Kennisbank Youforce Digitale handtekening

Het personeelsadministratiesysteem Self Service biedt ESS- en MSS-functionaliteit én functionaliteit voor correctie en fiattering van de ingevoerde gegevens. ESS (Employee Self Service) omvat functionaliteit waarmee de medewerkers van een organisatie hun eigen personeelsgegevens kunnen inzien, invoeren en bewerken. Personeelsgegevens omvatten persoonsgegevens, dienstverbandgegevens, verlofgegevens en verlofrechtgegevens. Met MSS (Manager Self Service) kunnen de managers van de medewerkers deze gegevens benaderen voor goedkeuring en verdere bewerking. Definitieve controle, correctie en goedkeuring (fiattering) wordt door HR-professionals gegeven.   Als bijlage de handleiding voor Digitale handtekening

Welkom! Digitaal is de nieuwe standaard en 100% papiervrije HR & Payroll mag hierin niet ontbreken. Daarom bieden wij voor al onze klanten de geïntegreerde digitale handtekening aan. Op deze pagina leggen we uit welke stappen je moet doorlopen om de digitale handtekening ook voor jouw organisatie te kunnen gebruiken. Waarom digitaal ondertekenen? HR-afdelingen verwerken jaarlijks talloze documenten en overeenkomsten. Over de arbeidsrelatie, de studie- en bijscholing- of ouderschapsverlof. Het verwerken van deze documentenstroom is vaak tijdrovend, foutgevoelig en omslachtig. Brieven worden heen en weer gestuurd, raken kwijt of komen incompleet of zonder handtekening terug. Het digitaal afhandelen en digitaal ondertekenen van deze documentstroom is hierin een uitkomst en is nu standaard geïntegreerd in de software van Visma | Raet. Kortom vele voordelen die verder gaan dan het uitsparen van een paar postzegels.  Duurzaamheid Vergeet vooral ook niet de belasting van het milieu. Visma | Raet gelooft in digitaal en wil graag bijdragen aan het drastisch verminderen van het aantal fysieke documenten om daarmee de CO2-uitstoot te verlagen. Digitaal ondertekenen is hierin een goede stap vooruit. Hoe werkt het? De leidinggevende stelt in Self Service bijvoorbeeld een contractwijziging op of meld een nieuwe collega indienst of elk ander proces waar handtekeningen benodigd zijn; HR tekent namens de werkgever het document; De medewerker ontvangt een e-mail met daarin een link naar het te ondertekenen document en tekent digitaal, uiteraard veilig via sms-authenticatie; Vervolgens worden de ondertekende documenten automatisch toegevoegd aan het medewerkersdossier. Per getekend document betaal je € 1,25 (prijspeil 2023) Wat moet ik doen om dit in te richten? Daarmee gaan we je helpen! We hebben een stappenplan ontwikkeld om snel en eenvoudig de digitale handtekening onderdeel te laten uitmaken van de workflow. Klik hier voor het het stappenplan Kom je er niet uit of heb je specifieke vragen of wil je extra ondersteuning of training? Ook dan helpen we je graag verder. Neem hiervoor contact op met je Customer Success Manager.

HR-afdelingen stellen jaarlijks talloze documenten op waarvoor een juridisch geldige handtekening vereist is. Denk aan wijzigingen in de arbeidsovereenkomst, verlof of studie en bijscholing en vaststellingsovereenkomst. Deze documentenstroom kost veel papier en de verwerking is vaak tijdrovend, omslachtig en foutgevoelig, voor jou en de ondertekenaar(s). Met digitaal ondertekenen in Youforce zet je de volgende stap in een volledig digitale verwerking van HR documenten en biedt een moderne en maatschappelijk verantwoorde oplossing aan voor medewerkers.   Grip en controle op documenten Visma | Raet biedt een digitale handtekening oplossing aan in Youforce om documenten via selfservice te ondertekenen. Je bepaalt in een workflow wie moeten tekenen en binnen welke termijn. Zo weet je precies waar de documenten zich bevinden en bewaak je actief de doorlooptijd. Bovendien kunnen medewerkers waar en wanneer dat nodig is ondertekenen, ook via de mobiele telefoon. Zoekgeraakte en te laat ingeleverde documenten behoren hiermee tot de verleden tijd. Ook ontstaat door digitale ondertekening een duidelijk audit-trail. Het systeem logt wie, wanneer welke overeenkomst is aangegaan. Dezelfde rechtsgeldigheid als een ‘natte’ handtekening Dankzij de Europese wetgeving heeft de digitale handtekening sinds 2016 dezelfde rechtsgeldigheid als een natte (handgeschreven) handtekening. Dit wil niet zeggen dat alle vormen van Digitale handtekening dezelfde bewijskracht hebben. De digitale handtekening van Visma | Raet is een ‘geavanceerde digitale handtekening’. De geldigheid wordt gerealiseerd op basis van een PKI- certificaat. Deze vorm is door de EU juridisch gelijkgesteld aan een ‘natte’ handtekening waardoor de bewijslast in een conflict niet bij de ondertekenaar ligt. Een geavanceerde digitale handtekening voldoet ook aan de privacywet AVG/GDPR.   Digitaal ondertekenen levert meer op dan je denkt De besparingen die je realiseert met een digitale handtekening zijn aanzienlijk. Natuurlijk hoef je geen postzegels, briefpapier en enveloppen meer te kopen. Maar wat dacht je van alle handelingen die wegvallen op de HR-afdeling om documenten ‘nat’ te tekenen, scannen en toe te voegen aan het medewerkerdossier? De tijd die je hiermee bespaart, schept ruimte voor betere service naar de medewerkers en de invulling van jouw rol als HR business partner. Tot slot draagt een digitale handtekening bij aan maatschappelijk verantwoord ondernemen. Je bespaart stapels papier en vermijdt onnodige CO2 uitstoot van het printerpark. Wil je ook weten wat je kunt besparen? Doe de check op https://www.intraofficesigning.com/raet.   Wat zijn de voordelen van de Digitale handtekening? Kortere doorlooptijd van te ondertekenen documenten Grip en controle op uw documentenstroom Onderteken waar en wanneer dat nodig is (mobiel) Bespaar tijd en kosten Draagt bij aan maatschappelijk verantwoord ondernemen Digitale handtekening is ‘auditable’ Moderne en gebruiksvriendelijke oplossing voor de medewerkers Als bijlage heb je hier de infosheet in PDF vorm

Deze QRC geeft snel inzicht in de optie Document ondertekenen. Lees de bijlage.

Deze QRC geeft snel inzicht in de optie Versturen naar ondertekenaar. Lees de bijlage.

Goededag! Ik ben Sylvia Huntjens en help jou graag verder bij het inrichten van de digitale ondertekening binnen jouw organisatie! Bij het inrichten van de digitale ondertekening komen er wat vragen en keuzes bij kijken. Wie dient er binnen mijn omgeving te kunnen ondertekenen? Hoe ga ik mijn proces inrichten en hoe ga ik mijn ondertekenaars inlichten over deze ondertekeningswijze? Communication is Key!  Kijk hieronder naar de tips & tricks om jou verder opweg te helpen.  Heb jij zelf nog tips & tricks? Deel dat met ons op ons Forum. Deze is te vinden op onze community page van de Digitale handtekening.   1) Combi Digitaal - Handmatig ondertekenen? Indien de mogelijkheid moet bestaan dat het document ook niet digitaal ondertekend moet worden, neem dan een extra knop op binnen workflow met “handmatige verwerking'' (bijv. omdat medewerker geen e-mail en telefoonnummer heeft of omdat er een specifieke reden is dat document handmatig moet worden getekend) Let op: Indien een document ook handmatig moet kunnen worden ondertekend en de knop die naar digitaal ondertekenen (de daadwerkelijke ondertekening) of handmatige documentverwerking gaat zitten binnen dezelfde activiteit, dan dien je de tekst van het merge veld in de Template “<<Handtekening X>>” wit te maken, zodat deze tekst niet wordt getoond op het uitgeprinte document. 2) Inrichting Workflow knoppen In de knop waar je het Digitaal Onderteken toepast mag er geen “Confirmatietekst” ingericht zijn. Anders gaat het systeem kijken naar de pop-up voor de confirmatie tekst in plaats van het ondertekenen. Let dus op dat je dit niet in combinatie gebruikt. Stel je wil toch een extra tekst tonen indien er verder gegaan wordt, richt dan een alert in op het formulier. 3) Nieuwe medewerker Arbeidsovereenkomst ondertekenen Indien een nieuwe medewerker het document moet ondertekenen zijn er twee mogelijkheden om de flow bij deze nieuwe medewerker uit te laten komen: A – HR Professional start ondertekenproces vanuit workflow Koppel de activiteit Ondertekenen Nieuwe medewerker aan de HR Professional. Laat de HR Professional het telefoonnummer en e-mailadres invullen van de nieuwe medewerker. De nieuwe medewerker ontvangt een mail en code zodat deze het document kan ondertekenen. Documenten worden vastgehouden totdat medewerker bekend is in het core systeem. Daarna komen deze in het personeelsdossier indien dit in de workflow staat ingericht. B – Verkort indienst proces + aanvullende workflow voor nieuwe medewerker.  Maak in Self Service een kort/eenvoudig in diensttredingsproces. In dit proces neem je de minimale gegevens op welke nodig zijn om een dienst- verband aan te maken in het core systeem. Hierdoor wordt automatisch een account aangemaakt in Youforce. De nieuwe medewerker kan via de aanvullende workflow zijn/haar gegevens aanvullen. Aan deze workflow wordt het genereren van de arbeidsovereenkomst gekoppeld. De arbeidsovereenkomst kan dan digitaal worden ondertekend door de nieuwe medewerker. 4) Interne communicatie over digitaal ondertekenen Al nagedacht over hoe je de ondertekenaars gaat inlichten over de nieuwe ondertekeningswijze? Het is erg belangrijk om de medewerkers/leidinggevende/directeuren etc. te communiceren hoe het ondertekenen in zijn werk gaat. Denk bijvoorbeeld aan het inlichten van nieuwe medewerkers door dit mee te nemen bij het sollicicatieproces, of wellicht een aanvullende email in te richten die verstuurd wordt zodra de HR professional zijn/haar handeling heeft gedaan binnen het proces waar getekend dient te worden. Zo weet ondertekenaar nummer 1(leidinggevende) wat er verwacht wordt en zo wordt ook ondertekenaar 2 (medewerker) alvast op de hoogte gebracht van de mail die eraan zit te komen met de link om naar het ondertekeningsportaal te gaan. Gebruik onze QRC's (Quick reference cards) ter uitleg van het ondertekeningsproces.  5) Gebruik Batch Sign Deze wijze wordt aangeraden te gebruiken wanneer het gaat om de ondertekenaar vanuit de werkgever kant. De HR professional verstuurd de documenten naar de leidinggevende of directeur (ondertekenaar nummer 1). Zo hoeft de ondertekenaar dit niet zelf te doen per mutatie. De ondertekenaar ontvangt een mail met een link om naar de batch op het tekenportaal toe te gaan ter ondertekening. Het is via Batch Sign mogelijk om max 25 documenten in 1 batch te ondertekenen.

Aan de hand van een filmpje digitaal ondertekenen inrichten? Dan kat, klik op de link! 

Hieronder staan de stappen en alle informatie om zelf de digitale handtekening te kunnen activeren. Als je deze stappen doorloopt ga je ermee akkoord dat er per getekend document een tarief van 1,15 € (prijspeil 2023) geldt. Deze worden achteraf verrekend via de factuur van Visma|raet. Stap 1 Bekijk de introductievideo om een indruk te krijgen hoe de Digitale handtekening in de praktijk werkt. Stap 2 Bekijk de e-learning video om zelf de digitale handtekening in te richten.  Bekijk de handleiding om stap-voor-stap het proces te doorlopen om de digitale handtekening in te richten. Stap 3 Ook hebben we twee Quick Reference Cards beschikbaar om snel inzicht te geven in de werking van digitale handtekening. QRC - document ondertekenen QRC - versturen naar ondertekenaar Stap 4 Je bent nu klaar om de Digitale Handtekening in gebruik te nemen.    Veel plezier met alle voordelen van de digitale handtekening!   Mocht je er onverhoopt niet uitkomen dan helpen we je graag verder. Dan kan je hiervoor een ticket aanvraag voor consultancy indienen.