Adresgegevens rekeninghouder

[#1]

Dit bericht is een vervolg op community bericht Belangrijke wijzigingen SEPA-betaalbestanden. We gaan hier dieper in op de benodigde adresgegevens en geven een stappenplan.

Nieuwe regels voor adresgegevens rekeninghouder

Volgens de nieuwe regels moeten er in sommige gevallen adresgegevens van de rekeninghouder (ook bekend als “de begunstigde”) in het betaalbestand opgenomen worden. Voorheen stuurden wij geen adresgegevens in het betaalbestand.

De minimaal vereiste adresgegevens zijn woonplaats en woonland. ⚠️In sommige gevallen ontbreekt het gegeven woonland. Hieronder leggen wij uit welke gevallen dat zijn en hoe je een ontbrekend woonland inricht.

Wanneer zijn de adresgegevens verplicht?

1. Adresgegevens van de begunstigde worden verplicht bij betaling naar een rekening van buiten de EER (bijvoorbeeld naar een IBAN dat begint met "GB"). Dit is bepaald door de European Payments Council (EPC).
2. Sommige banken hebben adresgegevens van de begunstigde verplicht gesteld ongeacht de landcode van de rekening. Bij ABN-AMRO, ING en RABO zijn adresgegevens optioneel, behalve bij een betaling naar een rekening van buiten de EEZ. Wij hebben ervoor gekozen om voor alle overige banken, zoals BNP Paribas en Deutsche Bank, de adresgegevens verplicht te stellen.

Hoe bepaalt Payroll de adresgegevens?

Payroll bepaalt het adres van de rekeninghouder op basis van de woonplaats die is ingericht bij de bankrekening:

1. Wanneer er geen woonplaats is ingericht bij de bankrekening (of waarde “.” of “-”), dan gebruiken we de woonplaats en het woonland van de werknemer (de adresgegevens van de werknemer)
2. Wanneer er wel een woonplaats is ingericht bij de bankrekening, dan gebruiken we de woonplaats en het woonland van de bankrekening. Woonland is een nieuw gegeven in HRM en moet daar ingericht worden (zie hieronder)

Voorbeelden

Betaling naar een rekening in het Verenigd Koninkrijk (landcode “GB”), géén woonplaats ingericht bij de bankrekening

• Woonplaats en woonland begunstigde zijn verplicht, omdat het Verenigd Koninkrijk niet deel uitmaakt van de Europese Economische Ruimte (EER).
• Betaalbestand bevat de woonplaats en het woonland van de werknemer

 ✅ Geen actie vereist 

Betaling naar een rekening in het Verenigd Koninkrijk (landcode “GB”), wel woonplaats ingericht bij de bankrekening

• Woonplaats en woonland begunstigde zijn verplicht, omdat het Verenigd Koninkrijk niet deel uitmaakt van de Europese Economische Ruimte (EER).
• Betaalbestand bevat de woonplaats en het woonland van de bankrekening. 

⚠️Actie vereist
In dit geval moet je in HRM bij de bankrekening het nieuwe gegeven woonland inrichten in HRM

Betaling vanaf een rekening bij ABN-AMRO naar een Nederlandse IBAN

• Woonplaats en woonland begunstigde zijn niet verplicht.
• Betaalbestand bevat geen adresgegevens.
   ✅ Geen actie vereist 

Betaling vanaf een rekening bij BNP Paribas naar een Nederlandse IBAN, géén woonplaats ingericht bij de bankrekening

• Woonplaats en woonland begunstigde zijn verplicht, omdat BNP Paribas dit verplicht heeft gesteld.
• Betaalbestand bevat de woonplaats en het woonland van de werknemer
   ✅ Geen actie vereist 

Betaling vanaf een rekening bij BNP Paribas naar een Nederlandse IBAN, wel woonplaats ingericht bij de bankrekening

• Woonplaats en woonland begunstigde zijn verplicht, omdat BNP Paribas dit verplicht heeft gesteld.
• Betaalbestand bevat de woonplaats en het woonland van de werknemer
  ⚠️Actie vereist In dit geval moet je in HRM bij de bankrekening het nieuwe gegeven woonland inrichten in HRM

 

Waarschuwing ontbrekende adresgegevens in Payroll

Payroll toont bij het genereren van het betaalbestand een waarschuwing als wij op basis van bovenstaande regels ontdekken dat er vereiste adresgegevens ontbreken en de gebruiker actie moet ondernemen.

⚠️Vanaf november blokkeren wij het genereren/verzenden van een betaalbestand bij 

ontbrekende adresgegevens.

De waarschuwing is helaas niet beschikbaar in de AK-wizard.

Betalingsoverzicht

Het Betalingsoverzicht toont de woonplaats en het woonland van de rekeninghouder die geleverd worden in het betaalbestand.

Wanneer woonland ontbreekt wordt de waarde ?? getoond.

Woonplaats en woonland worden niet getoond wanneer er geen adresgegevens vereist zijn. 

Actie: controleer de adresgegevens en let op een ontbrekend woonland. Zie ook het stappenplan hieronder.

Bankrekeningen in HRM

In HRM worden bankrekeningen ingericht in het scherm Persoonsgegevens > Persoonlijk > Bankrekeningen. De tab Bankrekeningen heeft de volgende wijzigingen:

• Het bestaande veld Plaats heet nu Plaats begunstigde en verwijst naar de woonplaats van de rekeninghouder (ook bekend als “de begunstigde”)
• Er is een nieuw veld Land begunstigde. Dit verwijst naar het woonland van de rekeninghouder
• Als Plaats begunstigde ingevuld is moet Land begunstigde ingevuld worden en omgekeerd
  
  

Merk op dat het bestaande veld Land overeenkomt met de landcode van het IBAN. Dit veld staat los van de woonplaats van de rekeninghouder. Payroll gebruikt de landcode om te bepalen of een adres verplicht is. 

Stappenplan

Wij adviseren nogmaals om de betaling van de salarisrun niet te bevestigen voordat je zeker weet dat de betaling met succes is afgerond in de bankapplicatie en je werknemers zijn betaald. Wanneer de betaling van de run eenmaal is bevestigd, kan er namelijk niet opnieuw een betalingsbestand gegenereerd worden voor de run.

Ons advies is om onderstaande stappen zo spoedig mogelijk uit te voeren. Officieel worden de nieuwe regels 15 november van kracht, maar het is mogelijk dat banken al eerder beginnen te toetsen.

1. Ga naar de Salarisrun-wizard in Payroll en download het Betalingsoverzicht. Dit is al beschikbaar vóór de sluitingstijd van de run. AK’s kunnen het Betalingsoverzicht uitvoeren op AK-niveau.
2. Als het Betalingsoverzicht geen velden voor woonplaats en woonland toont, hoef je geen verdere actie te ondernemen. In dit geval worden er geen adresgegevens opgenomen in het betaalbestand. Deze situatie doet zich voor als je geen betalingen buiten de EER doet en je betaalt vanaf een rekening bij ABN-AMRO, ING of Rabobank
3. Als het Betalingsoverzicht wel de velden woonplaats en woonland toont, controleer dan of het adres compleet is d.w.z. dat de betalingsregel een waarde heeft voor zowel woonland. 
4. Als een waarde voor woonland ontbreekt, richt dan het woonland in op de bankrekening in HRM.
5. Neem contact met ons op als je hulp nodig hebt bij het inrichten van woonland op de bankrekening.
6. Let bij het genereren (of versturen) van het betaalbestand op eventuele waarschuwingen over ontbrekende adresgegevens en raadpleeg het Betalingsoverzicht voor details over ontbrekende woonlandgegevens. Herstel als volgt:
1. Annuleer de betaling
2. Pas de sluitingsdatum van de run aan zodat de ingerichte adresgegevens opgepakt worden
3. Richt woonland in het woonland in op de bankrekening in HRM.
4. Controleer het Betalingsoverzicht opnieuw
5. Genereer het betaalbestand opnieuw
6. Bevestig de betaling pas in Payroll wanneer je zeker weet dat de werknemers betaald zijn