Dialog - Visma|Raet Learning API

[#1]

Dit document beschrijft de ‘Dialog - Visma Raet Learning API’-connector. Een koppeling gebaseerd op de Visma Raet Learning API.

Onderstaande velden gebruikt Dialog in haar connector:

Dialog veldbenaming	Verplicht in Dialog	API Endpoint	API attribute	HRCore Online
Veld heeft geen visuele benaming, wordt getoond op het 'medewerkers overzicht' onder de naam van de gebruiker en op de 'profiel/settings-pagina'.	verplicht	Employees	personCode	P01001 - Persoonsnummer
E-mail / Gebruikersnaam		Employees	emailAddresses	Business: P01035 - E-mail adres werk Prive: P01034 - E-mail adres prive
Voornaam	verplicht	Employees	firstNames	P01002 - Voornamen
Achternaam	verplicht	Employees	lastName	P01008 - Samengestelde naam
Niet beschikbaar		Employees	company	Niet beschikbaar
Wordt gebruikt om actieve gebruikers te filteren.		Employees	hireDate	P00322 - Datum in dienst
Wordt gebruikt om actieve gebruikers te filteren en te de-activeren.		Employees	dischargeDate	P00830 - Datum uit dienst
Niet beschikbaar		Employees	originalHireDate	P00834 -Datum in dienst CAO
Niet beschikbaar		Employees	employmentType	P01102 - Soort arbeidsrelatie
Wordt gebruikt om gebruiker te koppelen aan juiste functie.		Employees	jobProfile	P01107 - Primaire functie
Wordt gebruikt om gebruiker te koppelen aan het juiste team.		Employees	organizationUnit	P01106 - Hierarchische org. eenheid
Wordt gebruikt om actieve gebruikers te filteren.		Employees	isDeleted	Niet beschikbaar
Wordt gebruikt om actieve gebruikers te filteren.		Employees	validFrom	Niet beschikbaar
Wordt gebruikt om actieve gebruikers te filteren.		Employees	validUntil	Niet beschikbaar
Veld heeft geen visuele benaming, wordt getoond op het 'koppelingscherm' met de teams uit Dialog.		Organization units	id	Technical id from Beaufort
Veld heeft geen visuele benaming, wordt getoond op het 'koppelingscherm' met de teams uit Dialog.		Organization units	fullName	FullName
Wordt gebruikt voor bepalen van hierarchie van organization units.		Organization units	parentOrgUnit	technical id of the parent Org unit
Niet beschikbaar		Organization units	organizationUnitType	orgUnit Type
Wordt gebruikt om actieve organization units te filteren.		Organization units	isDeleted	Niet beschikbaar
Wordt momenteel nog niet gebruikt, maar zal uiteindelijk resulteren in het toekennen van een leidinggevende rol aan een persoon.		Organization units	manager	Niet beschikbaar
Wordt gebruikt om actieve organization units te filteren.		Organization units	validFrom	Niet beschikbaar
Wordt gebruikt om actieve organization units te filteren.		Organization units	validUntil	Niet beschikbaar
Veld heeft geen visuele benaming, wordt getoond op het 'koppelingscherm' met de functies uit Dialog.		Job profiles	id	Functie code
Wordt gebruikt om actieve job profiles te filteren.		Job profiles	isDeleted	Niet beschikbaar
Niet beschikbaar		Job profiles	shortName	Functie code
Veld heeft geen visuele benaming, wordt getoond op het 'koppelingscherm' met de functies uit Dialog.		Job profiles	fullName	functie naam
Veld heeft geen visuele benaming, wordt getoond op het 'koppelingscherm' met de functiegroepen uit Dialog.		Job profiles	jobFamily	functie groep
Wordt gebruikt om actieve job profiles te filteren.		Job profiles	validFrom	Niet beschikbaar
Wordt gebruikt om actieve job profiles te filteren.		Job profiles	validUntil	Niet beschikbaar
Wordt gebruikt om afgeronde Dialog-evaluaties in PDF formaat te uploaden naar gekoppelde HRCore-medewerker.		File upload		Dit onderdeel wordt gebruikt om het certificaat (bestand) te upload'en naar Personeelsdossier, het certificaat wordt opgeslagen in map 'Certificaat'.

Dialog haalt nachtelijk medewerkers (employees), teams (organization units) en functies (job profiles) op en toont deze informatie in drie aparte tabellen op de 'Koppelingen-pagina' in Dialog. 

Wat betreft teams en functies kunnen klanten hier per team/functie kiezen om deze:

1. Aan te maken in Dialog 
2. Te koppelen aan een bestaande Dialog team/functie 
3. Te negeren.

Zodra een team/functie is ingeladen/gekoppeld in Dialog zal er een verwijzing worden gelegd tussen de opgehaalde HRCore-team/functie en de Dialog-team/functie. Dit zorgt er vervolgens weer voor dat opgehaalde HRCore-medewerkers worden gekoppeld aan een Dialog team/functie.

Bij iedere nachtelijk synchronisatie wordt bij reeds gekoppelde medewerkers gekeken of er nog wijzigingen zijn aan functie/team om deze indien nodig door te voeren in Dialog.

De velden met het kenmerk verplicht moeten gevuld zijn met een waarde, wanneer bij een medewerker de waarde op 1 van bovenstaande verplichte velden ontbreekt zal Dialog de gehele medewerker niet verwerken. Advies om binnen Youforce deze velden ook verplicht te stellen bij het aanmaken van een nieuwe medewerker. 

Nieuwe medewerkers die zijn opgevoerd in HRCore worden na een synchronisatie zichtbaar in Dialog. Als bij een bestaande medewerker een waarde in HRCore is gewijzigd zoals de functie dan is de nieuwe functie zichtbaar in Dialog vanaf het moment dat de wijziging is ingegaan. Oftewel een medewerker krijgt per de 1e van de volgende maand een nieuwe functie dan is de nieuwe functie vanaf de 1e van de volgende maand zichtbaar in Dialog.

Medewerkers met een uitdienstdatum worden tot 31 dagen na hun uitdienstdatum nog gesynchroniseerd. Iedere nacht synchroniseert de connector de data. Een synchorisatie haalt alle medewerkers, afdelingen en functies op. Het uploaden van het PDF-bestand gebeurt event based als een evaluatie in Dialog wordt afgerond. 

Filtermogelijkheden

Vanuit HRCore Online kunnen medewerkers uitgesloten worden op basis van het veld ‘Soort Arbeidsrelatie’ (P01102).

Standaard worden er geen fillters ingesteld dus alle medewerkers zijn beschikbaar voor Dialog, verzoek om een gewenst filter tijdens de implementatie aan te melden via een Servicedesk-ticket.