Bestandsnaam bijlagen aangeleverd via 'Uploaden en aanvragen'

[#1]

Sinds alle processen van 'Uploaden & aanvragen' krijgen we veel ervaringen uit de praktijk. Een mooi voorbeeld daarvan is het idee 'Wijzigen van bestandsnamen voordat ze in personeelsdossier komen'. 

In dat idee wordt beschreven hoe handig het is voor een medewerker om een document zoals VOG, Diploma of BIG aan te leveren. Maar dat de afdeling HR / PSA ook graag een net en opgeruimd personeelsdossier wil zien. Daarom zou het fijn zijn als we de naamgeving van de documenten direct perfect zou zijn. Want als een medewerker een foto maakt met zijn smartphone kan de naam nog wel eens technisch zijn zoals 'Screenshot_20250410_100021.jpg'

Daarom hebben we nu gezorgd dat er altijd een eenduidige en handige naam wordt gebruikt. En het mooie, zowel de medeweker als HR/PSA hoeft er niks voor te doen. Dit gaat volledig automatisch bij iedere document wat wordt toegevoegd. Bijgaande per document de toelichting.

Diploma of certificaat (toegevoegd via DUO)

Voor diploma's die via DUO worden aangeleverd zullen we altijd de officiele bestandsnaam gebruiken zoals DUO deze bepaald. Dit bevat veelal de naam van de opleiding zoals in dit voorbeeld:

Diploma of certificaat (handmatig toegevoegd)

Als een medewerker zelf een diploma of certificaat toevoegd (zowel als foto als via de optie bijlage) dan stellen we de naam van de bijlage altijd als volgt op:

Diploma of certificaat behaald op <datum behaald>

Dat ziet er dan als volgt uit:

BIG (her)registratie

Als een medewerker een BIG toevoegd herkennen we de gegevens zoals BIG-nummer en beroep. Daarmee stellen we de volgende bestandsnaam samen:

BIG <beroep> nummer <daadwerkelijke BIG-nummer>

Als volgt wordt dit zichtbaar:

Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)

Als een medewerker een VOG toevoegd herkennen we al de uitgifte datum. Daarmee stellen we de volgende bestandsnaam samen

VOG uitgegeven op <datum uitgegeven>

Als volgt wordt dit zichtbaar:

SKJ (her)registratie

Als een medewerker een SKJ toevoegd herkennen we de gegevens zoals SKJ-nummer en SKJ-register. Daarmee stellen we de volgende bestandsnaam samen:

<SKJ-register> SKJ nummer <daadwerkelijke SKJ-nummer>

Als volgt wordt dit zichtbaar:

Doorwerking in keten inclusief Personeelsdossier

Om het proces helemaal af te maken. Vanzelfsprekend gaan de documenten door naar het Personeelsdossier waardoor ook daar de naam goed te begrijpen is.

[Jasper van den Berg]

Mooie toevoeging Remco.

[Marianne Marsman]

Ziet er mooi uit!

Zou alleen nog handig zijn als HR/PSA afdeling de naam nog kan wijzigen van Diploma of certificaat (handmatig toegevoegd) omdat je nu nog niet ziet om wat voor diploma of certificaat het gaat.

[Remco te Ronde]

Goedemorgen @Marianne Marsman ,

Kan me goed voorstellen dat het opnemen van de naam van de opleiding (net zoals bij alle DUO-diploma's) mooi zou zijn. Maar tijdens het uploaden weet het systeem de naam van de opleiding niet. Dus dat is technisch haalbaar. Gelukkig blijft de eerder toegepaste werkwijze (download uit Self Service, hernoemen & uploaden) ook gewoon werken. 

Dus hopelijk is HR/PSA heel blij met de werkwijze voor vrijwel elk document dat ze het niet zo erg vinden om in die uitzondering nog zelf de naam aan te moeten passen.

[Iemke]

Hallo @Remco te Ronde 

Mooi ontwikkeling, nog wel een vraag.

Hoe zie het met de naam van de andere bijlage (betaalbewijs) bij de VOG? Wordt deze ook aangepast?

Groet,

Iemke

[Remco te Ronde]

Hoi @Iemke ,

De naam van het betaalbewijs wordt niet aangepast. Dat blijft de naam van het document zoals de medewerker het upload. Het betaalbewijs is natuurlijk nuttig voor het uitbetalen van de vergoeding, maar verder is er ook weinig relevant aan om deze terug te kijken in het personeelsdossier.