Expense med kart-funksjon integrert - kartet bør følge med som vedlegg i reiseregningen

[Cecilie Willard]

Hei,

Den nye kartfunksjonen i Expense er bra - men den hadde blitt enda bedre om kartet fulgte med som vedlegg til reiseregningen! Skatteetaten ønsker mest mulig informasjon, og når den ansatte uansett bruker kartfunksjonen - så hadde det vært fint om kartet også følger med regningen. Er kjent med at flere andre reiseregningssystemer har hatt denne funksjonen en god stund.

Mvh Cecilie

[Gunnar Glendrange]

Bare lurer, hva er tanken bak ønsket?   På første siden ser man alle kjøringer, fra / til, antall kilometer. Bla til vedlegg, se et kart - evt igjennom alle vedleggene for å se alle kartene. Kan bli mange vedlegg, sammen med øvrige kvitteringer - så tar gjerne mer informasjon!

[Cecilie Willard]

Hei og takk for at du følger opp Gunnar,

Som tidligere revisor så har jeg sett mange ufullstendige reiseregninger. Og jeg har hørt mange skrekkhistorier fra bokettersyn.

Det er vanskelig for ansatte å fremstille reiseruten på en tilstrekkelig måte for å oppfylle Skatteetatens krav på skattefri bilgodtgjørelse. Ved å ha med kart av kjøreruten så hjelper dette den ansatte til å fremstille kjøreruten slik at skattefritaket lettere kan overholdes. Og når kartet først er inne i programmet, og den ansatte tar jeg tid til å fylle ut informasjonen her, så fremstår det for meg som rart at kartet ikke følger med reiseregningen.

I utgangspunktet så fyller den ansatte ut 1 reiseregning pr reise, så da blir det 1 vedlegg ekstra i kartet. Det er ikke mye, spør du meg 🙂

Mvh Cecilie

Bilgodtgjørelse etter femte ledd skal legitimeres ved en fortløpende oppstilling (reiseregning) som underskrives av arbeidstakeren. Reiseregningen skal minst ha følgende innhold:

–   arbeidstakerens navn og adresse og underskrift,

–   dato for avreise og hjemkomst for hver yrkes- eller tjenestereise,

–   formålet med reisen,

–   hvilke arrangement arbeidstakeren har deltatt på,

–   fremstilling av reiseruten med angivelse av utgangs- og endepunkt, lokal kjøring på oppdragsstedet og årsaken til eventuelle omkjøringer,

–    totalt utkjørt distanse i forbindelse med yrkes- eller tjenestereise, for eksempel beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller, GPS-basert elektronisk kjørebok eller nettbasert kartprogram, og

–   navn på passasjer det kreves passasjertillegg for.

[Gunnar Glendrange]

Takk for utfyllende opplysninger, interessant!   I et slikt perspektiv føler jeg det blir feil å legge med kartet, for det er ikke sikkert man har kjørt samme rute (flere veier til Rom, som kjent). Således er GPS-basert kjørebok å anbefale. De fleste av de store aktørene i markedet er integrert med Expense.