Correctie afstand kilometerdeclaratie beschikbaar!

[#1]

Vanaf nu heb je - per categorie - de mogelijkheid om een afwijking op de berekende afstand toe te staan. (Vanwege caching in de browser kan het even duren voordat je de nieuwe functionaliteit ziet)

Om exorbitante correcties te vermijden geef je een maximale afwijking op. Bijvoorbeeld 25 km, in dat geval mag de correctie maximaal +25 of -25 kilometer zijn. Een berekende afstand van 40 km, is dan -inclusief correctie- minimaal 15 km en maximaal 65 kilometer.

De correctie wordt pas beschikbaar op het moment dat je deze aanzet (per categorie).

We hebben deze nieuwe functie toegevoegd omdat er aantal redenen kunnen zijn waarom de berekende afstand niet overeenkomt met de werkelijk afgelegde afstand:

• Afstand wordt berekend per auto
  Ondanks het gekozen vervoermiddel (uitbreiden CO2 / Werkgebonden personenmobiltieit)
  
  
• Langdurige incidenten zijn meegenomen in de berekening
  Zie de aankondiging aan het einde van dit bericht!
  

• Route is niet altijd op basis van locaties
  Bijv. een boswachter of ambtenaar die zijn ronde doet…

Invoer door de medewerker

Onderzoek heeft uitgewezen dat het voor de medewerker eenvoudiger is om de daadwerkelijke afstand op te geven dan het verschil. Voor de medewerker lijkt het dus alsof de berekende afstand overschreven wordt.

Voordat de medewerker een correctie toepast:

Na het toepassen van de correctie:

Op het moment dat er sprake is van een correctie, wordt automatisch de toelichting verplicht. (Ongeacht de inrichting voor de betreffende categorie; daar kun je immers ook instellen of de toelichting verplichting is of niet)

Zichtbaarheid tijdens controle of bekijken
Is er een controle van toepassing èn sprake van een correctie, dan tonen we een overzicht zodat duidelijk zichtbaar is wat de correcties zijn (zowel de reeds bestaande correctie woon-werkverkeer als de nieuwe correctie van de afstand)

Ook als de betreffende declaratie wordt geopend, gebruiken we dit overzicht om duidelijk inzicht te geven hoe de uiteindelijk ingediende afstand tot stand is gekomen.

Exporteren declaraties

In de CSV-export hebben we een nieuwe kolom toegevoegd voor de correctie en de volgorde van de kolommen geoptimaliseerd. Dit was reeds gecommuniceerd, zie https://community.visma.com/t5/Nieuws-Youforce-APP/CSV-Export-gewijzigd-voor-KM-declaraties/ba-p/609...

Op termijn zullen we alle declaraties (onkosten, kilometers en Gewerkte dagen) toevoegen aan Youforce reporting zodat het analyseren en controleren nog makkelijker wordt.

Aankondiging wijziging berekende afstand

Tot op heden hadden wij geen mogelijkheid om langdurige incidenten, zoals wegafsluitingen, te negeren.

We zien dat de berekende afstanden hierdoor, in aantallen, behoorlijk fluctueren. Het ene moment is de afstand anders dan op het andere moment. Het daadwerkelijk verschil in afstand is overigens vaak beperkt.

Inmiddels hebben wij wel de mogelijkheid om langdurige incidenten te negeren. Uit een test waarbij we ongeveer 1000 routes herhaaldelijk hebben berekend, blijkt dat we het aantal afwijkingen daarmee reduceren van 40% naar 6%.

Met de nieuwe functie om correcties op de afstand toe te staan is het logischer om de afstand zo neutraal mogelijk te bepalen.

We zijn daarom voornemens om de berekening van de afstand zodanig aan te passen dat ook de langdurige incidenten niet meer worden meegenomen.

Heb je vragen of opmerkingen? Reageer dan onder dit bericht.

Voorbeeld

Een bepaalde route over de A1 vanuit Enschede naar het kantoor van Visma|Raet in Amersfoort (en weer terug) fluctueert tussen 237,61 km en 243,79 km.

Omdat een blokkade van de A1 op enig moment actief wordt, en later een langer deel van de snelweg betreft, zal de afstand van het ene op het andere moment wijzigen.

Ik ben van mening dat de afstand zo consistent (en neutraal) mogelijk berekend moet worden, waarbij een eventuele correctie door de medewerker wordt toegevoegd indien nodig.
 

Met name omdat het moment van berekenen van de afstand, het moment van indienen van de declaratie betreft.

In de praktijk zal het vaak zo zijn dat men achteraf declareert en de berekende afstand op dat moment niet in overeenstemming is met de periode dat de afstand is afgelegd.

[Jelle - Jeugdhulp Friesland]

@Bastiaan Friederichs 

In het eerste opzicht is dit een nuttige functionaliteit en een oplossing voor de soms vreemde afwijkingen of fluctuaties in de gereden afstand. Daarbij is het instellen van een maximale correctie een must, maar dit zit er gelukkig in. 

Mijn organisatie hanteert de kortste route en de meeste collega's wonen relatief dichtbij. Hiermee kunnen mijn collega's toch de kilometers van de snelste route opgeven. Het is niet te controleren voor een MGR/SA of de gereden kilometers wel kloppen. Voor ons is dat een nadeel.

Voor bedrijven met de snelste route (en een minder ingewikkelde reiskostenregeling) is dit een mooie uitkomst voor gedoe met gekke kilometers.

[Lieke Sterk Huis]

@Bastiaan Friederichs, ik ben het eens met @Jelle - Jeugdhulp Friesland inzake het wijzigen van de kilometers van de kortste route naar de snelste route voor woon-werkverkeer en dat willen wij niet!