Tidligere ble betalinger via AutoPay på en inaktiv periode kun delvis behandlet.  Fakturaene ble satt til Avsluttet, men ikke betalingen. Dette ble løst i versjon 7.01.   Nå får du en tydelig melding i AutoPay-innboks om at regnskapsperioden ikke er aktiv. Betalingen kan da ikke behandles. Perioden må aktiveres før du kan behandle denne betalingen.    

Ved registrering av salgsordre er det mulighet for å opprette et innkjøp på de varene som ligger på salgsordren. Det kan være nyttig hvis du ikke har varen på lager og ønsker å bestille varen direkte under ordreregistreringen. Det gjør du ved å aktiverer feltet "Merk for innkjøpsordre" på ordrelinjen og velge hvilke innkjøpstype du ønsker å opprette. Du kan velge mellom "Innkjøp til ordre" og "Direktelevering".   Direktelevering benyttes når varen ikke blir levert til ditt lager, men sendes fra leverandør direkte til kunden.   Her forklarer vi hvordan du kan få foreslått Direktelevering  automatisk når du velger et gitt lagersted. Da slipper du manuelt å velge Direktelevering som type når dette lagerstedet benyttes.   Opprett Bestillingsforslagsprofiler. Det gjør du via Lager, Konfigurasjon, Innstillinger og Bestillingsforslagsprofiler.     På lagersted setter du inn Bestillingsforslagsklasse:     På vare legger du inn lagersted med bestillingsforslagsklassen du definerte.       Registerer salgsordre på denne varen/ lagersted og krysser av i feltet "Merk for innkjøp" - som indikerer at du skal lage innkjøpordre med bakrunn i salgsordrelinjen. Da vil systemet automatisk foreslå innkjøpsordrekilde lik Direktelevering.     Vær obs på at lagersted også kan knyttes direkte til kundekortet. Lagersted på kunden prioriteres framfor lagersted på varen.   Innkjøpet kan videre opprettes på flere måter, f.eks via Behandlinger og Opprett innkjøpsordre.                        

Hver artikkel har et artikkelnummer som er identifikatoren på varen. I visse tilfeller kan det være hensiktsmessig å knytte andre ID'er til artikkelen, f.eks strekkode eller leverandørens varenr. Alternativ ID er et felt på vareregisteret hvor du kan registrere en annen ID enn varenummer. Denne ID'en kan du f.eks benytte som identifikator får å finne korrekt vare.   Vi ser på et eksempel hvor vi legger inn leverandørens varenummer som alternativt varenummer. Det gjør du ved å hente opp varen, velge fanen Kryssreferanse og legge inn det alternative varenummeret i feltet "Alternativt varenummer".   I eksempelet har vi på vare 3000 lagt til L-3000 som leverandørens varenummer på leverandør 50005. Vi har valgt Alternativ type lik Leverandørdelenummer, men her kan det velges andre type f.eks Strekkode.   Registrerer vi et innkjøp på denne leverandøren kan vi taste inn det alternative varenummeret, L-3000.     Systemet finner da korrekt vare som her er varenummer 3000.      Alternativ ID kan også knyttes til bestemte enheter på varen. Hvordan kan du lese om her.  

I Visma.net ERP kan du definere priser på forskjellige nivåer. Hvilke priser som benyttes følger en spesifisert prioritet. Du kan ha generelle priser, kundespesifikke priser og priser definert på grupper/kategorier. Det kan også være tilfeller hvor prisen er definert slik at en kunde kan være kvalifisert til å få flere av prisene som er definert. Hvilke pris blir da foreslått?   Salgspriser blir prioritert etter følgende rekkefølge:  

Dersom man ved en feil har klart å betale en leverandørfaktura dobbelt, og får refundert den 2. betalingen fra leverandør, må dette føres på følgende måte.

Her finner du en oversikt over artikler som er laget vedrørende kundereskontro i Visma.net Finans.

 Vi har introdusert et nytt sikkerhetstiltak i forbindelse med elektronisk fakturering.  Fakturautsteder blir nå varslet med mail hvis fakturamottakers bankkontonummer er endret siden forrige utfakturering.   Det blir da sendt mail til brukere som er satt opp som administrator i AutoInvoice og til avsenderfirma sin e-postadresse. Avsenderfirmaets e-postadresse defineres under Firmaopplysninger.  På denne måten har administrator blitt varslet og har mulighet for å kvalitetssikre at mottakers bankkontonummer faktisk er endret.

På AutoPay siden i community har vi en artikkel som beskriver hvordan du kommer i gang med dette formatet:

 Sender du betalinger via Autopay er standard prosedyre at betalingen klargjøres og sendes fra Financials og deretter godkjennes i AutoPay.   Enkelte banker tilbyr også ettergodkjenning i nettbanken. Dvs at betaling går ikke til bank før bruker har logget seg inn i nettbanken og godkjent betalingen der.   Skal ekstra godkjenning i nettbanken aktiveres, MÅ det avtales mellom bank og kunde på bankavtalen som opprettes.    For de banker som tilbyr dette vil feltet "E-postadresse til godkjenner(e) i nettbank" være tilgjengelig på AutoPay avtalen.  Registreres e-postadresse her, vil det gå en mail til denne adressen med varsling om at de har fått betaling som må godkjennes i nettbank. Fylles den ikke ut, er eneste konsekvens at det ikke blir sendt e-post melding om at det ligger godkjenning på vent.   Viser eksempel på DNB da de har dette som et tilbud i sine avtaler og derfor vises dette feltet på AutoPay avtalen.

Her finner du en oversikt over artikler som er laget vedrørende leverandørreskontro i Financials. 

Her finner du en oversikt over artikler som er laget vedrørende merverdiavgift i Financials. 

Du kan dele varene i grupper/klasser. I varekjeder som selger elektronikk er dette ganske vanlig.   Eksempelvis kan du ha varegruppen Elektronikk:       Under Elektronikk kan du ha Lyd og Bilde.  Under Lyd kan du ha Headsett osv.  Under Bilde kan du ha PC skjerm og TV skjerm.   Ut fra denne kategoriseringen kan du enklere organisere varene å sette standard innstillinger ved at de kan arve rettigheter/verdier fra en klasse og ned til den enkelte vare. Det kan lette navigeringen ved å gå via trestrukturen/gruppene å forenkle rapporteringen og ordreregistreringen.   Vi kan benytte eksempelet over til å vise funksjonaliteten: Varegrupper defineres via Register ID «Itemclass». Skjermbilde for registrering av Itemclass finner du via Konfigurasjon, Innstillinger og Registerinnstillinger. (ScreenId=CS202000). Hent opp Register – ID ITEMCLASS, velg oppslagsmetode (denne kan endres i ettertid). Legg til beskrivelse. Grupperinger legges til på overordnet nivå ved å taste +. I dette eksempelet har vi tre nivåer. Legg in segmentnr 1 ved å skrive inn beskrivelse. Her legger vi «Hovedgruppe». Lengde er antall tegn tillat på gruppen. Legg så til neste gruppe. Her legger vi inn «Undergruppe 1» og 5 tegn, tilsvarende på «Undergruppe 2». Lagre når dette er definert.     Innholdet i gruppene defineres i skjermbildet for Vareprofiler. Det finner du under Vare, Innstillinger og Vareprofiler. (ScreenIS=IN201000). Her legger du inn verdiene for gruppen. Profil = Varegruppe ID I dette tilfelle legger vi inn ELEKTRO i feltet Profil. Legg inn beskrivelse og de andre feltene slik du pleier å registrere på vareprofiler. Lagre. Da har du opprettet gruppen ELEKTRO.     Under ELEKTRO  kan du opprette en undergruppe. Trykk + for ny og F3 for å få oversikt over gruppene.      Velg ELEKTRO. Sett markøren i segmentet etter ELEKTRO og skriv inn neste gruppeverdi, feks LYD legg inn Beskrivelse og Lagre denne.   Ønsker du en gruppe til under LYD kan du opprette denne ved å hente opp ELEKTRO-LYD og legge til ny gruppe under denne. Her har jeg valgt HEADSET (med en T fordi vi har har satt opp 7 tegn i registerverdi).     Du har nå varegruppen ELEKTRO med undergruppe LYD og HEADSET. Ønsker du å legge til en ny gruppe under ELEKTRO, vegler du + for ny gruppe, bruker søk i feltet Profil for å hente opp ELEKTRO.   Plasser markøren i segmentet etter ELEKTRO og skriver inn ny verdi f.eks BILDE, registrer beskrivelse og Lagre.     En undergruppe kan arve rettigheter fra hovedgruppen. Dette kan også endres via menyvalget Behandlinger og «Bruk på underordnede». Husk at det er varens innstillinger som gjelder. Endringene du evt gjør på gruppene vil gjelde for NYE varer som opprettes ut fra disse profilene ETTER endring av profilen er lagret.     Du vil se varegruppene til venstre i skjermbildet etterhvert som de opprettes. Du kan også få en oversikt ved å se på forespørselen som ligger under Vare, Forespørsler, "Varelager etter vareprofil".     Du kan endre måten varegruppene vises på. Det gjør du under Konfigurasjon, Innstililnger, Registerinnstillinger. Hent opp Register_ID «Itemclass» og i feltet Oppslagsmåte kan du endre visningsmåte.     Hvordan kan du ha nytte av dette? Ved registrering av salgsordre kan du få begrenset søket til varer i valgte varegrupper. Ved å velge knappen «Legg til lagervarer» får du opp et oppslag hvor du kan velge varegruppen. Vi har vist Vareprofilnr ELEKTRO og da vises alle varer i denne gruppen og tilhørende undergrupper.     Velger du Vareprofil ELEKTRO-BILDE får du opp alle i denne varegruppen.     Ved rapportering og forespørsler kan du gjøre søk/utvalg i de forskjellige hierarkiene. Eksempelvis på Salgslønnsomhetsanalyse kan du velge en hovedgruppe eller undergruppe.     Eksempelvis på rapporten "Salgslønnsomhet per vareprofil og vare" som viser total pr gruppe.     På forespørselen "Varelager etter vareprofil"  kan du søke etter varer som ligger i gitte varegrupper. Ved å registrere varegruppenn vises varer i denne gruppe i listen og du kan søke på varenummer innenfor denne varegruppen.     

Alternativ ID er et felt på vareregisteret hvor du kan registrere en annen ID enn varenummer. Denne ID'en kan du f.eks benytte som identifikator får å finne korrekt vare. Se hvordan du setter opp Alternativ ID på artikkelen her: Oppsett av alternativ ID på artikkel   Du kan også knytte Alternativ ID mot enheter. Dvs en enhet mot en Alternativ ID og en annen enhet mot en annen Alternativ ID. Det kan forenkle registreringen  av f.eks ordre ved å bruke scanner.   Hvordan sette opp alternativ ID mot enheter forklarer vi i denne artikkelen med et eksempel: En leverandør lagerfører to enheter, STK og Boks. Ved registrering kan systemet gjennkjenne alternativ ID for begge enhetene og registrere transaksjon på korrekt enhet.   I eksemplet viser vi hvordan dette fungerer for innkjøpsordre, men det funger også i andre tilfeller f.eks Salgsordre.   Vi har opprettet en vare med salgsenhet STK og Innkjøpsenhet Boks.   Under fanen Kryssreferanse legger du inn Alternativ ID i feltet "Alternativt varenr". Vi har knyttet det til strekkode, men dere kan også bruke annen type:    Ved registrering av innkjøpsordre kan du taste inn Alternativ ID i varenr feltet.  Vi taster inn Lev10 som var Alternativ ID for enheten STK.   Når du taster Enter på varenr vil systemet finne korrekt vare og enhet ut fra kryssreferansen vi la inn på varen.   Registrerer du alternativ enhet for Boks på varelinjen, hentes varen inn med enhet Boks:  

Sender du elektronisk faktura til kunder er det nyttig å sjekke at disse har blitt sendt uten feil. For å gjøre dette mest effektivt anbefaler vi kontrollere flere samtidig. Denne guiden forklarer hvordan du gjør dette.

Ser her på hvilke forespørsler og rapporter som en kan velge at tall skal hentes fra budsjetthoved.    

Bruker du Autopay med DNB, Nordea, Danske Bank, SEB, eller Sparebank 1, og avtalen er registrert på nytt format (ISO20022), støtter disse elektronisk kontoutskrift.   Merk: ikke alle banker i Sparebank 1-gruppen støtter kontoutskrift. Hør med banken først.  Merk: for DNB og Nordea må du spesifikt be banken om dette, og fylle ut et eget skjema. Kontakt banken på epostadressen nedenfor og be om kontoutskrift til Visma.net Autopay i formatet MT940 (dette konverteres til riktig format i Autopay).   DNB: avtaler.bedrift@dnb.no Nordea: cm.cloud@nordea.no   Elektronisk kontoutskrift innebærer mulighet for å importere kontoutskriften fra banken direkte i Financials (via Autopay). Kontoutdraget inneholder alle transaksjoner, inkl. bankgebyrer, betaling med kort etc. Filene vil altså supplere inn og utbetalingsfilene som importeres.   For at dette skal bli importert til Financials må Elektronisk kontoutskrift være valgt under Velg tjenester (se artikkel om oppsett av Autopay).       NB: bruk av dette forutsetter at man behandler transaksjonene på en viss måte for å unngå at inn og utbetalinger bokføres dobbelt. Dette medfører noe manuelt arbeid, og er beskrevet lenger ned i artikkelen. Det første du bør spørre deg er om du trenger elektronisk kontoutskrift.    Hvis innbetalingsavtalen med banken inkluderer betalinger både med og uten KID, og du har få andre transaksjoner enn utbetalinger fra Financials (f.eks bankgebyrer, kortkjøp etc), anbefaler vi å   ikke  importere   Elektronisk kontoutskrift.   På den måten slipper du å behandle transaksjoner som allerede er importert.  Selv om du ikke huker av for dette vil elektronisk kontoutskrift fortsatt være tilgjengelig i Autopay (under Oversikt - Nedlastninger). Denne vil da kunne ses på ved behov (f.eks ved bankavstemming i Financials).   Hvis du derimot har mange transaksjoner utenom inn og utbetalinger på fakturaer kan det være nyttig å importere Elektronisk kontoutskrift.  Merk: Elektronisk kontoutskrift er ingen god erstatning for komplett innbetalingsavtale. Har du innbetalingsavtale som inkluderer alle betalinger (både med og uten KID) vil denne gi mer informasjon en kontoutskriften, f.eks informasjon om kunden som har betalt. Informasjonen vil riktignok kunne variere mellom banker. Hør evt. med din bank hva som er inkludert. Informasjon i innbetalingsfilen vil uansett være nyttig i avstemmingen. Vi anbefaler derfor en komplett innbetalingsavtale med banken.    Tips: Financials har en god avstemmingsfunksjon som gjør at du enkelt kan legge til transaksjoner som mangler i regnskapet. Dette bør tas med i vurderingen av hvorvidt du trenger kontoutdrag eller ikke. Se også artikkel.                                                    Rutine for import    NB: Vi anbefaler å vente med import av kontoutdrag til slutten av måneden, etter at innbetalinger og utbetalinger for måneden er importert og bokført. På den måten kan du matche transaksjonene i kontoutdraget mot allerede bokførte betalinger, og bare bokføre "hullene".    Når Elektronisk kontoutskrift er valgt i Autopay (som nevnt over) vil kontoutdrag komme inn i Autopay-innboks. Merk: her ligger de under meldingstypen Kontoutdrag.   1. Velg denne meldingstypen, status Ny og klikk Behandle alle.     2. Når filene er importert, vil de havne under Bankstyring - Arbeidsområde - Registrering - Behandle banktransaksjoner.    3. Velg betalingskontoen   4. Klikk på Innstillinger for matching. Tøm feltet Referanse/bilagsnr. verdi og legg inn 50 i feltene Dokumentdatoverdi og Kunde/leverandørverdi. Klikk Lagre og lukk Merk: denne innstillingen må gjøres for hver gang man går inn i skjermbildet. Går du ut av det må altså innstillingen settes på nytt.      5. Klikk på Automatisk avstemming. Når dette gjøres vil systemet matche transaksjonene mot allerede bokførte betalinger. Dette vil altså ikke bokføre noe, kun matche transaksjonen mot et eksisterende bilag. Lagre.     6. De som står igjen uten hake må bokføres manuelt. For å gjøre dette, marker linjen og klikk Opprett dokument.   7. Velg aktuell modul. Hvis det f.eks er bankkostnader velger du Bankstyring og deretter aktuell posteringstype, f.eks Bankkostnader. Lagre. I eksemplet under vil transaksjonen bli bokført på konto 8170.        

  I visma.net ERP er det laget en ny forespørsel, "GDPR - personopplysninger". Den finner du under Kundereskontro - Forespørsler (skjermbildeid=GA000081).     Denne er laget med henblikk på kunder/personer som kontakter firma og ønsker å få innsyn i hva som ligger av personalopplysninger om dem i ERP systemet. Det er kun opplisting av hva som ligger lagret av informasjon på denne kontaktpersonen.   Denne kan også eksporteres til excel ved å velge ikon for "Eksport til Excel".  

 Denne artikkelen forklarer hvordan du legger inn åpningsbalanse på reskontro uten å oppdatere hovedbok.   Når du skal opprette en klient må du registrere firmaets åpningsbalanse og åpne poster på reskontro. Mange velger å registrere åpningsbalansen/IB hovedbok, for deretter å registrere åpne poster på reskontro. Det er viktig å tenke på at hovedbok for reskontro ikke må registreres dobbelt. Disse kontoene blir ofte registrert sammen med IB hovedbok. Ved registrering og oppdatering av åpne poster på kunde/leverandør blir vanligvis hovebokskonto for kunde og leverandør også oppdatert.  Noe som fører til doble saldoer på disse.    La oss si at hovedbok for kunder er konto 1500. Ved innleggelse av hovedbokssaldoer velger mange å registrere IB på konto 1500. Når du da registrerer åpne poster på kunder blir vanligvis konto 1500 oppdatert, noe som fører til at saldo på 1500 blir dobbelt. Hvordan unngå dette?  Vi har et parameter som kan aktiveres slik at hovedboken ikke oppdateres når du legger inn åpne poster på kunder.  Det finner du under: Kundereskontro, Innstillinger, Kundeinnstillinger feltet "Aktiver migreringsmodus".      Dette feltet skal ikke være aktivert i vanlig drift, kun når du legger inn IB.   Vi viser et eksempel på oppdatering av faktura når dette feltet ikke er aktivert: Ved oppdatering av faktura blir det opprettet en bunt og postert på hovedbok. Her ser vi at f.eks konto 1500 oppdateres. Det er slik det skal være når du bruker systemet i vanlig drift.   Ved oppstart av klient og innlegging av åpningsbalanse har du mulighet for å aktivere feltet   "Aktiver migreringsmodus". Vi viser et eksempel der dette er aktivert.  Registrerer faktura (åpen post) og oppdaterer. Viktig å registrere hva som er reel åpen post i feltet "Saldo" i fakturahode. Det blir oppdatert til feltet "Utestående beløp" etter oppdatering av faktura.     Da foretas ingen hovedboksposteringer. Vi ser det ved å gå til fanen regnskapsdetaljer. I feltet Buntnr ligger det ikke noen bunt, men teksten "migrated". Denne teksten indikerer at det er saldoinnlegging og ingen hovedboksposteringer. I dette tilfelle er det ikke foretatt noen bokføring mot 1500.   Samme funksjonalitet for leverandørrseskontro. Det ligger under leverandørreskontro, Innstillinger , Leverandørinnstilligner og feltet "Aktiver migreringsmodus".

Under rutinen Avgiftsjustering (skjermbildeid TX301000) har vi fått en ny funksjon, knappen "Reverser". Det gir mulighet for automatisk å reversere en tidligere avgiftsjustering.

Denne artikkelen viser deg hvordan du legger inn inngående saldo, og registrerer åpne poster på reskontro.