Käyttövinkit

Palkkakirjaukset tehdään ohjelmaan pääkirjatositteena: Kirjanpito > Pääkirjatositteet > Lisää pääkirjatosite. (Näet alla olevasta kuvasta yleisimmät palkkakirjaukseen tarvittavat rivit ja tilit mikäli lasket ja syötät tiedot käsin ohjelmaan)     Palkkakirjaukset palkka.fi-ohjelmasta   Voit myös laskea palkat palkka.fi-ohjelman avulla ja tuoda palkkakirjauksen ohjelmaan csv-tiedostona. Tallenna palkka.fi-ohjelmasta palkkakirjaus tietokoneellesi  kirjanpito_csv -nimisenä tiedostona. Avaa tiedosto ja tarkista, että tilikartassasi on samat tilinumerot palkkoihin liittyvillä tileillä, esimerkiksi:   1910 pankkitili /Tämän voit myös vaihtaa 2909 Palkkavelat tiliksi mikäli maksu suoritetaan tililtä vasta myöhemmin. 2921 Ennakonpidätysvelka 5000 Palkat 5320 Lomarahat 5430 Puhelinedut 6140 Eläkevakuutusmaksut 6420 Työntekijöiden työttömyysvakuutumaksut 5990 Luontoisetujen vastatili   Lisää uusi pääkirjatosite ja paina Palkkakirjauksen tuonti.   Muista lisätä palkkatositteeseen sairausvakuutusmaksukirjaus, koska se ei sisälly palkka.fi-tiedostoon.   K Sairausvakuutusmaksuvelka D Sairausvakuutusmaksut   Näet sairausvakuutusmaksun määrän palkka.fi:n tulosteista, esim. Kirjanpidon tositteesta. Palkkakirjaukset Palkkaus.fi-ohjelmasta    Voit myös laskea ja maksaa palkat Palkkaus.fi-ohjelman avulla ja tuoda palkkakirjauksen ohjelmaan csv-tiedostona. Tallenna palkkaus.fistä saamasi palkkakirjaustiedosto tietokoneellesi. Avaa tiedosto ja tarkista, että tilikartassasi on samat tilinumerot kuin Palkkaus.fi-tiedostossa. Palkkaus.fi-ohjelmasta saadussa palkkakirjaustiedostossa on mukana sairausvakuutusmaksukirjaus sekä Palkkaus.fi-palvelun veloittama palvelumaksu, joten näitä ei tarvitse lisätä pääkirjatositteeseen erikseen.   Luo uusi pääkirjatosite ja paina tositteen vasemmassa alalaidassa olevaa Palkkakirjauksen tuonti -painiketta. Palkan maksu   Jos kirjasit palkan nettosumman palkkavelkatilille, kuittaa se maksetuksi, kun summa menee pankkitililtäsi. Tee uusi makutapahtuma (Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Lisää maksutapahtuma), valitse maksutapahtuman tyypiksi Muu meno ja lisää riville Palkkavelkatili ja palkan nettosumma. Tallenna. Näin muodostuu kirjaus: D Palkkavelkatili, K Pankkitili.     Ennakonpidätys ja sosiaaliturvamaksut Verohallinnolle   Koska ohjelmassa Verotiliin liittyvät verot on kytketty reskontraan, ne käyttäytyvät samalla tavalla kuin ostolaskut ostoreskontrassa. Tästä syystä myös verotiliin liittyvien verojen maksukirjaus tulee tehdä Maksutapahtumat-valikossa lisäämällä uusi maksutapahtuma kyseisen pankin kohdalla.   Maksutapahtuman tyypiksi tulee valita: Toimittaja ja päivämääräksi todellinen maksupäivä. Toimittajaksi voi valita vielä erikseen: Verohallinto, jolloin näytöllä näkyvät valittuna päivänä vain Verohallinnolle avoinna olevat summat.   Klikkaa täppä ruutuun, jossa on ko. Verohallinnolle maksettu summa. Mikäli koko velkasummaa ei maksettu, voit Summa-sarakkeessa voi muuttaa summaa siten, että tulee kirjatuksi todellisuudessa maksettu summa.   Tallenna Ohjelma muodostaa kirjauksen: D Verovelka (esim. Ennakonpidätysvelat), K Pankki.  

Passeli Meritiin on mahdollista integroida palkanlaskenta-osio. Integroidun palkanlaskennan tarjoaa Palkkaus.fi, josta voit lukea lisää täältä. Palkanlaskennan tiedot siirtyvät automaattisesti Passeli Meritin ja Palkkaus.fi-ohjelman välillä, kun integraatio on tehty. Huomioithan, että integraatio ei ole käytettävissä kokeiluversiossa.    Palkkaus.fi voidaan ottaa käyttöön suoraan Passeli Meritistä, jos Palkkaus.fi:tä ei ole vielä käytössä. Jos Palkkaus.fi:hin on jo olemassa olevat tunnukset, niin käyttöönotto suoritetaan Palkkaus.fi:n kautta olemassa olevilla tunnuksilla. Käyttöönotto suoraan Passeli Meritistä                                                                                                                                                  1. Klikkaa Passeli Meritissä kohtaa Palkanlaskenta, ja uudelleen Palkanlaskenta.   2. Siirry allekirjoittamaan valtakirja, tai kopioi linkki, ja lähetä se yrityksen nimenkirjoitusoikeudelliselle henkilölle allekirjoitettavaksi.  Täytä valtakirjaan kaikki tarvittavat tiedot, ja klikkaa Allekirjoita-painiketta: 3. Tämän jälkeen siirrytään tunnistautumiseen. Valtakirja allekirjoitetaan henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla. Valitse haluttu tunnistautumistapa.   4. Onnistuneen allekirjoituksen jälkeen siirrytään Palkkaus.fi:hin luomaan tili Uusi tili-painikkeesta.  Valitse rooli, jolla kirjaudut palveluun.  Luo uusi tunnus, ja vahvista sähköpostiosoitteesi sähköpostiisi saamastasi linkistä.   5. Voit nyt aloittaa palkanlaskennan käytön.    Käyttöönotto Palkkaus.fi:n kautta 1. Kirjaudu sisään tunnuksillasi Palkkaus.fi:hin. 2. Mene kohtaan Aseukset-Integraatiot, klikkaa Passeli Meritin kumppanikorttia, ja ota integraatio käyttöön vierittämällä liukupalkki oikealle ON-asentoon. 3. Siirry Passeli Meritiin ja aloita käyttö Palkanlaskenta-osiossa    

Ohjelmaan lisätyt aktiiviset tilikaudet määrittävät aikavälin, jonka sisällä kirjauksia voidaan tehdä. Voit lisätä useamman tilikauden ohjelmaan jo ennakkoon.    Pääset lisäämään uuden tilikauden: Asetukset - Kirjanpidon asetukset - Tilikaudet.     Klikkaa Lisää tilikausi.     Määrittele tilikaudelle Alku ja Loppu. Laita valinta kohtaan Aktiivinen, jos haluat tehdä jo kyseiselle kaudelle kirjauksia. Lisää uusi.     Mikäli edelliseen tilikauteen ei enää tarvitse tehdä kirjauksia, klikkaa kyseistä tilikautta tilikausien listassa ja ota valinta pois kohdasta Aktiivinen. Lopuksi Tallenna.     Mikäli kirjaukset ovat vielä edellisen tilikauden suhteen kesken, voit määritellä Tallennus sallittu kaudella päivämäärän josta lähtien kirjauksia voidaan tehdä. Jos esimerkiksi määrittelet kauden alkupäiväksi edellisen kuukauden ensimmäisen päivän, aikaisemmille kuukausille ei pysty tekemään kirjauksia. Tämä vähentää virheitä kirjausten päivämääriä syötettäessä. Huomioithan, että tilikauden tulee olla myös aktiivinen, jotta kirjauksia voidaan kyseiselle kaudelle tehdä.     Voit poistaa vain sellaisia tilikausia, joille ei ole tehty kirjauksia.          

Huomioithan, että tämä ohje on vielä työn alla, ja teemme parhaillaan viimeistelyjä sen sisältöön.  Yleiskuva Palkanlaskennan yleiskuvassa nähdään kaikkien työntekijöiden tilanne. Näkymästä voidaan lisätä uusi työntekijä, tarkastella tai lisätä uusia palkkalistoja, ja aloittaa palkanmaksu jo olemassa olevalle työntekijälle lisäämällä palkkalaskelma. Työntekijöistä nähdään, milloin työsuhteen tietoja on päivitetty, sekä verokortin tyyppi. Työntekijän tietoja voidaan muokata, ja tarkastella aiempia palkkalaskelmia. Palkkatapahtumat Viimeisimmät Palkkalistat Palkkalistalla voi maksaa kätevästi useita palkkoja samalla kertaa.  Luo uusi palkkalista valitsemalla Uusi palkkalista. Anna tämän jälkeen palkkalistan perustiedot. Voit nimetä listan haluamallasi tavalla, se näkyy vain Palkkaus.fi:ssä palkkalistan nimenä. Valitse työsuhteen tyyppi lomalaskentaa varten. Jos maksat vain yrittäjien palkkoja, työkorvauksia, hallituspalkkioita, valitse "Palkanmaksu ilman lomalaskentaa". Määritä myös halutessasi palkkalistalle palkkapäivä, palkkakausi ja työpäivien määrä. Palkkalistalla olevilla palkkalaskelmilla voi olla omat palkkakaudet, mutta tässä annettu palkkakausi tulee oletuksena laskelmiin. Palkkakautta ja työpäivien määrää voi muuttaa erikseen jokaiselle listalle lisätylle palkkalaskelmalle. Listan palkkapäivää voi myös muuttaa, ennen kuin vie palkkalistan maksuun. Valitse myös haluttu maksutapa alasvetovalikosta. Paina sitten Luo palkkalista.  Palkkalaskelmien lisääminen listalle Luotuasi uuden listan, se avautuu muokattavaksi, mutta on vielä tyhjä. Valitse Laskelmat-välilehti. Lisää ensimmäinen laskelma painamalla Lisää laskelma -painiketta. Voit lisätä työntekijöitä, palkkalaskelmien luonnoksia tai lisätä listalle kopioita aiemmista maksetuista palkkalaskelmista. Tässä lisätään listalle työntekijöitä (tehdään heille uudet laskelmat). Seuraavaksi aukeaa ikkuna, josta voit valita haluamasi työntekijät mukaan palkkalistalle. Valitse työntekijät ja paina Tallenna. Voit myös hakea työntekijöitä nimellä tai esim. henkilötunnuksella. Palkkalistalle tuodaan valitsemasi työntekijät. Jos työntekijöiden tiedoissa on oletuspalkkarivejä, ne tuodaan automaattisesti valmiiksi palkkalaskelmiin mukaan. Palkkalaskelmien muokkaaminen Kun olet lisännyt laskelman tai työntekijän palkkalistalle, voit avata palkkalaskelman rivit painamalla työntekijän nimeä tai rivin kulmassa olevaa nuolta. Palkkalaskelmaa voin nyt muokata. Voit muokata palkkarivejä ja palkkakautta painamalla niiden kohtien vierestä pientä kynäsymbolia. Vasemmassa alakulmassa on Muokkaa -valikko, josta tulee lisävalintoja. Saat lisävalinnat auki myös yläreunan kolmesta pienestä pisteestä. Valikosta voi monipuolisesti valita muokkauksia laskelmalle. Voit myös halutessasi viedä listalla muokatut palkkarivit työntekijän tietoihin tai hakea tiedot uudestaan työntekijän tiedoista. Voit myös muokata työntekijää klikkaamalla Muokkaa työntekijää -nappia tai voit päivittää työntekijän verokorttitiedot painamalla Tarkista autom. verokortti-nappia. Laskelman oikeassa alalaidassa on valikko Katso koko laskelma, josta voit tarkastella tätä laskelmaa työntekijän tai työnantajan näkökulmasta palkkalaskelmadokumentteina. Sieltä voi myös tallentaa tai tulostaa laskelmat. Kun olet tyytyväinen laskelmaan ja muokkaukset on tehty, paina yläreunassa olevaa Tallenna muokatut-nappia. Palkkalistan maksaminen Oikeassa alalaidassa on Siirry maksamaan -nappi, joka avaa yhteenvedon palkkalistasta ja maksuista. Valitse sitten Maksa ja ohjelma vie  palkat osioon Palkanmaksu, jossa voit luoda maksutiedoston ja asettaa palkan Maksettu-tilaan. Maksetut Täällä näet kaikki palkkalaskelmat, jotka on jo maksettu työntekijöille. Luonnokset Työntekijät Kaikki työntekijät Kaikki työntekijät -näkymässä näet listauksen ohjelmaan lisätyistä työntekijöistä.  Uusi työntekijä -painikkeesta pääset lisäämään uuden työntekijän. Työsuhteet: Aktiiviset/Kaikki - Voit suodattaa listauksessa näkymään joko Aktiiviset tai Kaikki työntekijät. Esikatselu Exceliin -  Tietojen vienti - voit luoda aineiston esimerkiksi CSV-tiedostoksi. Auto-verokortti -painikkeesta avautuu työntekijälistaus, jossa oletuksena on listattuna kaikki ne työntekijät, joiden työsuhde on aktiivinen (työsuhdetiedoissa on voimassa oleva työsuhde tai työsuhteen ajanjaksoa ei ole määritelty lainkaan). Voit valita kaikki listauksen työntekijät klikkaamalla "Valitse kaikki" tai haluamasi työntekijät työntekijän kohdalta painikkeesta "Valitse". Klikkaa sitten listauksen alaosasta "Ota käyttöön automaattinen verokortti". Työntekijän taakse aktivoituu nyt valinta, että seuraavan palkanlaskennan yhteydessä haetaan Verohallinnon rajapinnasta voimassa oleva verokortti. Voit normaalisti lähteä laskemaan työntekijöille palkkaa ja laskelmalle päivittyy oikea verokortti. Voit tarvittaessa vaihtaa automaattisen verokortin manuaaliseen työntekijän tiedoissa, jos työntekijällä on esimerkiksi palkkaverokortista poikkeava verokortti käytössä joissain tilanteissa. Työntekijälistaukseen päivittyy työntekijän kohdalle, kumpi verokortti tällä on käytössä. Verokortit Verokorttilistaus näyttää kaikki työsuhteet ja voimassa olevat verokortit tietylle palkanmaksupäivälle. Pääset tarvittaessa suoraan täältä muokkaamaan työntekijän verokorttitietoja painamalla Lisää uusi-painiketta. Tässä näkymässä voit myös seurata maksettujen palkkojen määrää verrattuna työntekijän tulorajaan.  Raportit Yleiskuva Kirjanpito Yrityksen kirjanpitoraportteja voi hakea tarkasti haluamaltaan aikaväliltä. Valitse yrityksen Palkanlaskenta-osion valikosta Raportit –> Kirjanpito -> oikeasta yläkulmasta Kirjanpitokyselyt.  Ensimmäiseksi valitse haluttu kausi (kuukausi tai muu aikaväli), jolta yrityksen raportteja haetaan. Kun painetaan Hae rivit, palvelu listaa alle ko. kauden raportit ja niiden yhteenvedon tileittäin. Voit hakea raportteja joko maksupäivän, palkkapäivän tai palkkakauden mukaan. Maksupäivä on se, jolloin työnantaja on suorittanut maksun ja palkkapäivä se, joka on raportoitu tulorekisteriin. Huomioithan, että palkkakaudella voi etsiä vain sellaisia laskelmia, joihin on maksuvaiheessa lisätty palkkakausi. Palkkakauden tulee myös olla yhden kuukauden sisällä, jotta ohjelma osaa kohdistaa sen valitun kuukauden raportille. Klikkaamalla tiin summaa, näet avattuna kaikki rivin summaan kuuluvat palkkalaskelmat. Voit avata laskelmia klikkaamalla niitä. Raportti tietyistä laskelmista Jos haluat raportin vain tietyistä laskelmista, klikkaa Valitse laskelmat-valintaa. Tällöin voit valita yksittäisiä laskelmia (joko maksettuja tai luonnoksia): avaa valintalistat painamalla Lisää maksettu laskelma -nappia tai Lisää luonnoslaskelma -nappia. Kun olet valinnut haluamasi laskelmat, hae raporttirivit painamalla Hae rivit -nappia. Palkkalaskelmat Palkkalaskelmat-näkymässä näet ne palkkalaskelmat, jotka on merkitty Palkanmaksu-osiossa maksetuksi. Palkkojen yhteenvetoraportti Tähän on tulossa tarkempi ohjeistus myöhemmin. Työntekijöiden vuosiyhteenvedot Arkisto Täältä löydät kuukausi- ja vuosiraportit palkanmaksuista kirjanpitoa varten. Voit lisätä kirjanpitäjäsi sähköpostiosoitteen Asetukset -> Yleiskuva -> Tilitoimisto/Kirjanpitäjä, niin ohjelma lähettää kirjanpitoraportit kirjanpitäjälle automaattisesti. Lomalaskennan yhteenveto Asetukset Yleiskuva Palkanmaksun asetukset Tulorekisteriin ilmoitettavat tiedot palkanmaksusta: Palkkaus.fi ilmoittaa palkkatiedot tulorekisteriin jokaisesta palkanmaksusta. Lisäksi Palkkaus.fi lähettää tulorekisteriin pakollisen työnantajan erillisilmoituksen kuukausittain. Palkkaus.fi lähettää erillisilmoituksen myös koskien kalenterikuukausia, jolloin palkkaa ei ole maksettu, jos työnantaja kuuluu Verohallinnon työnantajarekisteriin. Jos käytät Palkkaus.fi-palvelun lisäksi toista palkanmaksupalvelua tai -ohjelmistoa, voit poistaa erillisilmoituksen lähetyksen Palkkaus.fi-palvelun kautta ja antaa työnantajan erillisilmoituksen itse tulorekisteriin. Kuukausittaiseen ilmoittamiseen on kolme vaihtoehtoa: 1. Palkkaus.fi lähettää kaikki ilmoitukset. Ei palkanmaksua -ilmoitus lähetetään 12 kuukauden ajan viimeisimmästä palkanmaksusta. 2. Palkkaus.fi ei lähetä työnantajan erillisilmoitusta. 3. Palkkaus.fi lähettää työnantajan erillisilmoituksen siinäkin tapauksessa, jossa työnantaja ei ole maksanut palkkoja viimeisen 12 kuukauden aikana. Palkkalaskelman toimitustapa työntekijälle: Palkkalaskelma muodostuu oletuksena Palkkaus.fi-ohjelmaan, josta työntekijä voi hakea laskelman halutessaan. Tämän lisäksi voit valita toimitetaanko palkkalaskelma myös työntekijän verkkopankkiin verkkopalkkalaskelmana. Verkkopalkan toimittamisesta peritään voimassa olevan hinnaston mukainen palvelumaksu. Verkkopalkkaoperaattorina toimii Apix. Vakuutukset Työeläke:  Työeläkemaksu ei tility osana palkanmaksua palvelulle. Palvelu tekee ilmoituksen tulorekisteriin ja työeläkeyhtiösi lähettää laskun työeläkemaksuista. Jos sinulla ei ole sopimusta, valitse 'Ei yhtiötä', jolloin ilmoitukset menevät Varmaan. Jos sinulla on vakituisia työntekijöitä ja palkanmaksu on jatkuvaa, sinun tulee tehdä sopimus. Oletko yrittäjä tai palkkaat vain tilapäisesti? Et tarvitse työeläkesopimusta, jos olet yrittäjä (sinulla on YEL-sopimus) ja sinulla ei ole vakituisia työntekijöitä eikä palkanmaksu ole jatkuvaa. Tällöin eläkkeet hoidetaan tilapäisenä ilmoituksena Varmaan. Jos olet yrittäjä ja maksat vain YEL-palkkaa, merkitse työntekijän tiedoissa, että kyse on yrittäjän palkasta, niin työeläkemaksuja ei makseta osana palkanmaksua. YEL-maksut maksetaan suoraan vakuutusyhtiöön. YEL-sopimusnumeroa ei tarvitse ilmoittaa palvelussa. Voit myös tilata Varman YEL-vakuutuksen palvelun kautta. YEL-vakuutus: Jos yrityksessä on YEL-yrittäjiä, pitää jokaisella heistä olla oma henkilökohtainen YEL-vakuutus. Yrittäjä tarvitsee yhden YEL-vakuutuksen, jolle maksetaan yrittäjäpalkoista koituvat eläkemaksut. Tästä voi ottaa yrittäjälle uuden YEL-vakuutuksen, jos sellaista ei vielä ole. Voit myös siirtää olemassa olevan vakuutuksen Varmaan. Tapaturmavakuutus: Lisää työtapaturmavakuutuksen tiedot, niin ne näkyvät palkkalaskelmalla. Anna joko voimassa olevan vakuutuksen tiedot tai voit ottaa tapaturmavakuutuksen ohjelman kautta. Kirjanpitokohteet Tilin tiedot Täällä voit esimerkiksi määritellä ohjelmassa käyttämäsi kielen joko hetkellisesti tai pysyvästi. Käytä vasemmanpuoleista kielenvaihtoa, kun haluat käyttää jotain tiettyä kieltä käyttäjäkohtaisesti. Täytä yhteystiedot huolellisesti, sillä esimerkiksi Tulorekisteri hyödyntää tänne täytettyjä tietoja. Ohjeet ja tuki