Ubeeo ATS - Visma|Raet Recruitment API

[#1]

Dit document beschrijft de 'Ubeeo ATS - Visma Raet Recruitment API’-connector. Een koppeling gebaseerd op de Visma Raet Recruitment API.

Ubeeo ATS is een geintegreerd werving & selectie portaal die organisaties een complete set aan hulpmiddelen geeft om het werving & selectie traject te automatiseren, meer informatie is via de link beschikbaar: https://ubeeo.nl/

De koppeling zorgt er enerzijds voor dat de medewerkers en organisatorische eenheden vanuit HRCoreOnline worden getoond in Ubeeo en anderzijds wordt een aangenomen sollicitant aangeboden aan Youforce Selfservice. 

Vanuit Ubeeo naar Youforce Selfservice

Als binnen Ubeeo de keuze wordt gemaakt om een sollicitant te versturen naar Youforce Selfservice dan controleert de koppeling allereerst of de persoon al bekend is in HRCoreOnline vanuit wellicht een eerder afgesloten dienstverband, indien dat het geval is dan wordt het gezien als een nieuw dienstverband (in de printscreen 'new contract'), is de persoon niet bekend dan krijgt de aanmelding het kenmerk 'new hire' (nieuwe persoon). Je kan aan beide routes een bijbehorende Selfservice-workflow koppelen die wordt opgestart.

De Selfservice-workflow neem onderstaande velden over vanuit Ubeeo:

Persoon	Verplicht
P00301 - Geboortenaam	Ja
P00302 - Geboortenaam-voorvoegsels
P01003 - Roepnaam	Ja
P00303 - Voorletters	Ja
P01002 - Voornamen
P00330 - Geslacht
P00321 - Geboorte datum	Ja
P01032 - Geboorteplaats
P01041 - Geboorteland
P00305 - Titulatuur voor de naam
P03937 - Titulatuur achter de naam
P00329 - Burgerlijke staat
P00304 - Gebruik achternaam
P00390 - Partner-naam
P00391 - Partner-voorvoegsels
P00320 - BSN/Sofi-nummer
P01034 - E-mail adres prive	Ja
Huisadres
P01014 Straat
P01016 Huisnummer
P01018 Huisnummer toevoeging
P01020 Postcode
P01022 Woonplaats
P01024 Woonland
Dienstverband
P00322 - Datum in dienst	Ja
P01106 - Hierarchische org. eenheid	Ja
P01102 - Soort arbeidsrelatie	Ja
P01107 - Primaire functie	Ja
P01103 - CEA nummer	Ja, of het CEA-nummer moet vanuit Ubeeo worden verstuurd of het veld moet op het eerste Selfservice-formulier staan met een default-waarde.
P01104 - Instellingennummer	Ja, of het Instellingennummer moet vanuit Ubeeo worden verstuurd of het veld moet op het eerste Selfservice-formulier staan met een default-waarde.
Klant-spectieke rubrieken (E-rubrieken)
Documenten	Keuze kan gemaakt worden uit de volgende documenten: Aanbiedingsbrief, Formulier, CV, Motivatiebrief, Kopie bankpas, VOG of WGB, Eigen verklaring, BIG-registratie, E- Assessment, ID bewijs, Diploma's, SKJ-registratiepas, Loonheffing formulier en Aanvullend formulier

Vanuit HRCoreOnline naar Ubeeo

Onderstaande HRCoreOnline-velden gebruikt Ubeeo ATS in haar connector. Verplicht wil zeggen dat het veld een waarde moet hebben, zonder waarde zal Ubeeo ATS de medewerker niet verwerken. 

HRCoreOnline-veld	Verplicht voor Ubeeo	Benaming in de API	Opmerkingen
P01001 - Persoonsnummer	Ja	Persons - personCode
P00303 - Voorletters		Persons - initials
P01002 - Voornamen		Persons - firstNames
P01003 - Roepnaam	Ja	Persons - knownAs
P01008 - Samengestelde naam	Ja	Persons - lastName	Samengestelde achternaam (op basis van gekozen naam-samenstelling)
P01009 - Samengestelde naam voorvoegsel		Persons - lastNamePrefix
P00330 - Geslacht		Persons - gender
P01035 - E-mail adres werk	Ja	emailAddresses - Business
P01037 - Telefoonnummer werk		phoneNumbers - Business
P01036 - Telefoonnummer mobiel		phoneNumbers - Mobile
P01101 - Volgnummer dienstverband		employments - employmentCode
P00322 - Datum in dienst		employments - hireDate
P00830 - Datum uit dienst		employments - dischargeDate
P01106 - Hierarchische org. eenheid	Ja	employments - organizationUnit
P01061- organisatorische eenheid	Ja	OrganizationUnits - id	Technische sleutel vanuit HRCoreOnline
	Ja	OrganizationUnits - shortname	De code van de OE
	Ja	OrganizationUnits - fullname	Omschrijving van de OE
		OrganizationUnits -parentOrgUnit	de 'bovenliggende' OE zodat de structuur kan worden opgebouwd.
OE/ P01062 - Rol code		RoleAssignment - shortname	Code van de rol (bijvoorbeeld 'MGR')
OE/ Persoonscode van de vastgelegde rol		RoleAssignment - personCode	Persoonsnummer van de vastgelegde rol (bijvoorbeeld 'MGR')
OE/ P01063 - Ingangsdatum roltoewijzing		RoleAssignment - startDate	Ingangsdatum van de vastgelegde rol
OE/ P01064 - Einddatum roltoewijzing		RoleAssignment - endDate	Einddatum van de vastgelegde rol
Functies/ Functiegroep		JobProfiles - jobFamily	De bij de functie vastgelegde 'functiegroep'

Iedere nacht om 02:00 CET doet Ubeeo ATS een volledige synchronisatie op de velden die hierboven zijn beschreven.  De connector verwerkt geen historische of toekomstige data dus enkele de actuele stand. 

Nieuwe medewerkers die zijn opgevoerd in HRCoreOnline worden na een synchronisatie zichtbaar in Ubeeo ATS. Als bij een bestaande medewerker een waarde in HRCoreOnline is gewijzigd zoals de functie dan is de nieuwe functie zichtbaar in Ubeeo ATS vanaf het moment dat de wijziging is ingegaan. Oftewel een medewerker krijgt per de 1e van de volgende maand een nieuwe functie dan is de nieuwe functie vanaf de 1e van de volgende maand zichtbaar in Ubeeo ATS.

De data is primair bedoeld om de medewerkers als gebruikers aan te maken in de Ubeeo ATS-applicatie en voor het vacature- en sollicitanten-proces. 

Medewerkers met een uitdienstdatum die langer teruggaat dan 14 dagen worden niet meer gesynchroniseerd.

Rollen

Ondanks dat de Ubeeo ATS connector de data synchroniseert die zijn vastgelegd voor de rollen binnen de organisatorische eenheden is dit een klantspecifieke configuratie in de Ubeeo ATS applicatie.

Filtermogelijkheden

Vanuit HRCore Online kunnen medewerkers uitgesloten worden op basis diverse standaard-velden, hier vind je meer informatie over de mogelijkheden. 

Bij de implementatie wordt de filter door de Visma Raet Consultant met de klant afgestemd, wijzigingen van het filter na de implemetatie graag melden via een Servicedesk-ticket.