Vaste reiskosten- en thuiswerkvergoeding bij ouderschapsverlof.

[#1]

Nieuw standpunt

De Kennisgroep loonheffing algemeen van de Belastingdienst heeft een nieuw standpunt gepubliceerd over de vaste reiskosten- en thuiswerkvergoeding bij ouderschapsverlof. Hiermee wordt het begrip ‘in de regel’ concreet. Hoe zit dit precies en welke impact heeft het op je HR-processen? 

Wet- en regelgeving

Op grond van artikel 31a, tweede lid, onderdeel a, Wet LB 1964 zijn vergoedingen van reiskosten in het kader van de dienstbetrekking gericht vrijgesteld.

Op grond van artikel 31a, tweede lid, onderdeel k, Wet LB 1964 kan een werkgever een forfaitair bedrag van € 2,35 (2024) per thuisgewerkte dag, daaronder begrepen een gedeelte van een thuiswerkdag, onbelast aan een werknemer vergoeden.

Als een vaste vergoeding wordt gegeven aan een werknemer, die op ten minste 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste plaats van werkzaamheden reist of thuiswerkt, mag deze vergoeding worden berekend alsof de werknemer op ten hoogste 214 dagen per kalenderjaar naar die vaste plaats van werkzaamheden reist of thuiswerkt (de 128-dagenregeling).

Op grond van artikel 31a, zevende lid, Wet LB 1964 worden de genoemde aantallen dagen:

• vermenigvuldigd met vier vijfde, drie vijfde, twee vijfde of een vijfde ingeval de werknemer in de regel vier dagen, drie dagen, twee dagen, onderscheidenlijk een dag, per week naar een vaste plaats van werkzaamheden reist, onderscheidenlijk thuiswerkt;
• naar tijdsgelang herrekend bij het aanvangen of beëindigen van de betreffende vergoeding, dan wel bij een wijziging in de grondslag voor de berekening van de vergoeding, in de loop van het kalenderjaar. 

Situatie bij ouderschapsverlof na geboorteverlof

Als werkgever beoordeel je of een werknemer 'in de regel' reist naar een vaste plaats om zijn of haar werk uit te voeren of thuiswerkt. Dat doe je per aanleiding en op basis van het kalenderjaar. Is er een nieuwe aanleiding binnen het kalenderjaar als een medewerker ouderschapsverlof opneemt, nadat hij of zij (aanvullend) geboorteverlof heeft opgenomen? Het antwoord van de kennisgroep van de Belastingdienst hierop is: ja, tenzij er sprake is van aaneengesloten verlof. 

'in de regel'

Volgens de kennisgroep is het de bedoeling om het begrip ‘in de regel’ op de volgende manieren te interpreteren:

• Een werknemer reist niet meer ‘in de regel’ naar een vaste werkplek als hij of zij meer dan 2 maanden niet naar deze plek reist
• Een werknemer werkt niet meer ‘in de regel’ thuis als hij of zij meer dan 2 maanden niet thuiswerkt

Hierbij tel je verschillende aanleidingen, zoals verlof, een cursus of ziekte, niet bij elkaar op. Ook zijn ze afhankelijk van de feiten en omstandigheden. Overstijgt een aanleiding het kalenderjaar? Dan is er sprake van een nieuwe aanleiding.

Een nieuwe aanleiding 

In het algemeen geldt dat elke wettelijke verlofsoort een nieuwe aanleiding vormt om te beoordelen of een medewerker in de regel naar een vaste werkplek reist of thuiswerkt. Het gaat om de volgende verlofsoorten:

• Zwangerschapsverlof
• Bevallingsverlof
• Calamiteitenverlof of kort verzuimverlof
• Geboorteverlof
• Adoptie- en pleegzorgverlof
• Ouderschapsverlof
• Zorgverlof (kortdurend en langdurend)

Daarnaast kunnen in een cao of arbeidsovereenkomst afspraken staan die deze wettelijke verlofsoorten aanvullen of ervan afwijken. In dat geval heb je te maken met bijzonder of buitengewoon verlof, bijvoorbeeld bij een verhuizing of huwelijk. Ook deze vormen een nieuwe aanleiding.

Uitzondering bij aaneengesloten verlof

Op deze regel is een uitzondering als er sprake is van aaneengesloten verlof. Dan geldt het volledige aaneengesloten verlof namelijk als 1 aanleiding, dus niet als 2 of meerdere afzonderlijke aanleidingen. Dit is altijd het geval bij zwangerschapsverlof en bevallingsverlof. Zwangerschapsverlof duurt namelijk tot en met de dag van de bevalling en bevallingsverlof begint op de dag na de bevalling. Deze kan je dus niet los van elkaar zien.

Bij ouderschapsverlof na geboorteverlof hangt het van de situatie af of er sprake is van een nieuwe aanleiding. Neemt de medewerker in hetzelfde kalenderjaar het ouderschapsverlof direct na het geboorteverlof op? Dan is het aaneengesloten verlof en telt het als 1 aanleiding. Zit er een bepaalde tijd tussen het geboorteverlof en het ouderschapsverlof? Dan heb je te maken met 2 aparte aanleidingen.

Concrete praktijkvoorbeelden

Welke gevolgen heeft dit nieuwe standpunt van de Kennisgroep loonheffing algemeen van de Belastingdienst in de praktijk? 

1. Verspreid bevallingsverlof

Een vrouwelijke werknemer werkt fulltime en reist 5 dagen per week naar kantoor. Ze gaat met zwangerschapsverlof (6 weken) en bevallingsverlof (10 weken). De verlofsoorten vallen binnen hetzelfde kalenderjaar. Hier heb je te maken met aaneengesloten verlof. De medewerker reist in totaal meer dan 2 maanden niet naar kantoor (16 weken). Daarom is een eventuele reiskostenvergoeding tijdens deze periode niet gericht vrijgesteld.

2. Verspreid bevallingsverlof

De vrouwelijke werknemer uit het eerste voorbeeld neemt de laatste 4 weken van haar bevallingsverlof verspreid op. Dat doet ze door over een periode van 20 weken telkens 1 dag per week verlof te nemen. De verlofsoorten vallen in hetzelfde kalenderjaar. De medewerker reist in totaal meer dan 2 maanden niet naar kantoor (12 weken). Daarom is een eventuele reiskostenvergoeding tijdens deze periode niet gericht vrijgesteld. 

De verspreide opname van haar bevallingsverlof na die 12 weken vormt een nieuwe aanleiding. Vanaf dat moment reist zij in de regel 20 weken lang 4 dagen per week naar een vaste werkplek. Daarom is een eventuele reiskostenvergoeding tijdens deze periode voor maximaal 4 dagen per week gericht vrijgesteld.

3. (Aanvullend) geboorteverlof

Een fulltime werknemer reist 5 dagen per week naar kantoor. Hij neemt na de geboorte van zijn kind een week geboorteverlof op en meteen daarna 5 weken aanvullend geboorteverlof. De verlofsoorten vallen in hetzelfde kalenderjaar. Dit is aaneengesloten verlof, maar de werknemer reist in totaal minder dan 2 maanden niet naar kantoor (6 weken). Daarom reist hij tijdens het (aanvullende) geboorteverlof toch ‘in de regel’ 5 dagen per week naar een vaste werkplek. Dus een eventuele reiskostenvergoeding tijdens deze periode is voor maximaal 5 dagen per week gericht vrijgesteld.

4. Geboorteverlof en ouderschapsverlof

De medewerker uit voorbeeld 3 neemt direct na het aanvullende geboorteverlof nog 6 weken ouderschapsverlof op. De verlofsoorten vallen in hetzelfde kalenderjaar. Ook dit is aaneengesloten verlof. De werknemer reist in totaal meer dan 2 maanden niet naar kantoor (12 weken). Daarom is een eventuele reiskostenvergoeding tijdens deze periode niet gericht vrijgesteld.

5. Ouderschapsverlof na geboorteverlof

De werknemer uit voorbeeld 3 neemt een maand na het aanvullende geboorteverlof nog 6 weken ouderschapsverlof op. De verlofsoorten vallen in hetzelfde kalenderjaar. Omdat er een maand tussen de verlofsoorten zit, is het ouderschapsverlof hier een nieuwe aanleiding. Daarom reist de medewerker tijdens het ouderschapsverlof ‘in de regel’ 5 dagen per week naar een vaste werkplek. Met andere woorden: een eventuele reiskostenvergoeding tijdens deze periode is voor maximaal 5 dagen per week gericht vrijgesteld.

Bron: https://kennisgroepen.belastingdienst.nl/publicaties/kg20420248-aanpassen-vaste-reiskosten-en-thuisw...