Achtergronden digitaal ondertekenen

[#1]

HR-afdelingen stellen jaarlijks talloze documenten op waarvoor een juridisch geldige handtekening vereist is. Denk aan wijzigingen in de arbeidsovereenkomst, verlof of studie en bijscholing en vaststellingsovereenkomst. Deze documentenstroom kost veel papier en de verwerking is vaak tijdrovend, omslachtig en foutgevoelig, voor jou en de ondertekenaar(s). Met digitaal ondertekenen in Youforce zet je de volgende stap in een volledig digitale verwerking van HR documenten en biedt een moderne en maatschappelijk verantwoorde oplossing aan voor medewerkers.

Grip en controle op documenten

Visma | Raet biedt een digitale handtekening oplossing aan in Youforce om documenten via selfservice te ondertekenen. Je bepaalt in een workflow wie moeten tekenen en binnen welke termijn. Zo weet je precies waar de documenten zich bevinden en bewaak je actief de doorlooptijd. Bovendien kunnen medewerkers waar en wanneer dat nodig is ondertekenen, ook via de mobiele telefoon. Zoekgeraakte en te laat ingeleverde documenten behoren hiermee tot de verleden tijd. Ook ontstaat door digitale ondertekening een duidelijk audit-trail. Het systeem logt wie, wanneer welke overeenkomst is aangegaan.

Dezelfde rechtsgeldigheid als een ‘natte’ handtekening

Dankzij de Europese wetgeving heeft de digitale handtekening sinds 2016 dezelfde rechtsgeldigheid als een natte (handgeschreven) handtekening. Dit wil niet zeggen dat alle vormen van Digitale handtekening dezelfde bewijskracht hebben. De digitale handtekening van Visma | Raet is een ‘geavanceerde digitale handtekening’. De geldigheid wordt gerealiseerd op basis van een PKI- certificaat. Deze vorm is door de EU juridisch gelijkgesteld aan een ‘natte’ handtekening waardoor de bewijslast in een conflict niet bij de ondertekenaar ligt. Een geavanceerde digitale handtekening voldoet ook aan de privacywet AVG/GDPR.

Digitaal ondertekenen levert meer op dan je denkt

De besparingen die je realiseert met een digitale handtekening zijn aanzienlijk. Natuurlijk hoef je geen postzegels, briefpapier en enveloppen meer te kopen. Maar wat dacht je van alle handelingen die wegvallen op de HR-afdeling om documenten ‘nat’ te tekenen, scannen en toe te voegen aan het medewerkerdossier? De tijd die je hiermee bespaart, schept ruimte voor betere service naar de medewerkers en de invulling van jouw rol als HR business partner. Tot slot draagt een digitale handtekening bij aan maatschappelijk verantwoord ondernemen. Je bespaart stapels papier en vermijdt onnodige CO2 uitstoot van het printerpark. Wil je ook weten wat je kunt besparen? Doe de check op https://www.intraofficesigning.com/raet.

Wat zijn de voordelen van de Digitale handtekening?

• Kortere doorlooptijd van te ondertekenen documenten
• Grip en controle op uw documentenstroom
• Onderteken waar en wanneer dat nodig is (mobiel)
• Bespaar tijd en kosten
• Draagt bij aan maatschappelijk verantwoord ondernemen
• Digitale handtekening is ‘auditable’
• Moderne en gebruiksvriendelijke oplossing voor de medewerkers

Als bijlage heb je hier de infosheet in PDF vorm