Utbedre integrasjonen med Visma.net ERP

[Arthur Kvalheim]

Synkroniseringen mot Visma.net ERP har noen åpenbare mangler, som i beste fall gir merarbeid og større sannsynlighet for feil - men som i verste fall kan føre til dobbelførte fakturaer i regnskapet eller gjøre at fakturering med blandet mva er umulig.

Vi har hatt Visma.net løsningen i drift hos oss i ett år nå, og bruker blant annet Visma Project Management (Severa) og Visma.net ERP (Financials). Her er noen erfaringer og punkter som jeg mener er helt nødvendig at blir prioritert utbedret.

1. Det må bli mulig å synkronisere fakturaer fra lukkede prosjekter. For prosjektledere er det helt natulig å lukke prosjektet, straks de har gjort klar siste faktura. Ettersom synkroniseringen kun går hvert 10.-30. minutt, vil det nødvendigvis ofte ligge fakturaer som skal synkroniseres på lukkede prosjekter. I dag sitter jeg (regnskapsfører) å manuelt åpner prosjekter med usendte fakturaer, venter på at synkroniseringen skal gå, og så manuelt lukker de samme prosjektene igjen. Veldig ineffektiv og tidkrevende prosess. I tillegg stopper hele synkroniseringen av alle fakturaer opp, om det er kun én faktura fra et lukket prosjekt. 

2. Det må bli mulig å synkronisere fakturaer med flere mva.satser. I dag klarer vi ikke å synkronisere fakturaer som inneholder flere mva.satser. For eksempel en faktura med 25 % på noen linjer, og 0 % på andre linjer.

3. Det må bli umulig å synkronisere samme faktura to ganger til Financials. I dag kan vi enkelt sette status på faktura i PM tilbake til den statusen som blir synkronisert, og da vil den bli opprettet en gang til i Financials med nytt fakturanummer. Det er ikke uvanlig at vi endrer status tilbake på fakturaer for å løse opp i problemtilfeller som følge av synkroniseringen.

Da vil fakturaen finnes to ganger i Financials med to ulike fakturanumre, men bare én gang i PM med sist tildelte fakturanummer. Dette bør være umulig i systemet, eller i det minste bør brukeren varsles og måtte bekrefte at faktura faktisk skal synkroniseres på nytt.

I tillegg til de nødvendige utbedringene over, er det også noen forbedringer som jeg mener bør gjøres for at Visma.net-pakken (med Financials og PM) skal fungere godt:

4. I PM bør det kun bli mulig med maks to desimaler i Antall på hver fakturalinje (eventuelt som en firmainnstilling). I dag er det mulig med opptil fire desimaler, mens EHF-formatet godtar kun to desimaler. Fakturaen stopper opp først når utsendingen feiler i AutoInvoice. Da må regnskaprsfører sette statusen på faktura i PM helt tilbake slik at den blir redigerbar, endre antall desimaler, og sende den til AutoInvoice på nytt. Dette gjør også at det blir en liten differanse på fakturabeløpet mellom Financials og PM.

5. I PM bør kundeadresse være et obligatorisk utfylt felt på faktura. I dag er det mulig at feltet står tomt på faktura i PM, men EHF-formatet krever at kudneadresse-feltet er fylt ut. Fakturaen stopper opp først når utsendingen feiler i AutoInvoice, og da blir det den samme runddansen som i punktet over. 

6. Når man setter en kundekontakt inaktiv på en kunde i PM, bør systemet varsle og hjelpe brukeren til å fjerne denne kundekontakten der den står oppført i usendte fakturaer og tilbud, og i kundekontaktfelter i åpne prosjekter. I dag stopper synkroniseringen mot Visma.net ERP opp hvis en faktura inneholder en inaktiv kundekontakt.

7. Feilmeldingene i Visma.net ERP integrasjonen bør bli mer fremtredende og forståelige for administratorer/regnskapsfører. Synkroniseringen er kritisk. En liten feil gjør at alle utgående fakturaer stopper opp. Denne må derfor virke hele tiden. I dag får regnskapsfører/administrator ingen push-varsel, eller tydelig informasjon om at synkroniseringen har stoppet. Dermed må man bruke tid på å åpne loggen og se at ingenting er feil. Feilmeldingene som står i loggen er også ofte kryptiske og vanskelige å forstå (for eksempel for uoverenstemmelser i produktregisteret). Mange av feilene er også helt unødvendige (ref. mine punkter over).

Vi har forståelse for at Financials og Project Management (Severa) er to programmer som har ulik opprinnelse, og som kom sammen i Visma.net-løsningen for få år siden. Men nå er det gått lang tid uten at helt vesentlige og nødvendige utbedringer er gjort i denne integrasjonen.

[Anonymous]

Helt enig i dette. Den synken nå er ustabilt og innebærer masse potensielle feilkilder.

Det ble nevnt noen relaterte ting også her: https://community.visma.com/t5/Ideer-i-Visma-net-Project/valideringsvarsel-mellom-grunndata-VIsma-PM...

I tillegg har synkroniseringen blitt ekstremt tregt i det sist ( selv om ingen data blir overført). Da går ofte mer en 1 time mellom synken, som gjør faktureringsjobben, spesielt ved ovenevnte tilfeller med feilsøking, umulig. Her må det forbedres for at systemet er brukbart.

[Anonymous]

VELDIG enig! Jeg har hatt denne feilkoden i 12 dager nå, og får ikke fakturert kundene (=må opprette fakturaer manuelt i VFN = dobbelt arbeid på noe prosjektlederne allerede gjort):

Failed to sync Severa.Entities.Item from batch 004955, line 2 to Severa! Currency is not valid and/or not allowed to change the currency.

Hverken Visma eller vår visma-partner Vitari klarer å finne ut hva det er. Lignende har skjedd flere ganger tidligere. 

[Arthur Kvalheim]

Da har jeg registrert at det er kommet ny funksjonalitet i Visma PM, slik at det nå er mulig å synkronisere fakturaer med flere mva.satser (punkt 2 i listen over). Jeg har nå satt opp innstillingene for dette og forsøkte nettopp å sende gjennom første faktura med flere mva.satser, og det fungerte fint. God fremgang.

Innstillinger som trengs i PM:

Men fremdeles mye manuelt arbeid og mulige feil rundt de andre punktene i listen over. Ser frem til at dette også blir løst 🙂

[Arthur Kvalheim]

Det virker også som synkroniseringen går oftere nå enn den har gjort tidligere, kanskje hver 5-10 minutt.