Tips & Tricks 36: Wanneer is mijn autorisatie wijziging effectief in HRM?

[#1]

Iedere applicatiebeheerder krijgt te maken met het aanpassen van bepaalde rechten in visma.net HRM. Dat kan bijvoorbeeld het wijzigen van een manager op een bepaalde afdeling zijn, of er is een nieuwe functie beschikbaar gekomen in een release van visma.net HRM. Voor de een zal dit vaker voorkomen dan voor een ander, maar beiden hebben wel iets met elkaar gemeen wat we graag nog eens toelichten:

Autorisatie wijziging

Als je een wijziging doet in de autorisatie, heeft het systeem daarna even tijd nodig om de wijziging te verwerken. Dit komt ondermeer voor in de volgende situaties (maar kunnen ook andere zijn): 

• Er is een manager gewijzigd op 1 of meerdere afdelingen; 
• Je hebt een wijziging gedaan in 1 van de functiegroepen binnen je organisatie;
• Je hebt een wijziging gedaan in 1 van de gebruikersgroepen;
• Je hebt een wijziging gedaan in 1 van de virtuele mappen in het E-dossier;
• Je hebt een wijziging gedaan in 1 van de rollen binnen je organisatie.

Het komt voor dat de wijziging niet direct is verwerkt en dat er even gewacht moet worden, het kan hier gaan om enkele minuten veroorzaakt door:

1 - De verwerkingsduur en complexiteit

Afhankelijk van de wijziging die je hebt gedaan, bijvoorbeeld bij een manager toekennen aan een afdeling, gaan een aantal achtergrondprocessen lopen. Deze zorgen ervoor dat een manager de juiste afdeling(en) gaat zien, een eventuele voorganger zal zijn/haar rechten zien verdwijnen. Afhankelijk van hoe groot je organisatie is en afhankelijk van hoe groot de omvang van je wijziging is, is het advies om minimaal 5 minuten in acht te nemen voordat dit volledig is verwerkt door het systeem. 

Terwijl deze wijziging wordt verwerkt, kan de medewerker zijn/haar ‘oude’ rechten nog steeds gebruiken. Wanneer de wijziging verwerkt is en de medewerker is opnieuw ingelogd, zullen de gewijzigde rechten effectief worden. Het is tijdens het verwerken niet zo dat de medewerker ineens iets anders kan dan wat in de oude of de nieuwe situatie van de rechten mogelijk was/is. 

2 - Gebruik van “tijdelijke” internetbestanden

Om visma.net HRM zo snel mogelijk te houden voor jou als eindgebruiker, maken wij (net als praktisch alle websites) gebruik van het opslaan van tijdelijke internetbestanden op je lokale computer. Deze helpen om bijvoorbeeld het menu sneller te laden als je vaker op een dag visma.net HRM opent. Deze tijdelijke bestanden houden ook een deel van de autorisatie vast op jouw lokale computer, naast dat visma.net HRM dat ook aan onze kant doet. Hierdoor kunnen wijzigingen die gedaan worden in autorisatie, soms ook na 5 minuten nog niet het gewenste resultaat hebben. 

Ons advies is dat de gebruikers, waarvoor je de wijziging in de autorisatie hebt gedaan, hun volledige browser afsluiten en deze opnieuw openen. In de meeste gevallen, als de 5 minuten ook in acht zijn genomen, zal dat voor een schone start zorgen. 

Samenvatting

Kortom, als jij als applicatiebeheerder wijzigingen doorvoert in visma.net HRM, is het handig om een aantal dingen te weten voor een optimaal resultaat:

• Wacht minimaal 5 minuten voordat de nieuwe wijzigingen worden uitgeprobeerd/getest worden;
• Adviseer je eindgebruiker om zijn of haar browser te sluiten (volledig) en daarna opnieuw te openen en in te loggen;

Uiteraard kan het ook aan te bevelen zijn om dergelijke wijzigingen waar mogelijk aan het eind van de dag of voor het weekend uit te voeren. In dat geval is het logisch dat de tijd is verstreken voor het systeem om de verwerking te doen en loggen gebruikers in de meeste gevallen opnieuw in nadat hun systeem is afgesloten.