilag og bokføre alt på nytt?   LØSNING   Det er mulig å endre på en avgiftsoppgave som er klargjort (ikke avsluttet) via skjermbildet Avgiftsjustering (TX301000). Merk: Transaksjoner (korrigeringer) her blir ikke linket til de opprinnelige dokumentene til mva føringene, siden en korrigerer rett på avgiftsnummer i avgiftsoppgaven. Føringer via dette skjermbildet har altså lite sporbarhet i forhold til hvilke dokumenter korrigeringen gjelder. Vi anbefaler derfor å beskrive avgiftsjusteringen godt (i feltet Beskrivelse)   Merk: Gitt at det er et mindre antall dokumenter som skal korrigeres er det enklest å bare reversere dokumentene i den modulen de er ført i (og føre dem på nytt).     Før en kan justere en avgiftsoppgave må den altså være klargjort. Velg periode og klikk på Klargjør Avgiftsrapport" for å klargjøre den.     Gå til Avgiftsjustering (TX301000) I dette tilfellet justerer vi mva. på innkjøp. Velg derfor type Juster mva på innkjøp (punkt 3).  Velg standard avgiftsleverandør (punkt 4) Velg mva-termin som skal justeres (punkt 5) Velg datoen det skal justeres på (punkt 6) Legg inn relevant Avgiftsnr (punkt 7), i dette tilfellet 15 Legg inn Avgiftspliktig beløp (punkt 8), i dette tilfellet -100 000 (husk minus foran) Legg inn Avgiftsbeløp (punkt 9), i dette tilfellet -15 000 (husk minus foran) Velg Avgiftssone (punkt 10), i dette tilfellet sone 10 Velg Konto (mva-konto) (punkt 11), i dette tilfellet 2713. Velg Kostnadsbærer (punkt 12), i dette tilfellet 000-000 Legg inn en Beskrivelse (punkt 13). Velg Periode (regnskapsperiode) (punkt 14), i dette tilfellet 03-2019. Velg Justeringskonto (punkt 15), i dette tilfellet 5910, altså kostnadskontoen det skulle vært ført på.  Velg Kostnadsbærer for justering (punkt 16). Legg inn avgiftsbeløpet i feltet Beløp for å validere (punkt 17), i dette tilfellet -15000. Oppdater bilaget.    Under ser vi hvordan avgiftsjusteringen blir bokført på Hovedbokstransaksjoner. Avgiftsbeløpet blir kreditert 2713 og debitert 5910, altså overført fra 2713 til 5910.      På den klargjorte avgiftsrapporten ser vi at de relevante beløpene nå er nullet ut.     Se også    Kjent feil - manglende lenker til avgiftsjustering Reversere avgiftsjustering Samleside om MVA

1. Gå til Admin - Konfigurasjon - Brukerstøtte, kontakter - Visma brukerstøtte, kontakter     2. Søk opp supportkonsulenten for den aktuelle saken under Navn. Her vil også epostadressen hans/hennes vises. Denne inneholder @visma.com. På denne måten kan du forsikre deg om at det kun er en konkret ansatt i Visma som får tilgang. Merk: denne epost-adressen kan ikke brukes til å kontakte support. 3. Klikk i feltet under under Tilgangstype (på linjen med supportkonsulenten). Tilgangstypen Support vil da dukke opp. 4. Sett en sluttdato for tilgangen under Til. Vi ber om at denne settes en uke fram i tid. På denne måten tas det høyde for at saken kan ta tid. Vi gjør selvsagt det vi kan for å løse saken raskest mulig. 5. Klikk Lagre (nederst til høyre) 6. Supportkonsulenten får dermed tilgang til rollen Programadministrator (Application Administrator) på kunden. Dette gjør at han/hun kan sette nødvendige roller på det aktuelle firmaet for å undersøke saken (f.eks Financials Administrator og Financials User).    7. Informer support om at tilgangen er lagt til (ber deg fortsette på samme mail/ticket).    Merk For å kunne gi support-tilgang må brukeren ha rollen Customer administrator (på kunden i Admin) Vi vil ikke gjøre endringer eller bokføre bilag på firmaet uten evt. avtale med kunden først. Innloggingshistorikk vil bli logget med brukernavn (e-postadresse). Når datoen under Til er passert vil supportkonsulenten miste tilgang til firmaet automatisk. Du kan når som helst fjerne tilgangen om du ønsker.

Her finner du en oversikt over artikler som er laget vedrørende driftsmidler i Financials.

På Avskrivningskalendere (FA2060PL)  finner jeg ikke avskrivningsbok 1. Skal det være slik?  

Denne artikkelen gir nyttig info om årsavslutning i Visma.net Financials.

I Visma.net Financials er det mulig å få fakturaer fra Visma Autoinvoice automatisk bokført på riktig konto (i henhold til hva som er satt opp):  Hvilken utgiftskonto blir benyttet ved bokføring av faktura fra Autoinvoice?   Får du en faktura fra en ny leverandør (ikke registrert enda) vil du oppleve at fakturaen får status Blokkert. Årsaken er at fakturaen ikke finner noen match med leverandør.      Hvis man etter det oppretter leverandøren (f.eks via Opprett leverandør) og deretter behandler fakturaen, vil man kunne oppleve at fakturaen ikke tar hensyn til haken for Match vare ved fakturaimport på leverandøren.      Det er nemlig slik at systemet leser innstillingen for dette når fakturaen kommer inn i fakturainnboksen. Hvis leverandøren ikke er opprettet vil systemet bokføre basert på avgiftskode isteden (ref. artikkel). Hvis du ofte har nye leverandører i fakturainnboksen, og ikke har match med varer i systemet (bare ønsker riktig utgiftskonto), anbefaler vi at du huker av for Opprett faktura med en linje for hver avgiftssats på leverandøren isteden. Denne innstillingen leses først når fakturaen behandles, og gjør at systemet bruker utgiftskontoen på leverandøren.     Se video om denne funksjonen her:  Ny mulighet for å bestemme - per leverandør - håndtering av fakturalinjer på EHF faktura

Visma.net Financials kan settes opp til å benytte Visma AutoInvoice. Benytter du AutoInvoice vil du motta dine fakturaer i fakturainnboksen. Hvilke(n) hovedbokskonto som blir benyttet til bokføring av kostnaden(e) avhenger av hvilke innstillinger som er valgt.    Det er tre forskjellige alternativer: Vare, leverandør og avgiftskode Bokføring per vare/tjeneste   Denne metoden gir deg mulighet til å bokføre basert på varen. Har du en faktura som inneholder både husleie og kantinetjenester kan du få automatisk bokført husleie på en utgiftskonto og kantine på en annen. Metoden krever mer oppsett, men automatiseringen det gir vil trolig lønne seg på sikt.    For å kunne gjøre dette må Match vare ved fakturaimport være huket av på leverandøren (AP303000). Merk: dette er standard på nye leverandører.      Ellers må du opprette de aktuelle varene/tjenestene i vareregisteret under Ikke lagerførte varer (IN202000), f.eks  Husleie og Kantinetjenester. For at Autoinvoice skal kunne tolke dette må du under fanen Leverandøropplysninger legge til leverandøren og leverandørens varenummer (som vist på leverandørfakturaen)      Under fanen Hovedbokskonto legger du deretter inn utgiftskonto. Når du får en faktura fra leverandøren via fakturainnboksen sjekker Visma.net om den finner samme varenr som i filen. Gjør den det benyttes denne utgiftskontoen.    Tips: vi anbefaler at du importerer varene via et importscenario. Kontakt partner eller Visma for bistand fra konsulent til dette. De kan hjelpe deg med å importere informasjonen du får fra dine leverandører og koble disse mot riktig hovedbokskonto.  Bokføring per leverandør   For å kunne bokføre basert på leverandør må Match vare ved fakturaimport (som nevnt over) være huket av på leverandøren (AP303000). Merk: dette er standard på nye leverandører.    Gå deretter til fanen Hovedbokskontoer. Her velger du konto i feltet Utgiftskonto. Fakturaer fra leverandøren vil deretter bli bokført på denne kontoen, så lenge det ikke er satt opp en vare med tilsvarende varenummer (som nevnt over).    Bokføring per avgiftskode   Hvis du ønsker å styre bokføringen på avgiftskode kan du også gjøre dette.    Det er opprettet standard ikke lagerførte varer i systemet med de forskjellige avgiftssatsene. De ligger under Ikke lagerførte varer (IN202000).   Mottar du f.eks en faktura med 25% inngående mva, benyttes hovedbokskonto definert på vare 1  (Standard vare for fakturaimport høy sats). Hovedbokskontoen ligger under fanen Hovedbokskontoer på artikkelen. Her kan du eventuelt endre Utgiftskonto (som standard er 4500). Det er denne som blir benyttet som kostnadskonto på den inngående fakturaen.    

  I Visma.net ERP har du mulighet for å endre på et oppdatert hovedbokstransaksjon. Hvordan er forklart her: https://community.visma.com/t5/Brukertips-i-Visma-net-ERP/Endre-kostnadsbaerer-pa-hovedboksbilag/ta-p/175871   Denne funksjonen er utvidet. Tidligere hadde du kun mulighet for å endre konto, dato, og kostnadsbærer på hele bilaget. Nå er det mulig korrigere deler av bilaget/beløpet via funksjonen «Del opp».   Vi ser på et eksempel: Vi fører et enkelt hovedbokstransaksjon på konto 6800/1900 kr 5000,-     Korrigering kan gjøres for det enkelte bilaget ved å velge Behandlinger og Korriger.       Da åpnes skjermbilde for korriger transaksjoner.     Tidligere kunne du kun endre konto, dato, og kostnadsbærer på hele bilaget. Nå kan du endre på deler av bilaget. Si du ønsker å splitte utgiften på konto 6800 på forskjellig kostnadsbærere. Stå på linjen du ønsker å korrigere, her linjen med konto 6800, velg Del opp. Det blir opprettet en ny linjen for korreksjonen. På den nye linjen legger du inn det som skal endres, her "Til kostnadsbærer" lik 1 og "Nytt beløp" lik 3000. Legg merke til at "Nytt beløp" på opprinnelig postering reduseres. De postene som er under korrigering blir uthevet. Velg Behandle for å oppdatere endringen.     Det blir opprettet ny bunt på korreksjonen.   Her ser vi at opprinnelig postering på konto 6800 reduseres med kr 3000,-. Endringen blir postert på  kostnadsbærer 1. Det ligger også henvisning til opprinnelig bunt.     Ser vi på den opprinnelige bunten er «gjenstående beløp» 2000,- (Remaining Reclass.Amount). Det er også en informasjon på bilagslinjen som sier at bilaget er korrigert.       På kontoutdraget ser vi posteringene etter korrigeringer.     Ved å velge Korriger direkte fra bilaget blir dette bilaget hentet inn og er klar for korrigering. Da er et kun det ene bilaget du kan endre på. Du kan endre flere bilag samtidig ved å velge Korriger transaksjoner. Dette skjermbildet kan åpnes via meny - Hovedbok - behandling og Korriger transaksjoner. Bildet åpnes tomt. Velg Hent, registrer hvilke bilag som skal hentes og klikk på Hent.      Posteringer innenfor intervallet hentes inn og kan korrigeres.     Her korrigeres posteringen på 6100 som ligger på kostnadsbærer 0. Kr 3000,- skal til konto 6190 kostnadsbærer 1. Stå på linjen du skal korrigere og velg Del opp. Legg inn korrigeringen.      I tillegg skal kr 500,- posteres på 6100 kostnadsbærer 1. Stå på linjen du skal korrigere. Velg Del opp. Ny linje blir opprettet. På denne legger vi inn konto 6100, kostnadsbærer 1. Oppdaterer ved å velge Behandle.   Du kan se historikken i forbindelse med korreksjoner ved å gå inn på enten korreksjonsbunten eller den opprinnelige bunten og velger Historikk for bilagskorreksjoner.     Det viser en oversikt over korreksjonene.      

For å finne saldoen på leverandørreskontroen kan du gå gjennom følgende tre steg

For å finne saldoen på leverandørreskontroen anbefaler vi å gå gjennom følgende tre steg:   1. Kundesaldo 2. Kontoutdrag 3. Kontroll    Kundesaldo   1. Gå til skjermbildet Kundesaldo (AR401000).    2. Legg inn hvilken periode du skal avstemme i feltet Periode, f.eks 12-2018. Forespørselen viser utgående saldo for denne perioden.    3. Legg inn hovedbokskontoen du skal avstemme i feltet Hovedbokskonto kunder, f.eks 1500. Merk: det kan være flere hovedbokskontoer i bruk som reskontro. En oversikt over dette får du ved å klikke på førstørrelsesglasset i feltet. Hver av disse må avstemmes separat.     4. Øverst til høyre vil du se utgående saldo i feltet Totalsaldo. I mitt eksempel er det altså en debetsaldo på 23 187,80.    Kontoutdrag   1. For å avstemme Saldoen på hovedboken din går du til skjermbildet Kontoutdrag (GL404000).   2. Legg inn samme periode (i dette eksempelet 01-2018 - 12-2018 og 2400)   3. I feltet Utgående saldo øverst til høyre vil du se utgående saldo registrert på 1500. I mitt eksempel er det altså en utgående saldo på debet 22187,80.     Dette tallet er altså forskjellig fra tallet på Kundesaldo og må kontrolleres.   Kontroll   1. Dersom tallene ikke stemmer overens bør du gå gjennom bilagene. Det første du bør sjekke er bilag som er ført på andre moduler enn Leverandørreskontro. For å gjøre dette, klikk på Modul, fjern haken for Kundereskontro og klikk OK.     Nå vises bare bilagene på andre moduler enn Kundereskontro, f.eks Bankstyring.     2. Disse må reverseres ettersom de ikke har tatt effekt på reskontroen. Merk: de må reverseres i samme modul som de er ført. Er bilaget f.eks ført på Transaksjoner (under Bankstyring) må de reverseres der. Se samleside om reversering for mer info. Når dette er gjort skal utgående saldo på Kundesaldo og Kontoutdrag vise samme sum.   3. Bilagene som er reversert i andre moduler må deretter føres på nytt i Leverandørreskontro.   4. Hvis tallen på Leverandørsaldo og Utgående saldo fortsatt ikke stemmer overens kan det være behov for å regenerere leverandørsaldoen. Dette gjøres på skjermbildet Regenerer Leverandørsaldo (AP509900).   5. Velg perioden du avstemmer (f.eks 12-2018) og klikk Behandle alle. Merk: denne prosessen kan ta litt tid (skal riktignok ikke ta mer enn 10-15 min).     Hvis saldoene fortsatt har differanse, ta kontakt med support.

Her finner du oppskrift på hvordan du reverserer hovedboksbilag, leverandørbilag, kundebilag og bankbilag i Visma.net Financials.

Denne artikkelen viser deg hvordan du reverserer transaksjoner opprettet under Bankstyring.    1. Gå til Bankstyring - Arbeidsområde - Registrering - Transaksjoner 2.   Klikk på forstørrelsesglasset i feltet   Bilagsnr. , søk etter og velg riktig bilag.  3. Klikk på Behandlinger - Reverser     4. Et nytt bilag opprettes. Skriv en evt. beskrivelse og klikk Oppdater.       

Denne guiden forklarer hva du gjør hvis betalingsbilaget er feilført og du ønsker å reversere bilaget, for så å føre et korrekt betalingsbilag. Guiden tar utgangspunkt i leverandørbetaling, men kan også brukes på kundebetalinger.

Har du en faktura som du av en eller annen grunn ønsker å kreditere/reversere i sin helhet har du mulighet for å gjøre det uten å registrere kreditnota manuelt.   Du kan velge om du vil reversere uten å matche mot opprinnelig faktura, eller om du vil reversere og automatisk matche mot opprinnelig faktura slik at reskontro blir oppgjort.   Vi skal se på de to variantene.   Reversering uten automatisk matching: Du har registrert en faktura du ønsker å kreditere uten annen behandling. Hent opp faktura du skal reversere. Velg Behandlinger og Reverser. Det blir opprettet en kreditnota som du kan oppdatere. Når du reverserer på denne måten opprettes en kreditnota, men ingen matching foregår. Både kreditnota og faktura står som åpne dokumenter.   Reversering med automatisk matching: Hent opp faktura du skal reversere. Velg Behandlinger og Reverser og bruk på nota.   Da opprettes en kreditnota og den matches automatisk mot fakturaen. Faktura og kreditnota settes til Avsluttet.

Denne artikkelen beskriver hvordan du reverserer en kunderefusjon. Merk: tilsvarende funksjonalitet har vi også på leverandørrefusjon.    Kunderefusjon registreres ofte i forbindelse med tilbakebetaling til kunde. I vår sammenheng benyttes det gjerne når en kunde har betalt en faktura to ganger eller betalt for mye. Du har nå mulighet for å annullere en refusjon som er oppdatert.   Kunderefusjon registreres ved å åpne skjermbilde for Kundebetalinger. I feltet "Betalingstype" velger du «Kunderefusjon».  I dette tilfelle registrerer vi en kunderefusjon og knytter til en kreditnota.   Kunderefusjon blir postert på konto definert på betalingsmetoden og hovedbokskonto for kundefordringer.   Hvis dette var feil, har du nå mulighet til å  angre denne oppdateringen. Det gjør du ved å hente opp kunderefusjonen og velge Annuller. Klikk oppdater for å oppdatere annulleringen.   Refusjonen blir tilbakeført og annullert. Matchingen mot kreditnota oppheves og status på kreditnota endres til åpen.   Se også   Hvordan reversere leverandørrefusjon som ligger på feil år og dato

Du kan fra søndag 16. desember bestemme per leverandør om du vil forholde deg til alle fakturalinjer, eller om du vil ha en konteringslinje per avgiftskode. 

Ønsker du på en enkel måte å se utestående saldo på leverandørene dine kan du følge denne guiden.