AVG Informatie Visma.net HRM & Payroll

[#1]

Algemene informatie

Je vindt de algemene informatie over de AVG hier.

Doelbinding

Deze applicatie heeft als primair doel het uitvoeren van een personeels- en salarisadministratie. Deze applicatie legt geen restricties op voor het registreren van persoonsgegevens. De doelbinding kan daarom per organisatie verschillen.

Bewaartermijnen

De bewaartermijnen van de persoonsgegevens zijn afhankelijk van de doelbinding. Vanuit Visma Raet wordt er een standaard uitgeleverd, maar u kunt hiervan afwijken. Het is niet mogelijk om de bewaartermijn van fiscale gegevens (contractgegevens, salaris, declaraties,adres etc.) te wijzigen. Deze staat vast op 7 jaar.

• De bewaartermijnen van documenten in E-dossier kunt u instellen in Onderhoud virtuele mappen. 
• De bewaartermijnen van de overige gegevens stelt u in via Applicatiebeheer >Verwijder gegevens > Instellingen.

Recht op vergetelheid

Binnen deze applicatie zijn medewerkers en hun dienstverbanden/contracten te verwijderen. Raadpleeg de in dit kader relevante wet- en regelgeving om te bepalen of de persoonsgegevens mogen worden verwijderd en wanneer dit mag.

Het verwijderen van persoonsgegevens (medewerkers en dienstverbanden) uit deze applicatie kan consequenties hebben voor externe partijen.

Toegang tot gegevens

Deze applicatie is voor alle gebruikers binnen een organisatie.

• Als nieuwe gebruikers moeten worden aangemaakt of als gebruikers geen toegang meer mogen hebben tot de applicatie, is hun autorisatie via Visma.net Admin aan te maken of te beëindigen.
• Functiegroepen: In deze functiegroepen worden de rechten bepaald voor alle werknemers en managers en kan er bepaald worden wie wat waar mag inzien en wijzigen. In een functiegroep definieert u de autorisatie voor alle gebruikers die in deze groep geplaatst worden. U bepaalt de functiegroep vanuit de functies/rol binnen de organisatie. Voorbeelden hiervan zijn: werknemer, manager, salarisadministrateur en opleidingscoördinator. Per functie/rol maakt u een functiegroep. Een medewerker met meerdere rollen, krijgt meerdere functiegroepen. 
• Gebruikersgroepen: Via de gebruikersgroep geeft u een gebruiker rechten om van een beperkt aantal organisatorische eenheden de gegevens te tonen. 
• DAA: DAA staat voor Department Authorization Awareness functies. Wanneer bij DAA ‘Actief’ is aangevinkt dan betekent dit dat de betreffende functie afdelingsgevoelig is gemaakt en dat alleen leden van gebruikersgroepen met rechten op een afdeling voor die afdeling de functionaliteit mogen gebruiken.
• Autorisatie op persoonsniveau is ook mogelijk. Deze autorisatie werkt op alle gegevens. 

De volgende overzichten zijn beschikbaar en worden hierna toegelicht:

• Gebruikers per functie
  Dit overzicht laat per selecteerde functie zien welke gebruikers hiervoor geautoriseerd zijn. 
• Gebruikers per gebruikersgroep
  Dit overzicht laat de naam, werknemersnummer (als deze er is), aanmeldingsnaam en gebruikersnummer zien van de gebruikers binnen de geselecteerde gebruikersgroep. 
• Autorisatie per functiegroep
  Dit overzicht laat de geautoriseerde functies zien per geselecteerde functiegroep. Hierin staan de functies, functie-id’s, omschrijving en er wordt onderscheid gemaakt tussen ‘Mijzelf/Mijn Talent’ en ‘Anderen/Talent’. 
• Autorisatie per gebruiker
  Dit overzicht laat zien aan welke functie- en gebruikersgroepen geselecteerde gebruiker is toegevoegd.
• Gebruikers
  Dit overzicht toont van gebruikers de volledige naam, superuser: ja/nee, gebruikersnummer, aanmeldingsnaam, domeinnaam, e-mailadres en naam en nummer van de gekoppelde werknemer. Vervallen gebruikers kunnen eruit gefilterd worden door ‘Exclusief vervallen gebruikers’ aan te vinken. 

Waar gaan persoonsgegevens naar toe?

Intern

Deze applicatie verstrekt persoonsgegevens aan interne partijen.

• nvt

Externe partijen

Deze applicatie verstrekt persoonsgegevens aan externe partijen.

• UWV
• Belastingdienst

Onderliggende documenten

• Handleiding autorisaties
• Verwijderen gegevens ex-werknemers
• Verwijder één medewerker