Bulk controleren declaraties beschikbaar

[#1]

 

Vanaf vandaag is de functie Bulk controleren declaraties beschikbaar!
In eerder bericht hadden we al laten weten dat de lijst van te controleren declaraties was aangepast om het controleren in bulk mogelijk te maken.

In een groot deel van de interviews met jullie over declaraties was de efficiency van de manager een onderwerp van gesprek (en een zorg). Met deze nieuwe functie denken we dat we een mooie stap hebben genomen om de tijd die nodig is voor de controle nog verder te reduceren.

In het eerdere bericht hebben we ook aangegeven dat het recht Bulk controleren declaraties ervoor zorgt dat gebruikers meerdere declaraties in 1 keer mogen goed- of afkeuren.

Dit recht is niet automatisch toegevoegd aan bestaande autorisaties zodat je zelf kan bepalen of - en wanneer - je deze functie beschikbaar maakt voor bijvoorbeeld managers door het recht wel toe te wijzen.

Hoe werkt het?

Op het moment dat een gebruiker naar de lijst met te controleren declaraties navigeert, geven we de mogelijkheid om alle declaraties of een deel van declaraties te selecteren.

In de Youforce app:

In Youforce desktop:

Nadat de gebruiker heeft gekozen voor goed- of afkeuren, tonen we een samenvatting waarbij men de mogelijkheid om nog een reden op te geven. Net zoals bij het individueel controleren is de reden verplicht bij afkeuren.

De samenvatting is uiteraard ook bedoeld om nog een laatste keer duidelijk te maken wat je gaat doen, om fouten te voorkomen. Zo tonen we het totaal aantal declaraties, kilometers en bedrag. 

Toelichting in de handleiding Youforce app

Uiteraard is de handleiding van de Youforce app geupdate met alle relevante informatie over deze nieuwe functie.

En verder?

Een van de belangrijkste zaken die we nog willen toevoegen is het kunnen toewijzen van bepaalde categorieën aan groepen medewerkers (of dienstverbanden beter gezegd).

In eerste instantie zullen we het attribuut Arbeidsrelatie gaan gebruiken om te kunnen verbijzonderen. Hiermee wordt het dus mogelijk om bepaalde categorieën alleen toe te staan voor bepaalde arbeidsrelaties.

Een mooi project voor de vakantie-periode!

 

 

[LiesbethDemming]

@Bastiaan Friederichs Kun je ook via een link op het overzicht van alle te controleren declaraties uitkomen? Dus via de dashboard van mijn youforce. We komen er nu alleen als je op een declaratie in de inbox klikt.

Dat zou heel fijn zijn voor onze administratie, en leidinggevenden.

[ArianneB]

@LiesbethDemming Dat is Controleren declaraties onder HR voor anderen.

Hopelijk is dat wat je bedoelt.

[LiesbethDemming]

Dank voor je reactie @ArianneB ! ah, die hebben we dus niet. Dat zullen we wel toe moeten voegen in autorisatiebeheer. Maar ik zie alleen niet welke autorisatie dat is. Kun jij mij daarbij helpen?

[ArianneB]

@LiesbethDemming Ik denk dat je dat kan instellen onder de applicatie Declaraties:

En dan één van de bovenste twee lijkt me.

[LiesbethDemming]

Gelukt, dank @ArianneB Het is inderdaad declaratie bulk controleren. 

[Tessa Tukker]

@Bastiaan Friederichs 
Een aanvulling op de vraag van @LiesbethDemming , krijgt de manager ook een taak in zijn Inbox, zoals bij Verlofaanvragen via de app of desktop?
Ik ben aan het testen en zie ze niet terug in de inbox?

[Bastiaan Friederichs]

@Tessa Tukker , dat zou wel zo moeten zijn (staat los van de autorisatie/recht voor "Bulk controleren" overigens):

Je zou als beheerder even kunnen dubbelchecken of declaratie inderdaad aan de persoon is toegewezen die je verwacht (mijn test-manager is Hans Erik Eriksen):

Overigens is het zo dat het versturen van een notificatie, losgekoppeld is van het daadwerkelijk toewijzen.
Het zou kunnen dat er wat vertraging zit in het sturen van de notificatie, maar dat de gebruiker wel is toegewezen.

Kom je er niet uit, maak dan vooral een ticket aan met bovenstaand bewijs en de ID van de declaratie (die vind je in de URL):

[Tessa Tukker]

@Bastiaan Friederichs 
Dank je wel het is gelukt en de manager ziet nu de taak in de inbox en kan de declaraties goedkeuren.

Ik krijg alleen de roltoewijzing van de 2e controle niet niet ingeregeld, ik maak hier even een call voor aan.