Kennisbank Youforce Werving & Selectie (EasyCruit)

1. EasyCruit vacature XML-feed Via de RESTful (webservice) maakt EasyCruit het mogelijk om verbinding te maken met ons systeem en data te extraheren in een gestandaardiseerd XML formaat. Dit is de meest populaire methode om verbinding te maken omdat het een snelle en eenvoudige integratie met EasyCruit mogelijk maakt. Type XML feed De EasyCruit RESTful service biedt een live, real-time feed. Dit bekekent dat alle plaatsingen in de XML blijven staan gedurende de plaatsingsperiode zoals ingesteld door de gebruiker tijdens het plaatsen van de vacature. Bijvoorbeeld: indien de gebruiker 2 januari als startdatum en 20 januari als einddatum van de plaatsing heeft ingegeven, dan is de vacature zichtbaar in de XML van 2 t/m 20 januari. Na de 20e is de vacature niet meer zichtbaar in de feed. De lijst van geplaatste vacatures in EasyCruit is tevens de lijst van weergegeven vacatures in de XML. Zodra een gebruiker de plaatsing van een vacature stopt dan is de vacature ook niet meer zichtbaar in de XML. De klant dient zelf het XSLT bestand te configureren om hiermee de gegevens uit de XML op te halen en te tonen op de eigen carrière website.   2. Links voor de vacature XML-feed De XML bestaat uit de volgende onderdelen: 1. Data search: lijst met actieve zoekwaarden voor het bouwen van de zoekfunctie 2. Joblist: lijst met alle vacatures voor het bouwen van de vacaturelijst 3. Vacancy: vacature-specifieke XML met alle details van de vacature. Per publicatiekanaal is er een set van XML links beschikbaar (b.v. externe website, intranet, stages, trainees etc.). De ‘Data search’ link is gelijk voor alle kanalen. Hieronder de XML links: Kanaal XML link Algemeen Data search: http://demo.easycruit.com/export/xml/search_options Internet (extern) Joblist: https://demo.easycruit.com/export/xml/vacancy/list.xml Vacancy: https://demo.easycruit.com/export/xml/vacancy/[vacancy_ID].xml * Intranet (intern) Joblist: https://demo.easycruit.com/intranet/01/export/xml/vacancy/list.xml Vacancy: https://demo.easycruit.com/intranet/01/export/xml/vacancy/[vacancy_ID].xml*   Additionele kanalen kunnen op verzoek toegevoegd worden (b.v. een intranet, stage of trainees kanaal) * De “vacancy_ID” uit de joblist XML wordt gebruikt om de vacaturespecifieke XML te genereren. Voorbeeld: vacancy_ID in de joblist: Id = 1245335, de vacaturespecifieke XML wordt dan: https://demo.easycruit.com/export/xml/vacancy/1245335.xml   3. Variabelen in de XML feed In de XML kunnen de volgende variabelen weergegeven worden. 3.1.1 Listing XML <Vacancy id="xxxxxx" date_start="yyyy-mm-dd" date_end="yyyy-mm-dd" reference_number=""> <Versions> <Version language="en"> (Vacancy language, ex. da, sv, gb, etc.) <Title>Mandatory title</Title> <TitleHeading>Not mandatory sub title</TitleHeading> <AlternativeCompanyName>Company name</AlternativeCompanyName> <ApplicationDeadline>Free text field with application deadline</ApplicationDeadline> <Location>Free text field with job location</Location> <Engagement>Free text field with engagement</Engagement> <Region> <Country id="xx" name="Sweden"> (Vacancy country) <County id="xxx">Region in selected country</County> </Country> </Region> <Categories> <Item type="area-of-interest" id="xxx">Area of interest</Item> <Item type="position-type" id="xxx">Position type</Item> <Item type="job-level" id="xxx">Job level</Item> <Item type="duration" id="xxx">Duration</Item> <Item type="extent" id="xxx">Extent</Item> <Item type="operating-time" id="xxx">Operation time</Item> </Categories> </Version> </Versions> <Departments> <Department id="xxx"> <Name>Department name</Name> <LogoURL>Full URL to uploaded logo</LogoURL> <VacancyURL>URL to vacancy</VacancyURL> <ApplicationURL>URL to application form</ApplicationURL> </Department> </Departments> </Vacancy> 3.1.2 Vacancy XML Besides the above variables these are the variables for the vacancy ad. <Description>Vacancy text with html formatting included</Description> <About>Department ingress with html formatting</About> <PrivacyPolicy>Department Privacy Policy with html formatting</PrivacyPolicy> <Address type="postal">(Department postal) <Street>Street name / number</Street> <Area>City</Area> <AreaCode>Zip</AreaCode> </Address> <Address type="office">(Department visiting address) <Street>Street name / number</Street> <Area>City</Area> <AreaCode>Zip</AreaCode> </Address> <Telephone type="office">Phone</Telephone> <Telephone type="telefax">Fax</Telephone> <ContactPersons> <ContactPerson> <CommonName>Contact person name</CommonName> <Email>Contact person e-mail if published</Email> <Telephone type="office">Contact person phone number</Telephone> <Telephone type="cellular">Contact person cellular</Telephone> </ContactPerson> </ContactPersons> <HomepageURL>Department web site address</HomepageURL> <ImageURL>Full URL to uploaded image</ImageURL>   3.1.3 Meerdere waarden Het is mogelijk dat er in één vacature meerdere waarden van de volgende variabelen in de XML zitten: <Country>, <County>, <ContactPersons>, <Item type="area-of-interest">, <Item type="position-type">, <Item type="job-level">, <Item type="duration">,<Item type="extent">, <Item type="operating-time"> Er is één verplichte waarde en dat is <Title>, overige velden kunnen leeg zijn. 3.1.4 Meerdere afdelingen in de vacature Een belangrijke functionaliteit van EasyCruit is de mogelijkheid om meerdere afdelingen aan een vacature te koppelen. Indien dit het geval is dient de kandidaat eerst een afdeling te selecteren alvorens hij/zij daadwerkelijk kan solliciteren.   3.1.5 Cache De cache-tijd voor de XML feed van EasyCruit is één uur. De informatie (wijzigingen in een bestaande vacature) welke is ingevuld in EasyCruit zal dan één uur later beschikbaar zijn, tenzij de gebruiker de vacature direct opnieuw publiceert. 3.1.6 Additionele informatie Vacaturelijst: https://www.easycruit.com/dtd/vacancy-list.xsd Vacature: https://www.easycruit.com/dtd/vacancy.xsd

We krijgen regelmatig vragen over het automatisch verwijderen in Easycruit nu precies werkt. Wat is de impact op rapportages bijvoorbeeld? Er zijn in Easycruit 2 functionaliteiten die je ondersteunen bij het handhaven van de AVG door kandidaat gegevens te verwijderen; ieder met een eigen werking.    In bijgevoegd artikel staan beide functionaliteiten toegelicht ter verduidelijking.   De 2e functionaliteit, op basis van 2 termijnen, is onze advies oplossing. Het kan een organisatie keuze zijn om met de andere, 1e functionaliteit te werken.  Wij ten zeerste aan om in ieder geval 1 van beide functionaliteiten geactiveerd te hebben. 

Op donderdag 15 juni is het nieuwe kandidaten management volledig live gegaan (zie ook nieuws en release notes). Hierbij een gebruikershandleiding met nog eens alle functionaliteiten op een rij en waar je deze kunt vinden.

Nieuwe Groepsbeoordeling De afgelopen periode is hard gewerkt aan het ontwikkelen van een nieuwe groepsbeoordeling functionaliteit. Deze is nu voor jou beschikbaar. Met de groepsbeoordeling functionaliteit kan je interne en externe beoordelaars op een veilige manier toegang geven tot kandidaatgegevens, terwijl zij geen gebruiker in Werving & Selectie zijn.  Voordelen van de nieuwe groepsbeoordeling AVG proof Beveiliging op basis van 2 factor authenticatie Verbeterde look & feel Kandidaten inzichtelijk na beoordeling Flexibeler - tussentijds opslaan, toegang in te trekken Aandachtspunten voor gebruik Het gebruik van de 2 factor authenticatie, via Visma Connect. De gebruikers moeten de authenticator app hiervoor installeren bij hun eerste beoordeling. Hiervoor is een een instructie bijgevoegd, die je kunt delen met je organisatie. Na het activeren van de nieuwe Groepsbeoordeling functionaliteit heb je nog toegang tot de oude groepsbeoordeling. Ons advies is om openstaande beoordelingen voor bestaande vacatures in de oude groepsbeoordeling af te ronden en de nieuwe groepsbeoordeling gebruiken voor nieuwe vacatures. Het sollicitatieformulier moet mogelijk worden aangepast, als de motivatiebrief op dit moment via een extra vraag wordt uitgevraagd. De nieuwe groepsbeoordeling is alleen te gebruiken in het nieuwe candidate management, te gebruiken door vanuit de vacature het schuifje rechts bovenin op nieuwe versie te zetten. Gebruikers kunnen de nieuwe groepsbeoordeling alleen versturen als ze het volgende vinkje in hun profiel aan hebben staan: Mogelijkheid om het kandidaatprofiel aan te passen. Zonder dit vinkje heeft de gebruiker alleen leesrechten voor de binnengekomen beoordelingen. Met de nieuwe groepsbeoordeling hebben beoordelaars 2 weken de tijd om hun beoordeling af te ronden; deze periode wordt op korte termijn verlengd naar 4 weken door het development team. Activeren nieuwe groepsbeoordeling Dien een consultancy aanvraag Werving & Selectie in via het Serviceplein met onderwerp 'Groepsbeoordeling activeren'. Wij activeren de nieuwe functionaliteit dan kosteloos voor je. Via de aanvraag word je op de hoogte gehouden en ontvang je een werkinstructie.  Afhankelijk van de huidige inrichting van de sollicitatieformulier template(s) van jouw organisatie, dienen er aanpassingen te worden doorgevoerd met betrekking tot de motivatiebrief (CV database vraag of extra vraag). Deze staan beschreven in de werkinstructie. Wanneer je ondersteuning wenst van een consultant bij het doorvoeren van de aanpassingen in het sollicitatieformulier en advies wilt over de te hanteren werkwijze, geef dit dan aan in de consultancy aanvraag. Wij plannen vervolgens een consultancy afspraak in van 1 uur. Nadere informatie nodig? Bekijk de bijlagen.

Voor het informeren van de eigen organisatie, hierbij op verzoek de handout over de overgang naar het nieuwe kandidaat management. Schermprints zijn ook los bijgevoegd. 

In het nieuwe kandidaatmanagement kun je de documentviewer gebruiken om het CV en de motivatiebrief direct te tonen bij het openen van het kandidaat profiel.  Veel organisaties vragen de motivatiebrief al uit via een standaard vraag in plaats van via een extra vraag (dit vanwege de overstap al naar de nieuwe groepsbeoordeling destijds). Een aantal organisaties echter nog niet.    De instructietekst die destijds verstrekt is, gericht op het kunnen gebruiken van de documentviewer bij de nieuwe groepsbeoordeling, is ook in deze situatie van toepassing. Daarom hierbij als bijlage. Check of jullie organisatie hier al gebruik van maakt!       

Naar aanleiding van de releasemanagement webinar van 9 februari j.l. op verzoek hierbij meer informatie over de koppeling tussen Self Service en EasyCruit.   @Maurice Eppenga 

Veel organisaties geven hun gebruikers toegang tot EasyCruit via de Youforce tegel, op basis van Single Sign On (SSO). Nu kan het voorkomen dat dit voor een nieuwe gebruiker niet werkt. Bijgaand een checklist om te hanteren en te onderzoeken waar het probleem kan zitten. Komen jullie er niet uit met behulp van de checklist? Dan is het handig een call in te dienen bij onze service desk.    

Hier vind je informatie over de toepassing van de AVG in Werving en Selectie (Easycruit). Algemene informatie over de AVG Werving en Selectie (Easycruit) en de AVG Werving en Selectie (Easycruit) AVG Privacy Instellingen